办公总务管理制度.docx

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1、办公总务管理制度第一节 关于公司管理文件审批程序的暂行规定一、总则第一条由于公司目前运行的管理文件在拟订、批准和执行上存在的不规范导致了文件本身存在漏洞以及文件间的冲突，由此造成文件在实际运行中执行困难；为了保证公司各部门职能的有效发挥和部门之间、分公司之间的充分协作，使公司管理上一个更高的台阶，以维护公司的整体利益和长远利益，特制定本规定。第二条公司成立管理文件评审委员会管理文件评审委员会下设工作组。第三条管理文件评审委员会组织结构主任：总经理副主任：分管副总经理委员：比亚迪及里比公司等子公司的各部门经理工作组：审查部工作人员和该文件运行相关部门的授权经办人第四条管理文件评审委员会职责1、管

2、理公司的制度运作及执行情况；2、审议、批准公司的各项管理文件；3、审核公司各项制度执行结果；4、对因文件或工作流程制定不合理而形成的管理漏洞和弊端，及时采取整改措施；5、对疏于片面、范围狭小、需进一步推行的管理文件进行整合，达到系统化并可持续发展。第五条管理文件评审工作组负责文件评审的前期工作及日常事务。第六条管理文件评审委员会工作形式及评审原则1、实行分类相关评审制：即根据文件涉及的范围，由工作组负责召集相关委员组织评审工作。2、评审原则：重大决策实行首长负责制，由总经理决定；程序性规定实行民主集中制，由委员民主评议决定。第七条管理文件的分类和划分以公司或部门名义所发的对公司经营活动具有计划

3、、组织、领导、控制作用的文件统称为管理文件，管理文件包含两大块：“质量环境体系文件”和“质量环境体系以外的文件”。管理文件分公司级和部门级，包含制度、规定、决定三类；第八条各部门所发的“质量环境体系文件”属于受控文件，严格按公司质量体系文件控制程序(C0P5. 1)等有关规定执行。第九条管理文件的拟订、评审、批准按本规定执行。第十条 公司级管理文件须经总经理或授权分管的公司领导签字批准，加盖“文控中心”印章。第十一条关于生产方面的通知按现行的程序和格式执行。新发放的具有短期约束力的正式通知以本规定的形式发放（附件1）,经总经理或授权分管的公司领导直接签字批准，加盖“文控中心”印章。第十二条部门

4、级管理文件需部门经理签字批准，加盖部门印章。二、管理文件审批程序第十三条 各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的公司级管理文件，由拟稿部门拟订文件的讨论稿，文件讨论稿应包括：制定目的、实施对象、实施流程、监督执行及相关责任等内容，在文件计划发放前一周提交审查部，由审查部统一发放文号。第十四条审查部根据文件内容，通知相关部门文员将讨论稿发至部门相关人员征求意见，并将意见在文件会审之前反馈回审查部。审查部工作人员在文件会审之前重点组织相关人员进行讨论、修改。第十五条 会审时间原则上定在周末（最后一个工作日），由审查部负责召集、组织相关委员（委员因故不能参加，必须指定授权经办人参加）召开评审会进行

5、会审，对讨论稿进行修改和完善，并形成决定稿，报公司领导批准。第十六条 文控中心凭公司领导签字的文件发放。第十七条 各部门自即日起所发放的决定类管理文件，由本部门拟订，审查部统一发放文号，报总经理或授权分管的公司领导直接批准。第十八条 各部门自即日起所发放的属于制度、规定类的内部管理文件均以部门级管理文件形式发放，由部门文员统一发放文号。第十九条如遇紧急情况，需尽快讨论通过的，审查部应及时组织会审或汇签。第二十条 经过会审、批准后的文件，将成为公司制度的组成部分。管理文件实行权威管理，保证有效执行。公司的制度应向规范化、明确化、系统化的方向发展。第二十一条 如文件涉及比亚迪及里比公司等子公司的相

6、关部门，审查部视文件内容组织各公司管理者代表和相关部门经理或授权经办人组成文件评审委员会，进行会审。第二十二条 文件评审工作组讨论文件时，如遇到观点、意见无法统一的情况，由工作组汇总各方面意见，统计赞同和不赞同情况，上报公司领导作批示。第二十三条审查部及各部门文员发放文号时，应避免因文件暂时未通过而造成文号间断或空缺，必须保证发放文件文号的连续性。第二十四条 管理文件在执行过程当中，如果存在不妥或不恰当之处，任何部门和员工有权利也有义务实事求是地将修改意见以书面形式提交审查部，由审查部汇总，及时组织评审、修改。但在文件未修改之前，各部门必须严格按照原文件执行。第二十五条各部门文员在工作当中，如

7、发现本部门所发管理文件未按上述管理文件审批程序审批生效，有责任及时予以规范，并重新发放。未按规定程序发放的管理文件，文控中心有权拒绝发放。三、管理文件形式第二十六条公司级管理文件的文号由：公司名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：BYD-2000-001-B LB-2000-001-Ao文号由审查部统一配编。第二十七条部门级管理文件的文号由：部门名称、年份、序号、类别（A.制度类B.规定类C.决定类）四个部分组合而成。格式如：总办-2000-001-B、里比总办-2000-001-B。文号由各部门文员统一配编。第二十八条公司级管理文件格式按公司现有管

8、理文件格式执行。第二十九条部门级管理文件格式在公司现有管理文件格式的基础上进行修改，加入部门名称，发放范围由部门名称改为本部门科室或车间名称。四、责任处理第三十条审查部工作人员未按本规定工作，公司任何部门和个人可以向审查部主任或总经理投诉。第三十一条 各部门经理或指定授权经办人无充分理由未参加会审或未按本规定工作，必须对自己的行为及其后果承担相应责任。第三十二条 各部门文员应确保公司所有管理文件所涉及到的本部门相关人员清楚文件内容，今后公司任何部门或个人不得以不知道文件规定而逃避责任，否则将追究部门文员、及相关人员和直接领导的责任。第三十三条各部门未按本规定工作，审查部将按审查部工作制度及相关

9、公司文件追查相应责任。相关概念诠释：公司（子公司）级管理文件 部门级管理文件：公司（子公司）级管理文件的适用范围为全公司或两个以上（含）部门，而部门级管理文件的适用范围为拟稿部门内部。制度 规定 决定 通知：制度是具有长期约束作用的规章，具有纲领性质，适合指导整个公司或某一重大方面工作的管理文件；规定是对制度的详述及补充，包括实施细则、程序、规程、流程、措施、办法、会议纪要等；决定是包括奖惩、任免、部门科室的设置、审查通报等在内的判定性文书；通知是具有短期约束力的通报性文书以及传送信息的文字资料，包括考评报告、通报、使用情况、工作计划、报表等。通知不以管理文件的形式发放。拟订 审核 批准：拟订

10、由相关部门保留，审核由相关部门负责人签署，公司（子公司）级管理文件批准权由总经理或授权分管的公司领导保留，部门级管理文件的批准权归属部门负责人。质量环境体系文件 质量环境体系以外的文件：“质量环境体系文件”包括质量手册、环境管理手册；程序文件、环境管理程序；工艺标准、工作指示、技术图纸、操作规程、作业指导书、环保法规等一、二、三级文件。公司管理文件现专指“质量环境体系以外的文件”,在本规定内简称为管理文件。制定目的 实施对象 实施流程 监督执行 相关责任：管理文件的几个要素。制定目的是文件的意义所在；实施对象是文件的客体，包括适用范围；实施流程是具有操作步骤性的文件所必须说明的操作过程，并不适用于所有文件；监督执行项规定文件的相关监督部门及人员；而相关责任项说明所必须承担的义务及违反规定的相应处理。