浅谈监理团队在电子政务项目中的重要性.docx

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1、浅谈监理团队在电子政务项目中的重要性前言电子政务的实施是面向提高政府服务质量，增强政府服务能力的最有效的途径之一。在充分认识政府服务信息化的重要性和紧迫性的基础上，我国各级政府都积极主动地在进行信息化，特别是电子政务的建设，而在建设中电子政务项目往往是面向多领域、多技术、跨地域的综合集成。随着电子政务的发展，电子政务系统建设越来越大，不仅采用先进技术（其中涉及物理设备、通信网络、系统架构、协议分析、数据整合、应用集成等各个方面），而且涉及跨部门、跨领域多个政府职能部门间的合作，给项目沟通协调带来了极大的难度，并且随着科技的发展，信息化管理越来越多的被应用，从而技术和管理成本也随之提高。在软件研

2、发阶段需要更多的资金投入，因此电子政务项目的受到多重因素的影响。与其他一般项目相比较，其实施过程中存在的更多的变故和风险，如果项目失败，将会给国家带来巨大的损失。通过以上说明，不难看出电子政务建设是一个复杂的工程项目，更是一个复杂的管理工程，是技术、业务和管理的统一体。没有合理的电子政务组织级项目管理体系，也就无法高效地完成电子政务建设所要实现的目标。目前我国大力推进电子政务项目开展，在没有很好的管理体系的前提下，体制性障碍更加明显，因此，在国家电子政务项目建设中迫切需要一个团队或一个组织针对本项目业务特点制定出组织级项目管理体系，为构建电子政务内部管理体系提供服务与支持。电子政务监理团队是一

3、支具有专业的信息化技术，丰富的项目管理经验，从项目质量、进度、投资、变更等多方面进行控制，从信息、档案、知识产权等全方位管理模式，以及专业的沟通协调能力的团队，以第三方身份为电子政务项目提供支持与保障。1我国电子政务的初步成就和管理体制现状我国电子政务建设从2002年开始已取得了巨大的进展，主要表现在各个部委包括一些地方部门的核心业务信息系统基本上开发完成。国务院17号文件初步确定了电子政务建设的框架一一一个内网、一个外网，人口、法人单位、信息资源和空间地理信息系统、宏观经济4个基础数据库，还有被称作“十二金”的12个应用系统，以及一个安全体系。后来在“十二金”以外又增加了审计署和国土资源部等

4、重点电子政务工程，总体而言，近5年来我国电子政务建设取得了巨大的进展。主要政府部门的核心业务的信息技术基本上完成了，一些纵向的部门已经延伸到基层。一直以来，我国都将电子政务建设工作作为国民经济和社会信息化的重要组成部分列入信息化建设管理的范畴，也成立了电子政务建设的领导、协调、指导、实施等工作机构，在推进电子政务建设中发挥了重要作用。但电子政务项目跨业务和多领域的特点，各业务和领域各负责一块，使电子政务管理职能相对分散,各政府部门具有较强的独立性和自主性。在各级地方政府电子政务的组织管理机构设置比较复杂，大部分省市都与中央对口成立了信息化领导小组和相应的办事机构，但负责电子政务建设的工作部门不

5、尽相同，有的是信息化工作办公室、信息化委员会、信息中心等专业机构，有的是划归某一政府部门管理，在管理体制上大都还是协调、规划、建设、监督相分离，没有形成集中管理模式。随着电子政务建设的深入，对电子政务建设的认识也不断提高，电子政务建设的关键在于政务而不在于电子“已成为共识，因此，近年来，电子政务管理职能逐步向具有政务综合协调能力的部门，但对项目管理专业性仍然欠缺。2电子政务项目存在的主要问题从我国电子政务项目流程角度分析：2.1 前期阶段项目规划结构混乱，项目范围贪大求全，项目团队各自为战，缺乏整体统筹的战略规划。在初步设计阶段通常存在缺项或论证不充分，项目在上报发改委后,经过专家评审，会将大

6、部分论证不充分的建设任务删减，给项目整体建设带来困难。目前，我国地方信息化主管部门还不统一，管理体制与电子政务的统一性、开放性、交互性等特性产生严重冲突，因此电子政务的规划阶段的初步设计过程对整个项目的成败具有至关重要的作用。2.2 中期阶段221质量管理的问题质量管理与电子政务项目的建设密不可分，也是最容易造成项目失败的原因之一，如：项目管理计划的制定不科学，组织能力差，协调能力弱，有些甚至不具备项目管理方法，项目过程缺乏透明度和可控性，不能及时发现项目过程中出现的问题并及时解决，项目评估在缺乏第三方监管的情况下，与实际执行的任务不符，项目进度滞后等，都会影响项目整体质量，如何使用合理的方法

7、论来管理好项目是解决此问题的重要手段之一。2.2.2 成本管理问题项目预算制定不合理，静态的资源分配，很难符合项目任务的多变性，因此不可能所有的任务都能同时获得所需要的资源，于是就存在组织范围内对项目资源的合理配置问题；项目预算制定不科学，不能在整个组织的范围内对所有项目资源进行统一的资源管理和分配，造成组织资源人力和财力资源等浪费；项目费用实际支出与预算偏差太大，造成项目延期成本超支，却缺乏成本控制和超支管理的有效手段。2.2.3 沟通管理的问题我国电子政务项目有一种传统模式，就是政府主导，企业主建，这个观点具有极大的局限性，因为电子政务具有较强的专业性和关联性，其建设需要对政府部门的运作模

8、式及组织结构有透彻的了解，要确定各部门之间的关系，因此不能仅仅依靠IT企业来建设电子政务项目。从成功的电子政务案例来看，政府相关领导和监理机构都发挥了关键而重要的作用，由此可见项目整个团队与实际用户之间沟通是十分关键的，如何做好沟通之间的桥梁是十分重要的。224风险管理的问题电子政务项目统筹存在多种风险，分布于整个项目生命周期，如：政府部门的项目管理人员管理经验不足，对项目控制力度不够或控制过度导致的管理风险；不能在预期的时间范围内完成任务导致的进度风险；项目投入超出预算范围导致的成本风险；团队成员频繁变动导致的人力资源风险，沟通不善导致的协调风险等等，即使加强了对各阶段的把控，风险依然可能不

9、断出现，这就需要专业的组织对风险具有及时分析和控制能力。2.3 后期阶段项目后期阶段主要是管理收尾工作，主要包括项目文档、项目验收等工作，项目文档的建立和有效的保管有助于日后的人员交接及项目维护工作，项目验收过程可以对系统的最终性能做出准确的评价，评价通过终验后，项目进入运维期,电子政务项目建设周期大部分较长，经过长期的建设过程，项目带来的收益和效益都体现在项目建成后的使用过程，但使用过程中不可缺少的是系统运维，在运维阶段同样会出现这样或那样的问题，如：运维单位的甄选，运维能力的评价，运维费用的评估等问题，都或多或少的困扰着建设单位，因此后期阶段工作也是整个项目过程中较为重要的阶段。3监理团队

10、在电子政务项目中的重要性针对不同电子政务项目，监理使用不同类型监理模式：咨询式监理、分阶段式监理、全过程监理。咨询式监理：在电子政务项目实施前进行的一种类似于业务咨询和方案咨询式的监理；分阶段式监理：把电子政务项目分成若干个阶段，每一阶段结束后由专门的监理方实施监察、测试和审查，以完成相应的监理工作；全过程监理：对电子政务项目实施的全过程进行动态式的监理，既包括咨询式监理和分阶段式监理的内容，还要派驻监理人员对电子政务实施全过程进行跟踪监察。电子政务项目的成功受到许多因素的制约，包括个人能力、组织能力、外部条件及宏观环境，对一个项目来说宏观环境和外部条件是客观存在的，通常可以回避或应对，但是很

11、难左右或改变，但是项目管理能力是可以通过个人的提升或委托专业第三方的形式来主管改进的。监理团队就是一种典型的帮助业主解决项目管理难题的机构，监理团队一般具有IT专业能力同时具有项目管理经验和信息化咨询能力，利用专业的方法论和管理工具，以建设法规和建设标准规范为依据，对工程建设项目实行监督、控制、协调、评价更好的帮助业主完成电子政务项目建设目标。监理团队通过专业的技术手段对项目的质量、进度、投资进行控制，如图：图表3：项目管理手段项目的成败很大程度上取决于项目管理的能力，监理团队就是利用项目管理手段对项目进行整体把控，有了监理团队的注入，以上分布在整个项目生命周期中的问题就可以得到较好的控制和解

12、决。监理团队将根据电子政务项目具体情况和特点，量身定制监理大纲和监理规划，利用项目管理平台对项目的进度、质量、投资、风险、变更等进行分析和控制。咨询式监理团队对电子政务项目而言，在降低项目风险，保证系统成功实施中起到不可低估的作用。电子政务项目难的不是技术，而是信息化和新的管理思想在政府组织机构内部的贯彻。在这一点上，咨询能力能够发挥较大的作用。具备专业的信息化人才的第三方信息化监理团队，具有独立性、中立性的特点，因此，可以从政府的实际出发，结合政府的职责、重点工作和领导关注的热点，提交出符合政府现状和发展要求的信息化规划。在国际上，信息系统工程项目建设比较流行的做法是聘请信息技术咨询公司作为

13、技术顾问。咨询能力在项目论证、招投标、技术评估、项目验收等环节上，针对信息系统工程建设过程中的问题向政府提供咨询意见和解决方案，其中包括投资决策、流程再造、组织变革、技术方案和管理制度等。电子政务项目建设一般涉及的技术面广、专业多，除了业主已经针对本项目制定的内部组织管理体系，还要考虑到组织协调项目建设中用户方、承建单位自身内部组织管理以及与监理方的协调配合，工期也会较长。监理团队将利用多年来在大型电子政务建设项目监理过程中积累的项目管理经验，在项目开始之初，建立一套项目组织管理制度，对相关各方的职责范围、工作流程、文档规范等进行清晰约定，便于有效沟通。 r!项目全过程管理L项目工程管理过程;

14、招投|系统|工程|初步|试运|最终|系统|标|设计|实施|验欣|希|验收运维I财务资产|合同|入F 算II场交II收尾I22.项目管理基本过程实施管理计划（项目跟踪、监督及控制）ii计划修正管理计划（计划检查/改进）沟通管理变更管埋安全管理信息管理图表3-2项目全过程管理根据电子政务项目特点，在所制定的项目管理办法中，涵盖并强调以下方面的具体内容：（1）按项目全流程管理的要求，从设计、实施、验收、运维管理等阶段和内容规范项目工程的项目管理工作。（2）规范项目工程的支持性过程，包括沟通管理、变更管理、安全管理、信息管理、培训管理等方面。具体如，项目会议制度、报告制度、重大事项审核确认制度、文档管理规范等。（3）明确项目工程建设的组织结构体系，对系统建设的各参与方职责作进一步明确。（4）统一、规范项目工程所涉及到各类工程用表等。3.1 项目各阶段中监理团队重要性针对电子政务项目中不同阶段存在的问题，赛迪监理秉承咨询式监理模式，对项目不同阶段问题有不同项目管理办法来解决：3.1.1 前期阶段针对前期阶段问题，赛迪监理具有专业的专家团队，对项目初步设计进行评审，从多方面利用自身经验对初步设计中的重点部位进行拿捏，如：根据项目建设特点检查初步设计中是否有缺项、漏项，对项目各分项建设论证是否充分，通过专业的手段进行评估，使项目初步设计具有完整性、合规性、合理性。3.1.2