办事处组织规范.docx

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1、办事处组织规范一、组织架构图:办4处主任组织架构是一个组织管理流程和管理体系建立、运行的前提。办事处组织架构一般依企业现状、产品定位、渠道结构、通路模式等因素由企业总部来总体规划，各驻外机构参照执行。对于一个完整的办事处来说，办事处负责人和销售内勤是必备的两个关键岗位。在办事处设置商超、餐饮、流通三个直接业务主管，和市场、促销两个非直接业务主管，同时对于有兼管外埠市场的办事处，也可根据需求配备适当的外埠主管。按照上述组织架构图，所有主管和内勤均直接向办事处主任汇报工作，同时各主管部门之间平行沟通，业务部门与非业务部门间既相互服务，又相互监督，从而使办事处内部分工明确，流程清晰。办事处组织架构确

2、定后，进入各职能岗位人员招募阶段。大部分公司对新组建的办事机构只从总部招募派出办事处负责人，办事处内部人员要通过办事处主任招募到位。办事处主任在组建团队时，要本着循序渐进、分批进人；先到位骨干人员，后到位基层人员的原则，来确保每批次进来的人都对公司文化及产品有深入的领会，并能在最短时间内融入公司，形成旧人带动新人的良性循环。二、岗位描述第二步，制定办事处内部各岗位描述。岗位描述是企业在某一发展阶段就某一岗位职能的具体定位，是企业内各职能岗位间进行横向、纵向沟通的基础。工作计划和绩效考核围绕岗位描述的要求展开。在岗位描述中，要求对岗位职责的定量和定性指标明确具体。一、办事处主任工作职责：1 .办

3、事处辖区市场业务和管理范畴的总负责人，承担办事处辖区市场任务指标，对销售总监负责；2 .负责办事处业务团队的建设，管理，考核，详细制定并描述每个人的岗位职责（注：此项工作实际应由办事处主任完成）；3 .负责分解办事处辖区市场各项任务指标，制定达成措施，并进行过程管理;4 .按时间进度详细制定办事处各部门及主管的业绩指标，同时敦促各部门主管详细制定下属的阶段性业绩指标；5 .制定办事处各岗位人员的绩效考核办法，于每月初和月底组织绩效考核，并将考核结果反馈，帮助被考核人员持续提升绩效；6 .制定办事处会议和报表制度，监控执行过程，分析报表内容，发现问题并提出整改措施；7 .拜访经销商，重点城市经销

4、商拜访频率不低于（1次/2周），非重点城市经销商拜访频率不低于（1次/月），视情况确定是否协同拜访；8 .定期检查门店陈列及促销活动的开展，开展协同拜访，协同商超经理拜访门店次数不低于6次/月，其中拜访各超市系统总店次数不低于1次/月，协同餐饮主管及流通主管拜访门店次数均不低于4次/月；9 .代表公司开展辖区市场的危机公关，重要或紧急信息于第一时间上报总部对口部门；10 .与公司总部各职能部门保持良好沟通，定期向公司提交各类作业报表，开展月度述职；11 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：业务层面，达成办事处销售任务，经销商服务与管理,终端拜访；管理层面，团队建设,办事处管理，辖区

5、市场的管理二、销售内勤工作职责：1 .办事处资料管理，信息管理，物料管理，内务管理负责人，辅助办事处主任做行政管理，对办事处主任负责；2 .与公司总部客服部，销管部，人事部，市场部，财务部等相关职能部门保持良好沟通，确保办事处信息沟通和资源争取的通畅；3 .与总部人事部对接，负责办事处所有人员的上岗，离职，交接手续办理；4 .负责办事处所有人员的考勤记录，每月底最后一天经办事处主任审定后报送总部销管部；5 .负责办事处市场费用，差旅费用核销票据的收集，整理初审，交办事处主任审核后,按规定时间将相关票据寄达总部，与对口部门对接，直至核销费用到达当事人；6 .负责公司下发政策，文件等在办事处对口责

6、任人中的传达；7 .负责办事处所有市场/销售申请、报告，到总部对口部门的报批过程跟踪，并在第一时间将审批结果通知办事处主任和申请人;8 .负责办事处公章管理，办事处财产、办事处促销物料、促销员押金管理，办公费用控制，电话费用，水电费用的控制，不得超标;9 .负责1次/天的办事处卫生清扫，达到规定标准；10 .辅助办事处主任，负责办事处向总部报表、部分申请等材料的制作，按规定时间向总部对口部门报送市场工作周报表，市场工作月报表，考勤表，及其它临时要求的报表；11 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：信息传递，申请报送，报表报送，财务管理，卫生管理三、商超主管工作职责：1 .办事处所在

7、地商超系统及部分指定网点业务和管理负责人，承担办事处所在地商超系统及其它指定网点任务指标，向办事处主任负责；2 .与经销商各层级负责人保持良好沟通，有序推动业务工作的进展，组织本部门人员每周与经销商T品牌主管及业务人员召开一周业务协调会，解决存在问题，制定下周计划；3 .负责商超部的业务员管理，考核，分解商超部任务，并按进4 .根据商超部月度任务，制定商超部业务员月度订单指标，月度终端开发指标，月度终端拜访和理货指标，月度终端生动化指标，并按天进行过程监控，确保各项任务指标的达成；5 .于每月15日前制定下月特殊陈列等终端活动方案，提交办事处主任审定，到公司报批后，交业务执行；6 .负责办事处

8、所在地商超系统及指定网点针对消费者促销活动的执行，组织对活动执行情况的检讨，提升执行力；7 .负责办事处所在地各商超系统总店客情的建立，维护，发展,配合经销商进行终端月度、季度、年度大型促销活动及其它合同条款的谈判；8 .定期检查门店陈列及促销活动的开展，开展协同拜访，协同业务员拜访门店次数不低于15次/月；9 .代表办事处开展所辖渠道的危机公关，重要或紧急信息于第一时间上报办事处主任；10 .与办事处各部门保持良好的沟通和协作，提高团队协作效能,定期提交各类作业报表，开展月度述职；11 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：有效终端开发指标，终端生动化指标，终端促销活动执行四、市场

9、主管工作职责：1 .负责办事处所在地针对终端和消费者促销活动的策划、组织,对办事处主任负责；2 .制定适合公司现状的促销员管理，培训，考核方案，提交办事处主任审定后执行；3 .在办事处主任的领导下，根据产品导入市场各阶段的需求，于活动前半个月制定切实可行的售点外促销活动方案，提交办事处主任审定，到公司报批后，交各业务部门执行，并监督执行过程；5 .开展与目标消费者的深度沟通，每月接触消费者不下40000人次，分析消费者的购买动机，购买场所，购买心理，挖掘消费需求,培育潜在消费者；6 .与经销商方面各级业务负责人保持良好沟通，提高工作效能;7 .定期拜访重点终端店，与卖场主管保持良好沟通，了解终

10、端信息，根据竞争品牌或类竞争品牌的市场表现，灵活调整公司产品政策；8 .与办事处各部门保持良好的沟通和协作，提高团队协作效能,定期提交各类作业报表，开展月度述职；9 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：售点外活动方案，消费者沟通人次，消费者调研五、促销主管工作职责：1 .办事处所在地终端促销员直接主管，对办事处主任负责；2 .根据商超部，餐饮部，流通部等业务部门的需求，负责长期和临时促销员的储备，招募，培训，管理，考核，打造优秀的促销员团队；3 .按公司促销员管理/考核/培训方案，定期对促销员进行管理，培训，考核；4 .制定长期和临时促销员的工作职责，工作流程，提炼并提高标准促销话

11、术，提高促销效能；5 .与经销商方面各级业务负责人保持良好沟通，提高工作效能;6 .定期拜访重点终端店，与卖场主管保持良好沟通，了解终端信息，按公司要求调整促销员排期，争取店内资源；7 .与办事处各部门保持良好的沟通和协作，提高团队协作效能,定期提交各类作业报表，开展月度述职;8.按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：促销员工作效能，促销员储备/招募/培训/管理/考核六、外埠主管工作职责：1 .办事处辖区外埠市场业务和管理工作总负责人，承担辖区市场任务指标，对办事处主任负责；2 .负责辖区市场的年度和阶段性规划制定，交办事处主任审定后执行；3 .负责辖区市场经销商，二批商的确定，合同谈

12、判、签订，与经销商保持良好沟通；4 .辅助经销商开发终端客户，保证辖区有效终端数达标；5 .负责辖区市场终端促销方案的制定，与经销商一起执行；6 .负责辖区市场各级客户的服务，客情建立与维护，管理；7 .负责辖区市场业务员，促销员的培训，工作任务下达，过程管理，结果考核，提出整改措施，持续提升工作绩效；8 .代表办事处开展辖区市场的危机公关，重要或紧急信息于第一时间上报办事处主任;9 .与办事处各部门保持良好的沟通和协作，提高团队协作效能,定期提交各类作业报表，开展月度述职；10 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：经销商开发，终端开发数量，终端促销，报表七、商超业代工作职责：1

13、.在商超部主管的领导下，负责目标终端的开拓，拿取订单，完成阶段性销售指标；2 .按既定路线，负责目标终端的定期拜访、维护，提升与门店的客情，按公司要求维持、提升终端生动化形象；3 .与经销商业务员、主管，所负责门店各级主管保持良好沟通,提高工作效能；4 .按商超部既定计划，与经销商业务员一起，提前10-15天与各目标门店谈判特殊陈列，保证投入产出效果的最大化；5 .所负责终端促销活动的现场执行、总结，检查、指导促销员工作，提升促销员工作绩效；6 .第一时间发现来自终端或消费者的危机信号，并在1个小时内向主管汇报;7 .捕捉、调查、了解来自终端，竞争品牌，消费者方面的有价值信息，提供参考意见，供

14、主管决策参考；8 .与办事处各部门保持良好的沟通和协作，提高团队协作效能,定期提交各类作业报表，开展月度述职；9 .按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：订单达成，终端形象，终端促销执行效果八、商超促销员工作职责：1 .与所促销门店各部门，主管保持良好沟通，营造良好工作环境，提升工作效能；2 .负责门店特殊陈列，货架陈列的维护，争取最好的陈列面和陈列位置，持续改进终端视觉效果，有促销员的门店不允许有常识性的终端形象问题；3 .熟练掌握公司文化及产品卖点，保持良好的个人形象和礼仪,提升促销技巧；4 .对公司组织的各类促销活动要领熟练掌握，开展终端促销；5 .负责终端促销，完成阶段性销售任

15、务；6 .辅助促销主管和业务员开展终端调研;7 .积极配合业务员工作，虚心接受业务员的工作要求和指导；8 .定期提交各类作业报表和总结报告；9.按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：销售达成，终端形象，个人礼仪，报表其他岗位职责按岗位描述原则，结合实际工作需求随时制定执行。岗位描述与各阶段工作的实际需求紧密相关，是一个动态发展的过程。当岗位需求与原有描述有冲突时，要随时调整执行。第三步，制定办事处工作计划方法及工作计划模板。组织架构是团队组建的基础，岗位描述是工作流程的基础。对于一个组织来说，有了目标后，支持目标达成的措施至关重要。因此，一个驻外办事处在拿到公司总部分配的年度任务后，要按季度、月度将任务逐级分解。并且要制定出保障年度、季度、月度任务达成的具体措施，即年计划、季计划、月计划、周计划。即要确保月任务的达成，就要确保月内周计划的达成，要确保周计划的达成，则就要确保日计划的达成。由此就不难理解，为什么海尔在施行了日清日高的考核办法后，企业绩效就取得了长足的发展。按照T公司的情况，我们在帮助他们完成总部和各区域的年度预算后，又为各办事处进行了季度和月度工作计划制定的培训，并为他们制定了办事处内部人员周工作报告。后来在他们周工作计划的执行率达到70%后，又进一步导入了日计划和日总结。其中的部分管理工具如下：