行政文秘工作者必须掌握的知识[共4页].docx

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1、行政文秘工作者必须掌握的知识一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择，文件一一页面设置选择页边距附签，上：3o 7厘米 下：3o 5厘米左：2。8厘米 右：2。6厘米。选择版式附签，将“页眉和页脚设置成奇偶页不同，在该选项前打V。选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮，选中“指定行网格和字符网格；将“每行设置成28个字符；每页设置成“22行。然后单击“确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择插入一一“页码，”位置设置为“页面底端（页脚），对齐方式设置为外侧。然后单击格式按钮，数字格式设置为全角

2、的显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择插入一一文本框一一横排菜单项，鼠标将会变成+，在Word20xx版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一一设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。选择颜色和线条附签，颜色设置成“无填充颜色。选择大小附签，“高度设置成2cm；宽度设置成 15。5cm%注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择版式附签，单击高级按钮，

3、水平对齐：对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面；垂直对齐：绝对位置设置成页边距，下侧设置成2。5cm一一平行文标准，0cm-一上行文标准,注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定选择文本框附签，左、右、上、下都设置成0cm，单击确定完成。文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图一一工具栏一一绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成“十字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠

4、标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条附签，颜色设置为红色；虚实设置为实线；粗线设置为25磅。选择大小附签,宽度设置为15。5cm-o选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐：对齐方式设置成“居中”，度量依据”设置成页面”,垂直对齐：“绝对位置设置成“页边距，下侧”设置成”cm一一平行文标准，“13。5cm一一上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号一一三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号一一三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人一一三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的

5、距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择插入一一符号一一符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入按钮即可。6、主题词制作选择”表格一一插入一一表格，选中表格，单击鼠标右键一一表格属性一一表格附签，对齐方式设置为“居中；然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击文件一一保存，保存类型：选择文档模板（*。dot） ； 文件名：给模板命名；保存位置：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后

6、所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择文件一一打开，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1。依据模板建立新公文：选择文件一一“新建一一常用附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2o制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题一一二号小标宋字体，居中显示；主送机关一一三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文一一三号仿宋字体；成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离，。

7、和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母用或数字0代替。文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1、图章轮廓选择插入-图片自选图形，在绘图工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色，线条宽度为2磅，颜色为红色，叠放次序为最底层。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。3、插

8、入五角星在“自选图形玲星与旗帜中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。制作可以防伪的电子公章在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在插入印章今圆形印章中即可加入印章。在对话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。特别的是,软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还

9、可以给印章设置密码来进行保护,防止非授权的编辑。当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现印章密码对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。如何设置文档、文字、图片不打印1、打开选项2、视图格式标记（勾选）隐藏文字4、确定5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。选择你不想打印的文字，CTRL+D （字体），在效果栏一一隐藏文字（勾选）一一确定此时你文档的文本是你看的到，但不打印的。这样，一个“红头文件就做好了。