内控手册-14.3 设备采购.docx

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1、14.3设备采购管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度采购控制程序采购作业指导书固定资产管理制度。1.4 职责分工设备使用部门；提交设备采购申请等。采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。物流部：收货、验货、入库等。财务部：支付货款、入账等。1.6控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编

2、号控制目标目标类别114.3-CT1确保划定明确合理的采购岗位职责经营效率目标214.3-CT2确保采购成本效率最优化经营效率目标314.3-CT3确保采购价格合理经营效率目标414.3-CT4确保采购得到适当审批经营效率目标514.3-CT5确保设备采购货款支付安全可控资产保全目标614.3-CT6确保及时取得发票经营效率目标714.3-CT7确保采购合同严格履行合法合规目标814.3-CT8确保及时收到采购设备经营效率目标914.3-CT9确保采购设备满足公司实际要求经营效率目标1014.3-CT10确保采购过程进行正确的账务处理财务信息真实性目标1114.3-CT11确保设备资料及时归档

3、经营效率目标1.7控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.3-R1采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，采购人员收受回扣，造成设备质次价高14.3-CT114.3-CA1设备管理制度中明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人预防型采购作业指导书设备管理制度14.3-R2采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵14.3-CT114.3-CA2明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位

4、列为高风险岗位、纳入高风险岗位管理预防型采购作业指导书采购岗位职责14.3-CT114.3-CA3设备采购人员参照高风险岗位管理制度，实行定期轮岗管理预防型采购作业指导书采购岗位职责固定资产会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目12345采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失14.3-CT114.3-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的

5、行为，并在存在利益冲突时向公司及时报告预防型采购作业指导书诚信承诺书固定资产14.3-CT114.3-CA5要求金额超过10万或主要供应商签订廉政协议（或类似的承诺文件），在协议里明确禁止供应商给予公司所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等预防型序采购作业指导书廉政协议固定资产14.3-R3各直属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，导致分散采购，增14.3-CT214.3-CA6各直属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理部门领导审批通过并经单位负责人审批确认后提交集团固定资产管理委员会申请/审批预防型固定资产管理制度固定资产管理制度及审批单固定资产、应付账款风险编号风险

6、描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目加采购成本14.3-CT214.3-CA7各直属单位设备采购经单位设备管理部门及总经理审批确认后，在设备管理部门备案登记并由公司负责统一采购申请/审批预防型采购控制程序；采购作业指导书采购申请单固定资产、应付账款14.3-R4设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，影响设备采购计划的制定14.3-CT214.3-CA8设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设

7、备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据预防型采购控制程序；采购作业指导书市场调查报告14.3-R5未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本14.3-CT314.3-CA9在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分析，了解设备市场价格波动情况并预测市场价格变动趋势作为设备采购成本预算及价格制定的依据预防型采购控制程序；采购作业指导书设备价格分析表风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与

8、义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.3-R6设备采购计划制定不合理，导致设备采购执行困难，增加采购成本14.3-CT214.3-CA1O设备采购人员应根据实际生产需要和生产计划制定采购计划预防型采购控制程序；采购作业指导书采购计划固定资产、应付账款14.3-R7设备采购计划未经领导审批，导致未经过授权的设备采购，造成公司资金浪费14.3-CT214.3-CA11根据生产经营计划需要编制采购计划后，根据采购金额报集团固定资产委员会审批编制/审批预防型采购控制程序；采购作业指导书采购计划审批单固定资产、应付账款14.3-R8设备采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，导致设

9、备采购价格过高，增加采购成本14.3-CT314.3-CA12各下属子公司设备采购人员从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价比价预防型采购作业指导书采购询比价表14.3-CT314.3-CA13设备管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列，选择2/3以上家供应商编制/审核预防型采购作业指导书招投标文件风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目14.3-CT314.3-CA14从待选供应商

10、中选择合适供应商，报公司分管领导审批预防型采购作业指导书招投标文件固定资产、应付账款14.3-R9设备采购未考虑到配品配件的供应商，导致维修成本增加，增加运营成本14.3-CT214.3-CA15设备采购时，应充分考虑到与该设备配套的配品配件的情况。如果配品配件供应商稀少，价格高，或者一些外国进口管制材料的采购，则要考虑是否更换其他设备供应商预防型采购作业指导书配品配件供应商评价表14.3-R1O未经授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成公司经济损失14.3-CT414.3-CA16设备采购合同应由总经理签订，总经理无法签订时，应书面授权分管领导或设备管理部门负责人签订采购合同经办/审批预防型采

11、购作业指导书采购合同14.6-CT614.3-CA17对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，由相应负责人签订采购合同编制审批预防型采购作业指导书采购合同固定资产、应付账款会计报表认定风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露会计报表项目1234514.3-R11采购合同未签订维修或保修条款，导致所购设备在使用中出现大量维修费用，增加设备运营成本14.3-CT414.3-CA18采购合同中须有维修或保修条款预防型采购作业指导书采购合同14.3-R12采购合同的付款条

12、约未考虑验收、测试，增加公司的资金风险14.3-CT414.3-CA19设备到货后，须经验收设备入场调试使用后，才能支付货款，部分设备应在合同里规定质保金预防型采购作业指导书采购合同固定资产、应付账款14.3-R13货款支付审批手续不规范，导致资金管理混乱，造成公司资金损失14.3-CT514.3-CA20每月末采购部门根据采购合同约定，提出付款申请报部门负责人审批经办/审批预防型采购控制程序采购作业指导书付款申请单应付账款、银行存款14.3-CT514.3-CA21采购部门将审批后的付款申请交财务部审核，经财务经理审核签字后办理付经办审核预防型采购作业指导书付款申请单应付账款、银行存款风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露12345会计报表项目款手续，并根据付款的实际情况进行账务处理14.6-CT914.3-CA22明确付款审核人的责任和权力，完善付款审批程序，按规定程序对采购人员提交的付款申请单进行审