档案室电子目录数据库结构与交换格式.docx

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1、档案室电子名目数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和进展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。1 .范围1.1 本标准规定了建国后档案电子名目数据交换的格式与要求。1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子名目数据库结构与其名目数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。2 .定义本标准采纳下列定义：2. 1档案名目由揭示档案特征的条目汇合而成并依据肯定次序编排的档案检索工具。2. 2电子名目将档案名目依照肯定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案名目信息。2.3案卷级名目

2、登录案卷的题名及其他特征并按肯定次序编排而成的档案名目。2. 4文件级名目登录文件题名及其他特征并按肯定次序编排而成的一种档案名目。2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的法律规范化表不O2.6 6纪录完整描述一件事物的相关数据处理单元。2.7 字段纪录中可标识的特定范围数据。2.8 必需著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必需有的项目。2.9 选择著录项目指各单位档案室可依据本档案室数据库的状况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。3.数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、文书档案案卷级名

3、目数据库结构与著录格式2、文书档案文件级名目数据库结构与著录格式3、文书档案一文一件名目数据库结构与著录格式4、科技档案案卷级名目数据库结构与著录格式5、科技档案文件级名目数据库结构与著录格式6、会计档案案卷级名目数据库结构与著录格式7、照片档案案卷级名目数据库结构与著录格式8、照片档案文件级名目数据库结构与著录格式3.1 文书档案案卷级名目数据库结构与著录格式文书档案案卷级名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060名目号81 2001必案卷号3003须著案卷题名250绍兴市XX局关于xx工作的通知、意见录责任者100绍兴市XX局项起始时间6200102目终止时间6200112保

4、管期限4永久总页数375卷内文件份数218备注403.1.2文书档案案卷级名目著录格式.1全宗号：是档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J” ；后三位用阿拉伯数字标识全宗的挨次号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。.2名目号：是全宗内案卷名目的挨次号。名目号以三位阿拉伯数字标识，如“003”表示名目号。各单位依据不同状况可以以分类号代替名目号，如“12001”。或以年度代替名目号，如“1999”。3. 1.2.3案卷号：案卷排列挨次号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按名目内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如“123”

5、表示案卷号。4. 1.2.4案卷题名：是表达案卷内档案中心内形式特案卷揭示案卷内容或题东于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录，并加5. 1.2.5责任者：责任者著录产生档案的单位。如“绍兴市档案局”。责任者必需著录全称或通用的简称。6. 1.2.6时间项：指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。时间项著录到月为止。时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。如“198108”表示1981年8月。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。月考证不出，以“0”补之。考证不出精确年份，可著录大致年份。如50年月的，起始时间著录为“1950

6、01” ；终止时间著录为始95912”。3. 1.2.7保管期限：对档案划定的存留年限。一般分为永久、长期、短期三种。3. 1. 2. 8总页数：用阿拉伯数字表示。3. 1.2.9卷内文件份数：用阿拉伯数字表示。3. 1.2. 10备注：著录档案中需要解释和补充的事项。3.2文书档案文件级名目数据库结构与著录格式3.2.1文书档案文件级名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060名目号81.2001必案卷号3003须页号3078著卷内挨次号206录文件题名200关于加强X X工作的通知项责任者100绍兴市X X局目成文日期820010509文号25绍市20013号保管期限4永久附件

7、120XX登记表备注100选密级4隐秘录分类号80A112主题词80 ；通知3. 2.2文书档案文件级名目著录格式3. 2. 2. 1卷内挨次号：案卷内文件排列的挨次号，以两位阿拉伯数字标识，如“06”表示该卷的第6只文件。打印输出必录项，不打印可将该字段做选录。3. 2. 2. 2页号：是案卷内每只文件的起始页号。以三位阿拉伯数字标识，如“043”表示该卷的第43页。3. 2. 2. 2文件题名：文件文首的题名。没有题名或题名不能揭示内容时，依据其内容拟写题名，并加“”，如“紧急通知关于加强公共场所消毒预防非典的紧急通知。3. 2. 2. 3责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。个

8、人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必需著录全称或不发生误会的通用简称。3. 2. 2. 4成文日期：一般公私文书、信札为发文时间。决议、打算、命令、法令、规程、法律规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、合同为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如“19810824”表示1981年8月24日。文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录、月日缺少或不清部分以“0”补之。3. 2. 2. 5文号：文件编号为文件制发过程中由制发机关、团体或个人赐予文件的挨次号。文件编号一般照原文

9、著录。有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。文件编号的括号原文可能采纳各种符号，本标准规定，一律用“口”著录，“口”内一律用四位阿拉伯数表示年份，如绍政办发200458号。3. 2. 2. 6附件：附件指文件正文后的附加材料,文件题名已反映附件内容时，可以“附件”代替附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名。附件过多，自拟压缩附件题名。3. 2. 2.7密级：密级是文件保密程度的等级。按GB/T7156-1987文献保密等级代码将文献保密等级划分为六个等级：绝密、机密、隐秘、内部、国内、公开。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件,应著录新的密级，公开级、国内级可不著

10、录。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。3. 2. 2. 8分类号：分类号依据中国档案分类法和档案分类标引规章的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多个分类号之间用“；”间隔。3. 2. 2. 9主题词：主题词依据档案主题标引规章、中国档案主题词表、中共中心办公厅公文主题词表、国务院公文主题词表及本专业、本单位的法律规范词表进行标引。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“；”间隔。3.3文书档案一文一件名目数据库结构与著录格式3. 3.1文书档案一文一件名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060年度42004必流水号40026须保管期限4永久

11、著件号40019录文件题名200关于加强X X工作的通知项责任者100绍兴市XX局目成文日期820040509文号25绍市义2004 3号页数35附件120义义名单备注100选组织机构或问题10录密级4隐秘分类号80B1233. 3.2文书档案一文一件名目著录格式3. 3.2. 1年度：指文件形成年度，年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2004”。3. 3. 2. 2流水号：全部收发文文件的大流水号,当年度必录，非当年度选录，流水号为收发文中不归档的文件的唯一标识。用四位阿拉伯数字标识，如“0033”。3. 3. 2. 3 件号:档案室依据DA/T22-2000归档文件整理规章整理而赐予同

12、一保管期限的文件的排列挨次号。用四位阿拉伯数字标识，如“0034”。3. 3. 2.4页数：指每一件归档纸质文件的页数,文件中有图文的页面为一页。用阿拉伯数字标识，不补0,如 “3”。3. 3. 2. 5组织机构或问题：组织机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构（或问题）名称。3.4科技档案案卷级名目数据库结构与著录格式3.4.1科技档案案卷级名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060名目号8案卷号3011必案卷题名200XX工程项目结构竣工图须编制单位100绍兴县XX建设公司著起始时间6200202录终止时间62000212项保管期限4永久目总页数3325备注40密级4隐秘缩

13、微号203.4.2科技档案案卷级名目著录格式3. 4. 2. 1名目号：见3.1.2.2。各单位依据不同状况可以以分类号、项目号代替名目号。3. 4. 2. 2编制单位：案卷内材料的形成单位或主要责任者。3. 4. 2. 3缩微号：填写缩微时给本案卷的编号3.5科技档案文件级名目数据库结构与著录格式3. 5.1科技档案文件级名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060名目号8必案卷号3003须页号3102著卷内挨次号206录文件题名200义X工程结构竣工图项责任者100绍兴市XX建设公司目文号25结施45成文日期820010312保管期限4永久备注1003.6会计档案案卷级名目数据库结构与著录格式会计档案案卷级名目数据库结构一览表字段名称字段长度示例全宗号4J060必须著录项目名目号88.2001案卷号3015案卷题名200绍兴市X X公司2001年一季度记帐凭证责任者100绍兴市X义公