企业反舞弊合规调查的流程和注意事项.docx

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1、企业反舞弊合规调查的流程和注意事项反舞弊合规是企业合规的重要方面之一。所谓反舞弊合规，是指企业合规管理部门针对企业中各部门、工作人员或者与企业合作的第三方实施的以舞弊手段获取不正当利益的行为而采取的预防措施、调查行为、处理手段和补救措施。在实践中,企业中工作人员出现的常见舞弊行为有商业贿赂、职务侵占、关联交易、商业秘密泄露、不正确履职等。针对不同的舞弊行为，采取的反舞弊合规调查措施也存在一定差异。本文以本所律师为顾问单位客户开展的一起针对涉嫌职务侵占的反舞弊合规调查案件为例,简要介绍企业反舞弊合规调查的流程和注意事项。一、反舞弊合规调查的流程(-)舞弊线索的来源舞弊线索是启动反舞弊合规调查的前

2、提。舞弊线索有的是企业自主发现的，有的是他人向企业举报的。企业在经营中，如果发现或者接收到各部门、员工或者合作方存在商业贿赂、职务侵占、关联交易、商业秘密泄露、不正确履职等舞弊线索，基于维护企业利益的目的，可以决定是否启动反舞弊合规调查。企业可将舞弊线索交由律师或者专门的反舞弊调查团队进行评估,以确定舞弊线索的初查必要性。2023年10月，陕西某物流集团有限公司在日常检查中发现，该公司下属车队的驾驶员梁某存在以欺骗手段侵占公司财产的行为,遂将此线索提供给本所律师，希望律师能够开展调查，核实梁某是否存在舞弊行为，并针对公司同类行为提出整改、补救措施。本所律师接到舞弊线索后，与该公司的财务部门、车

3、队负责人进行了沟通。以下为基本情况：驾驶员梁某长期固定驾驶以天然气为燃料的车辆，在两年期间的长途运输过程中，其所驾驶车辆的气耗比（单位里程与耗费天然气的比例）与其他驾驶员的气耗比存在严重偏差。具体表现在行使里程几乎相同的情况下，其耗费的天然气要比其他驾驶员平均高出20%-50%o同时，据财务人员反馈，该驾驶员存在比较严重的提供不规范报销票据的情形。由于在基本相同的条件下，梁某所驾驶车辆比起其他驾驶员成本过高，因此公司怀疑梁某在此过程中可能存在虚增加气费用的舞弊行为。本律师经过评估后认为公司提供的线索具有初查价值。经与公司管理层沟通决定启动针对该驾驶员是否涉嫌反舞弊合规的调查活动。同时，公司提出

4、，尽管职务侵占是涉嫌犯罪的问题，但公司希望充分调查后内部处理该驾驶员。（二）制定方案，开展反舞弊合规调查在反舞弊合规调查中,要根据线索涉及的不同舞弊类型,确定不同调查方向，制定针对性的调查方案，采取差异性的调查手段，以确保合规调查工作的有序推进，进而取得实效。例如，对职务侵占类型的舞弊行为，调查方向应集中在与行为人有关的财物账目、交易合同、报销票据等书证方面。调查行为人在履行职务过程中，是否采取了以盗窃、欺骗或者侵占等方法非法占有企业财物的行为，围绕盗窃、欺骗或者侵占事实开展调查工作。例如员工伪造费用支出，套取公司现金报销，就是比较典型的以欺骗方法达到职务侵占。再如，商业贿赂类型的舞弊行为，通

5、常的表现形式是员工收取供应商等第三方贿赂，为其谋得交易机会。在此种情形下，调查方向就应集中于与行为人、第三方以及行为人与第三方有关的身份、交易记录等方面。调查的方法主要是重点审查交易第三方是否适格,如果通过内部审计发现第三方作为交易主体的身份不合格或不合适,再通过权衡涉嫌舞弊的员工、第三方或相关员工（有时是举报人）各方关系的基础上分别进行调查访谈，在取得必要线索的情形下，适时借助司法力量发现钱款流向，做实贿赂行为。以我们所处理的针对驾驶员梁某的反舞弊调查，我们主要做了如下工作：一是确定反舞弊合规调查方向。针对线索反映的情况，梁某实施的具体舞弊行为可能是通过虚构天然气消耗，伪造费用支出，与加气站

6、合谋，骗取公司费用。因此，经与公司协商，决定先对该驾驶员在过去两年的所有行程进行资料收集，找出气耗比特别异常的具有典型性代表的行驶记录作为突破口，排查可能影响气耗比的尽可能多的变量因素，例如载重、坡度、司机习惯、天气、季节等,进行分析，外围固定有效证据，核查排除变量因素后，发现存在舞弊的现实可能性。二是制定切实可行的反舞弊合规调查方案。在调查方案中，首先确定了调查小组成员，由律师、车队负责人和财务人员组成调查小组，明确分工。律师主要负责全盘工作，负责具体谈话；车队负责人负责协调工作，与被调查对象对接，确定访谈对象的时间、地方和具体安排；财务人员主要负责收集相关的财务票据、过去两年的行驶里程记录

7、。其次调查方案确定了基本的调查方法,包括资料审查、同步访谈等。本案中，尽管在拟定方案时，有意向到外地发票异常的加气站进行实际走访,但是因成本问题,此调查方法未实际采纳。第三,做好调查安全预案。在没有充分证据的情况，如何与被调查对象接触，不发生冲突，且不发生安全意外风险，是在调查方案中必须考虑的。尤其是访谈中，必须确定合适的时间、地点。三是切实开展反舞弊合规调查工作。在本案中，律师带领调查小组经过对外围证据的核实,发现在对长途驾驶过程中的变量因素，例如载重、坡度、司机习鼠天气、季节等均进行考量的情形下，依然无法有效合理解释气耗比超高的情形。同时，律师也与公司财务部门对梁某两年来的报账票据进行了核

8、对。对于梁某报账所用的白条，错票（票上车牌号与所驾车辆不符）等情形，公司财务存在报账时不负责任，严重疏漏，对于出现的问题不及时指出，不合规票据未予拒收，两年期间均是如此。鉴于此，公司意识到自身管理的疏漏，同时也意识到要夯实梁某的舞弊行为，存在较大难度。经过与公司协商，在不进行加气站实际走访的情形下，决定按照既定方针与梁某进行谈话，要求其对此予以解释。律师、车队负责人、梁某进行会谈。因之前车队负责人已经就同样事项向梁某进行过告知，因此，本次会谈开始律师便把问题直接抛出。梁某对此也无表面的抵触，目较为积极回答问题。整个谈话在一种表面融洽，友好，自然的状态下进行。谈话中，梁某对自己驾驶车辆气耗比相对

9、较高一事无异议，但是对于为什么会发生这种情形，自己也说不清楚。其表示自己没有虚增成本的问题，并猜测是加气站每次加的量不够，把自己欺骗了。对于其他司机为何在同一个加气站加气，而气耗比相对较低的问题，未做正面回答，仅表示不知情。最后，梁某坚持认为自己没有虚增气量，骗取公司资金，但其承认自己的疏忽，没有对加气站可能的欺骗行为予以重视，导致公司成本增大，对此向公司表示道歉，且愿意做出检讨。(三)反舞弊合规调查的总结和汇报反舞弊合规调查结束后，必须及时进行总结，并向公司进行汇报。调查过程中，如果发现舞弊行为涉嫌犯罪，应当建议公司采取适当措施，及时报案，果断处理；如果不构成犯罪，则需要根据调查情况，对相关

10、人员按照公司制度予以处理。对于调查过程中发现的潜在合规风险问题，要提出合理化建议。在前述案例中，在访谈结束后，律师对整个调查过程进行了整理，并向公司管理层汇报了访谈情况，指出根据目前的证据线索，并无充分的能够证明梁某实施了职务侵占的证据，但是，梁某愿意做出检讨，表达歉意，可以起到公司规范管理驾驶员队伍的目的。同时，本次调查过程发现了公司对驾驶员账务报销管理的混乱，给了别有用心的驾驶员可乘之机，希望公司及时整改。本次反舞弊调查，公司对律师的调查过程和结果非常满意。二、反舞弊合规调查的注意事项开展反舞弊合规调查，毕竟是企业在专业人员主导下开展的内部调查活动。在调查过程中，必须要注意到合规调查活动自

11、身要合规，避免不规范的操作触犯法律，给企业造成新的伤害。笔者认为，反舞弊合规调查需要注意以下事项:(-)对员工个人物品、设备的扣留和检查必须合法合规不论是出于调查的目的，还是调查的必要性，对于员工的个人物品、设备,未经员工同意，均不得扣留、检查。而对于公司提供的物品设备，如果只是为工作目的而赋予员工享有受限制使用权,那么此时调查人员在不侵犯调查对象个人隐私的情况下有权对该设备予以扣留和检查。对此，企业可以在员工手册劳动合同以及内部管理制度中进行规定,对公司配发的物品,设备的扣留和检查，从而避免内部调查的合规风险。（二）禁止限制人身自由反舞弊合规调查,本质上是企业内部调查程序,与司法调查不具有可

12、比拟性。被调查对象不是刑事诉讼的犯罪嫌疑人，也不是民事上确定的侵权人，因此，对待被调查对象，必须有正确的态度。如果被调查对象拒不配合调查，也不能非法限制其人身自由。对此，解决方案是在公司的规章制度或者员工手册劳动合同中，将员工配合公司调查作为员工的工作内容，或者义务之一，如果拒不配合公司调查，则可以以严重违反劳动纪律予以处理。（三）避免侵犯员工的个人隐私，要注重保护个人信息反舞弊合规调查中，必然会涉及到被调查对象的公民个人信息。所谓公民个人信息是指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息,包括姓名、身份证件号码、通信通讯联系方式、住址、账号密码、财产状况、行踪轨迹等。企业在此过程中，一是要注意获取员工个人信息的合法性;二是对于调查过程中所获悉的员工个人信息，应当予以保密，不得泄露，或者用作他途。所以，一般开展反舞弊合规调查之前，应当由公司与律所签署保密协议或者达成保密条款，合规调查小组成立后，小组成员应当签署保密承诺书。