高等学校关于做好20XX年度学生学籍管理工作的通知.docx

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1、高等学校关于做好20XX年度学生学籍管理工作的通知各学院：为进一步规范学生学籍管理，维护学生的公平、公正受教育权,服务学生健康成长成才，根据普通高等学校学生管理规定及省教育厅办公室关于做好20XX年普通高等学校录取新生入学资格审查、录取资格复查和学籍电子注册工作的通知和学校相关文件规定，现就做好20XX年我校学生学籍管理工作的有关事项通知如、一、加强领导，健全组织，提升工作水平为进一步提升学校学籍管理工作水平，逐步完善校、院、班三级管理体系建设，更好地服务广大师生，各学院要成立以学院主要领导为组长的学籍管理工作小组，确定学籍管理员和档案管理员1到2人专门负责学籍和学生档案管理工作。各学院将工作

2、组的构成情况通过“学院学籍管理工作组构成情况表”（见附件1）于10月12日前报送至学生处学籍科。各学院要严格执行“学籍专办”制度，所有手续原则上由各学院学籍管理员负责办理，并要确保工作组成员的稳定性。二 做好新生入学资格初审工作各学院在新生报到时通过核对新生录取通知书、考生信息、身份证信息，对新生入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍；审查发现新生的录取通知书、考生信息、身份证信息与本人实际情况不符或者有其他违反国家招生考试规定情形的，经确认后取消入学资格。三、严格新生入学资格复查工作学校在新生入学后3个月内按照国家招生规定对新生基本身分信息、录取资格、文化课、加分资格、专

3、项计划资格、身心健康等方面进行复查。入学资格复查另行通知。四、认真完成学籍电子注册工作（-）新生学籍注册工作高等学校新生学籍电子注册是加强高校学生管理，维护学生权益的一项重要工作，也是完善高等教育学历证书电子注册制度的需要。经过入学资格审查的新生，予以注册学籍。各学院要加大宣传力度,确保通过入学资格审查的新生及时查询确认本人学籍注册结果。学籍注册状态新生学籍注册状态有：报到入学、保留入学资格、放弃入学资格、取消入学资格。报到入学：按学校要求和规定报到、办理入学手续的。保留入学资格：应征入伍的，患有疾病暂时不宜在校学习等情况的；放弃入学资格：学生无故逾期不报到（除因不可抗力等正当事由外等情况的）

4、；取消入学资格：新生入学资格复查不合格的，弄虚作假、徇私舞弊等情况的。1 .工作流程学生处学籍科制作“20XX级新生学籍电子注册信息核对表”（见附件2）,各学院学籍管理员领取后组织本院学生认真核对表中的个人信息。经学生本人确定信息无误后由学生本人签字。没有学生签字的由辅导员落实情况后在核对表备注栏中注明该生状态，每生只准有一种状态。录取信息有误或没有录取信息的在核对表上注明情况。核对表信息经辅导员复核后签字。各学院学生信息核对工作结束后由学院负责人签字、盖公章于10月14日前报学生处学籍科备案。2 .其他情况应征入伍的新生严格按照教育部、总参谋部关于印发应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格

5、及退役后入学办法（试行）的通知要求，由入伍新生向入伍地征兵办公室提出保留入学资格申请，并填写“应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格申请表”（一式两份）。经入伍地征兵办审核盖章后递交至学校，学校审批后由学生处学籍科进行备案。（二）在校生学年电子注册工作各学院要强化监督措施，组织专门人员进行复核监督，严格按照实际情况注明学年注册状态，确保学籍库中每个学生的学年注册状态客观、真实、准确无误。1 .学年注册状态学年注册状态有：暂缓注册、保留学籍、注册学籍。暂缓注册：由于欠缴学费等原因，暂时不予以学年注册。学生补缴学费后，持缴费凭据到大学生事务中心学籍窗口办理注册学籍，学籍状态由暂缓注册变成注册学籍

6、。保留学籍：由于参军等原因，标记为保留学籍。注册学籍：完成学年注册后，学生的学籍状态就变成注册学籍，表示该生在新的学年已经获得了学籍资格。2 .工作流程学生处学籍科制作“学生学年电子注册信息核对表”（见附件3）,各学院学籍管理员领取后组织本学院学生认真核对表中的个人信息。经学生本人确定信息无误后由学生本人签字。没有学生签字的由辅导员落实情况后在核对表备注栏中注明该生状态，每生只准有一种状态。核对表信息经辅导员复核后签字。各学院学11生信息核对工作结束后由系负责人签字、盖公章于10月12日前报学生处学籍科备案。其他情况每学年第一学期注册时，学生应凭缴费凭据注册。未按学校规定缴纳学费者，不予注册。

7、休学或其他原因离校而未经学生处批准入学者，不予注册。（2）因故不能如期注册者，应到所在学院填写“学生缓缴学费审批表”（附件4）办理暂缓注册手续，缓交时间不得超过3个月。办理缓缴的学生未按期履行承诺的视同欠费处理，不予注册学籍。未办理暂缓注册手续且拒不交费者，所在系应在开学一个月内及时报学生处备案，经学校研究后，未办理暂缓注册手续且拒不交费者,视为放弃学籍，按自动退学处理，确有特殊原因者视情况而定。严格按照教育部、总参谋部关于印发应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法（试行）的通知要求，办理在校生入伍保留学籍和退伍学生的复学手续。（三）学历证书电子注册1.学历注册学生达到国家和

8、学校毕（结）业标准要求的，准予毕业或结业，颁发毕（结）业证书。注册学历证书分毕业证书、结业证书两种。学校颁发毕（结）业证书，在学信网上学历证书实行即时电子注册。学年电子注册标记为“注册学籍”的学生，可为其进行学历证书电子注册。标记为“暂缓注册”、“保留学籍”、“休学”而未恢复为“注册学籍”的学生，不能进行学历证书电子注册，学校11不颁发其毕（结）业证书。工作流程：学生处在毕业考试前制作“毕业生学历证书电子注册信息核对表”（见附件5）,各学院学籍管理员领取后组织本学院学生认真核对表中的个人信息。经学生本人确定信息无误后由学生本人签字。没有学生签字的由辅导员落实情况后在核对表备注栏中注明该生情况，

9、核对表信息经辅导员复核后签字。同时将学生的学籍登记表信息与高考纸质档案信息进行对照检查，将学生的毕业照片与录取照片、入学照片、居民身份证照片进行人像比对，各学院学生信息核对工作结束后由系负责人签字、盖公章报学生处学籍科审核、备案。教务处根据审核情况组织学籍状态正常的学生参加毕业考试，并根据学生考试成绩，出具毕业和结业学生信息。学生处依据毕业生身份基本信息审查结果和学业成绩审查结果提出毕（结）业结论，并将结论报领导小组研究，经领导小组研究同意后形成最终结果。四、切实加强学籍异动管理工作学籍异动管理包括学生转专业、转学、休学、复学和取消学籍、退学、开除学籍等。（一）规范学生转专业工作学生一般应当在

10、原录取专业完成学业，也可以按我校的规定申请转专业。学校转专业工作严格按照转专业细则进行。不得在招生宣传及录取工作中以各种方式向考生违规承诺入校后可以重新选择专业；不得在发放新生录取通知书和新生入学报到环节更改其录取专业。（二）严格学生转学工作学生应当在被录取学校完成学业。因患病或者有特殊困难、特别需要，无法继续在本校学习或者不适应本校学习要求的，可以申请转学。其中患病学生需提供二级甲等或以上资质医院出具的检查证明。特殊困难一般指因家庭有特殊情况，确需学生本人就近照顾的。学生有下列情形之一，不得转学：1 .入学未满一学期或者毕业前一年的；2 .高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取

11、成绩的；3 .未通过普通高等学校招生全国统一考试或未使用高考成绩录取入学的；4 .由低学历层次转为高学历层次的；5 .以定向就业招生录取的；6 .应予退学的；7 .无正当转学理由的。学生转学由学生本人提出申请，说明理由，由所在系对学生转学条件及相关证明进行初审，合格的报学生处复审，经审核符合转学条件的，在全校范围内公示7个工作日，无异议后经校长办公会或者专题会议研究决定，可以转学。（三）做好取消学籍、退学、开除学籍备案工作对取消学籍、退学、开除学籍的“学生”，各学院应及时报送至学生处学籍科备案。五, 完善学生学籍信息变更工作学生学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、公民身份号码等）是学生在校期间

12、基本情况的真实体现，原则上应与招生录取信息保持一致。学生信息在招生考试录取、报送环节发生错误或缺失的，按照教育部高等学校学生学籍学历电子注册办法文件规定，由学生向生源地省级招生部门申请更改招生录取库信息。对因家庭、行政区域变化或身份证号码重号等原因，学生在校期间变更姓名、性别、民族和公民身份号码的，经学校核实不存在冒名顶替等舞弊情况，并经相关部门提供合法性证明后，可以变更在校生学籍信息，按下述要求办理：1 .更改在校生学籍信息需提供的材料学生学籍身份信息更改申请表公安机关出具的合法性证明。更改信息后的身份证和户口本原件及复印件。学生高考电子档案照片打印件。涉及学生出生年月曰变更的，各学院要严格

13、把关，对照有关档案材料，审查学生的申请理由是否正当、材料是否详实，并向学生入校前所在学校及居住生活地开展调查，重点核查其前置学历情况，确保信息变更的合法性和合理性。2 .办理程序学生本人向所在系提出申请，填写“学生学籍身份信息更改申请表”，由学生所在学院对照有关档案材料审查学生的申请理由是否正当，材料是否详实，进一步审查学生的入学资格。经审查确认无误后，进行信息更改并备案。3 .其他不予更改的情况在校生的最后一个学期提出变更学籍信息的；学生提出申请，但未能提供有效证明材料的；学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的，不予受理；六、学籍档案建设和管理1 .为加强管理，更好服务学生，通过入

14、学资格审查的新生，各学院应及时接收建立在校生档案，并认真整理、编号，按顺序装入档案专柜。学生档案如有缺失情况，要及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。2 .归档的学生档案资料，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对学生个人发展和今后用人单位选拔、考核人才具有参考价值和凭证作用。4.学生档案的归档范围及其分类：高考相关资料；学籍登记表；军训鉴定表；入学体检表；学年鉴定表；干部任职登记表；在校期间获得的奖惩材料；高校毕业生登记表；成绩单；毕业实习鉴定册；11(11)就业报到证副联；5.其他可供组织考察的有保存价值的材料。凡应归档的学生档案，须做到：

15、必须是办理完毕的正式文件材料；必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间；必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论(复查结论)等组织考核形成的综合材料，须经本人签字；档案材料一律用碳素或蓝黑色钢笔、签字笔填写，不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写；凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。七、工作要求1 .各学院要坚持原则，严肃纪律，加强监督，强化职责，不断提高学籍管理工作质量。2 .学籍注册和学年电子注册工作坚决杜绝不开展新生入学资格复查和不核实学生实际报到情况就全部注册新生学籍的情况发生。3 .各学院学籍管理工作