表格模板-UFO系统管理报表1 精品.ppt

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1、 本章学习目标通过本章学习，初步了解UFO报表的主要功能和基本概念，掌握UFO报表格式定义和公式编辑，掌握UFO报表生成报表数据、数据管理、表页管理和报表模板等操作。 任务一 会计报表格式设置任务二 会计报表公式定义 任务三 会计报表数据处理 任务一 会计报表格式设置一、固定表设计 o 1启动UFO报表o 首先必须建立自己的账套，单击“开始”/“程序”/“用友ERP-U871”/“企业应用平台”，输入操作员，选择相应账套、操作日期，单击“确定”进入企业应用平台，在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，在弹出UFO“日积月累”对话框，单击“关闭”，进入UFO窗口，单击“文件”/“新

2、建”命令或点取新建图标后，建立一个空的报表，并进入格式状态。o 格式状态o 在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。o 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。o 在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。 o 数据状态o 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。o 在数据状态下时，看到的是报表的

3、全部内容，包括格式和数据。o 2设置表尺寸。单击左下角“格式/数据”按钮，进入格式状态。选择“格式”/“表尺寸”，弹出“表尺寸”对话框。在对话框中输入报表的行数和列数，单击“确认”，当前处理的报表将按照设置的表尺寸显示，其余部分皆为灰色。修改表尺寸时，重新设置即可，也可单击“编辑”/“插入”或“删除”增减行列数。o 3设置行高或列宽。在格式状态下，选定要调整行高的1行或多行，选择“格式”/“行高”或“列宽”，出现“行高”或“列宽”对话框。在对话框中输入希望的行高或列宽值。o 也可把鼠标移动到两个行标（列标）之间，鼠标变为双向箭头，拖动鼠标直到满意的行高（列宽），松开鼠标按钮即可。可用鼠标一次调

4、整多行（列）的行高（列宽）。点取多个行（列）标，选中一个多行（列）区域，然后利用鼠标调整行高（列宽），选中区域中的所有行（列）将按新高度显示。o （1）插入行（列）o 在格式状态下，把当前单元移动到想要插入行的位置上，点取“编辑”/“插入”，在下拉操作中选“行”（列），将弹出“插入”对话框，在“插入数量”编辑框中输入要插入的行（列）数。o （2）追加行（列）o 在格式状态下，点取“编辑”/“追加”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出“追加行（列）”对话框，在“追加数量”编辑框中输入要追加的行（列）数。o （3）交换行（列）o 在格式状态下，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“行”（列），

5、将弹出“交换”对话框，在“源行（列）号”和“目标行（列）号”编辑框中输入两个要互相交换位置的行（列）号，可以一次交换多个行（列），多个行（列）号之间用“，”隔开。o （4）删除行（列）o 在格式状态下，选取要删除的行（列）的区域，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出对话框，点取“确认”按钮则删除选定的行（列），点取“取消”按钮则放弃操作。o 4画表格线。在格式状态下，选取要画线的区域，选择“格式”/“区域画线”，将弹出“区域画线”对话框。如图5-2所示。在“画线类型”和“样式”中选择为“网线”，单击“确认”后选定区域中按指定方式画线。o 5定义表头，设置和取消组合单元。选

6、取要设置为组合单元的区域“A1：D1”，点取“格式”/“组合单元”，弹出“组合单元”对话框，如图5-3所示，点取“整体组合”或“按行组合”按钮设置该区域为一个组合单元。同理设置“A2：D2”等区域为组合单元。o 6将编制单位、年、月、日设置为关键字。在格式状态，选取要设置关键字的单元，单击“数据”/“关键字”，在下拉菜单中点取设置，弹出“设置关键字”对话框，在对话框中的关键字名称中选择相应选项，单击“确认”后在选定单元中显示关键字名称为红色。 o 7输入表体内容：直接在相应的单元输入。o 操作步骤：选中要输入内容的单元或组合单元，在该单元中输入“货币资金表”，其他各样内容同理输入。o 8设置单

7、元属性o 操作步骤：选取要设置单元属性的区域，点取“格式”/“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，在其中设置单元类型、字体图案、对齐、边框样式。单击“单元类型”标签，选择单元类型为“表样”型；单击“字体图案”，在其中设置单元内容的字体、字型、字号、前景色、背景色和图案等。单击“对齐”标签，设置水平方向等。设置完毕，单击“确定”。o 9保存报表o 经过上述步骤，货币资金表的格式基本建立完毕，只有单元公式尚未定义（详见任务二），单击“文件”/“保存”，在弹出的对话框输入存储位置和文件名，单击“确认”。o 不同报表，报表名不能相同。报表保是供用户调用设定报表结构文件时使用的，它与表的标题没有直接的关

8、系。二、表页管理 o 1增加表页o 向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页。追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。o 点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取要插入表页的表页页标，使它成为当前表页，点取“编辑”/“插入（追加）” o 2交换表页o 交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。o 点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“交换”对话框，在“源页号”编辑框中输入源页号；在“目标页号”编辑框中输入目标页号。可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”隔开。 o 3删除表页o 删除表页是

9、将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。o 点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“删除表页”对话框，如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页，如果要删除指定表页号的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。可同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号“，”隔开。 o 4表页排序o 在数据状态下，单击“数据”/“排序”/“表页”，系统弹出“表页排序”对话框。o UFO提供表页排序功能，可以按照关键字的值或者按报表中任何一个单元的值重新排列表页。按照表页关键字值排序时，空值表页在按“递增”方式排序里排在最前面。三、可变表设计

10、o 企业常用报表的格式比较固定，即使有变化，可通过修改固定表来实现。可变表并不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数不固定，随实际需要变动的表。o 1可变表设计基本同固定表设计，只是增加可变区的设置。 o 2定义可变区：如果要设置行可变区，则选取第一可变行中的某个单元；如果要设置列可变区，则选取第一可变列中的某个单元。选中行标6，点取“格式”/“可变区”/“设置”，弹出“设置可变区”对话框，在对话框中选择设置行可变区（列可变区）和可变区的数量。单击“确认”。 四、报表格式设计的其他功能o （一）套用格式o 在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，新建一个报表文件后，进入格式状

11、态，选取要套用格式的区域，单击“格式”/“套用格式”，将弹出“套用格式”对话框。在对话框中选取一种套用格式“标准式”。区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单元中。 o （二）报表模板o 1在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，新建一个报表文件后，进入格式状态，点取“格式”/“报表模板”，将弹出“报表模板”对话框。在其中选取行业2007年新会计制度科目和财务报表名“利润表”，o 2单击“确认”后，如生成一张空的标准利润表。当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。 o （三）自定义模板o 1

12、在“业务工作”界面，选择“财务会计”/“UFO报表”，在UFO中作出本单位的货币资金表后，单击“格式”/“自定义模板”，弹出“自定义模板”对话框。点击“增加”弹出“定义模板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业名称（也可以是单位名称）。录入正确后该行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称”列表框中。点取“下一步”进入定制模板对话框。o （2）点击“增加”，弹出模板编辑框。在“模板名称”编辑框中录入模板的名称（如：贷币资金表），在“模板路径”录入模板保存的路径（如：C：UFSOFTMODEL贷币资金表.REP）,也可以单击“浏览”，找到模板保存的目录。单击“添加”，单击“完成”。任务二 会计报

13、表公式定义一、编辑计算公式o 1第一种方法：直接输入公式：建立好报表格式后，在格式状态下，选定欲定义公式的单元C4，即“库存现金”的期初数，单击“数据”/“编辑公式”/“单元公式”，系统弹出定义公式对话框，直接输入公式：如QC(1001,月,借,001,2009,),单击确认即可。同理输入其他单元公式。o 在输入公式单元时，凡涉及数学符号的均须输入英文半角字符。o 2第二种方法：利用函数向导输入：o （1）建立好报表格式后，在格式状态下，选定欲定义公式的单元：C4，即“库存现金”的期初数，单击“FX”按钮，系统弹出“公式定义”对话框；o （2）单击“函数向导”，系统弹出“函数向导”对话框；在函

14、数分类框中选中“账务函数”，在右边的函数列表中选中所需函数。 o （3）单击“下一步”，系统弹出“账务函数”对话框，单击“参照”按钮，系统弹出“账务函数”对话框，只需选择会计科目，其他如“账套号”、“会计年度”等选择默认，输入完毕，单击“确定”返回到“账务函数”对话框。再单击“确定”返回到“定义公式”对话框，如需继续输入公式，则在公式栏输入相应的运算符号“、-”等，再单击函数向导重复上述操作，否则，单击“确定”，定义单元公式完毕。同理输入其他科目的计算公式。二、非计算公式o （一）审核公式o 审核资产负债表恒等式，若此项关系不平，则提示“资产不等于负债所有者权益！”该表的审核公式为：资产期初数

15、C54=权益期初数G54 MESSAGE“资产不等于负债所有者权益！” o 在报表格式设计状态下，选取菜单“数据”/“编辑公式”/“审核公式”命令，调出“定义审核关系”对话框。在“编辑框”中按照对话框右侧的格式范例输入审核公式为C54= G54 MESS “资产不等于负债所有者权益！”，如图5-19所示。审核公式编辑完毕，检查无误后选择“确认”，系统将保存此次审核公式的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此次操作。 o （二）舍位平衡公式o 在报表格式设计状态下，用点取菜单“数据”/“编辑公式”/“舍位公式”，调出“舍位平衡公式”对话框，在各编辑框中输入舍位表名：和当前文件名不能相同，默认

16、在当前目录下；舍位范围：舍位数据的范围，要把所有要舍位的数据包括在内。如C13：C18；舍位位数：18位。舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。平衡公式：C18=C13C14C15C16C17。舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后选择“完成”，系统将保存此次舍位平衡公式的设置。按 ESC 键或选择“取消”将放弃此次操作。 任务三 会计报表数据处理会计报表数据处理 o一、打开报表 o启动UFO报表系统，单击“文件”/“打开”。在弹出的打开文件对话框中，选择需要打开的报表文件，单击“打开”即可。 o 二、生成报表o 任务描述：衡阳大昌有限责任公司编制任务描述：衡阳大昌有限责任公司编制2009年年12月利润表月利润表 o 实现方法：实现方法：o 1单击“格式/数据”按钮，进入数据状态。点中要录入关键字的值的表页的页标，使它成为当前表页。选择“数据”/“关键字”/“录入”，将弹出“录入关键字”对话框，如图5-21所示。输入单位名称：衡阳大昌有限责任公司，输入年：2009，输入月：12，输入日：31。未定义的关键字编辑框为灰色，不能输入内容。o 2单击“确认