表格模板-文书档案保管期限表与档案现代化管理中国 精品.ppt

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1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 松滋市档案局松滋市档案局 张远莫张远莫美国国家档案馆外景老布什小学一年级的成绩单老布什小学一年级的成绩单(07(07年年5 5月月30_630_6月月1 1日展出日展出) )美国美国独立宣言独立宣言等开国文献等开国文献 2005年年4月月29日，北京大学日，北京大学向连战主席赠送纪念品向连战主席赠送纪念品连战母亲连战母亲在北大学习时的照片在北大学习时的照片第一讲 认识规定的创新特点 一、新一、新规定规定是将两个文件合二为一，并将业务文是将两个文件合二为一，并将业务文 件上升为行政法规件上升为行政法规 这次发布施行的新这次发布施行的新规定规定，是国家档

2、案局根据新时期，是国家档案局根据新时期机关档案工作面临的新形势、新问题和新要求，对机关档案工作面临的新形势、新问题和新要求，对19871987年年国家档案局关于机关档案保管期限的规定国家档案局关于机关档案保管期限的规定、机关文件机关文件材料归档和不归档的范围材料归档和不归档的范围（国档发（国档发198727198727号）两个业务号）两个业务文件进行合并，并加以充实和修订，重新发布的一个重要法文件进行合并，并加以充实和修订，重新发布的一个重要法规。规。 新新规定规定以以“令令”的形式颁布施行，首次将业务文件的形式颁布施行，首次将业务文件上升为行政法规，使其具有法律效力，这充分体现了国家档上升为

3、行政法规，使其具有法律效力，这充分体现了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视。管期限工作的高度重视。 新新规定规定的发布实施必将对机关今后正确界定文件材的发布实施必将对机关今后正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价料归档范围、准确划分文书档案保管期限，及时开展档案价值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动值鉴定工作，确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。作用。二、对文书档案保管期限的划分方法作二、对文书档案保管期限的划分方法作 了了 重大改革重大改革 1

4、9871987年年国家档案局关于机关档案保管期限的规定国家档案局关于机关档案保管期限的规定中的保管期限为中的保管期限为“永久永久”、“长期长期”和和“短期短期”三种，三种，“短期短期”保管期限为保管期限为1 11515年，年，“长期长期”为为16165050年，年，时间期限界定较为模糊、冗长。时间期限界定较为模糊、冗长。 新新规定规定中仅有中仅有“永久永久”和和“定期定期”二种，并二种，并且对且对“定期定期”保管期限实行了标时制，分为保管期限实行了标时制，分为3030年和年和1010年两个具体年限，时间期限规定更为明确、具体。年两个具体年限，时间期限规定更为明确、具体。 这样既有利于档案保管流

5、程的畅通，使机关库藏这样既有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，鉴定而不毁的问题，有利于引导对到期档案的及时处有利于引导对到期档案的及时处置置, ,提高了档案价值鉴定工作的质量和效率提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。四、条款进一步细化，充实了一些新领域的四、条款进一步细化，充实了一些新领域的文件材料文件材料 这次随这次随规定规定颁布的颁布的文书档案保管期限表文书档案保管期限表涉涉及保管期限界定的条款为及保管期限界定的条款为8484项，比项，比19871987年的年的6363项增加项增加

6、21 21项。项。 一是新一是新文书档案保管期限表文书档案保管期限表对有关名词术语解释对有关名词术语解释更加科学、规范，概念定义更加清晰、细化。如新表中重更加科学、规范，概念定义更加清晰、细化。如新表中重新对新对“机关物资机关物资”和和“国有资产管理国有资产管理”等文件材料进行了等文件材料进行了充实和增补。充实和增补。 二是新的文书档案保管期限表中还充实了一些有关行二是新的文书档案保管期限表中还充实了一些有关行政管理、行政审批、产权关系和个人权益等新领域的文件政管理、行政审批、产权关系和个人权益等新领域的文件材料。如：在新材料。如：在新文书档案保管期限表文书档案保管期限表中，增补了中，增补了“

7、行行政管理、执法活动中形成的文件材料政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所房产、土地所有权和使用权的文件材料有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作人事考核、职称评审工作文件材料文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录保卫部门的安全检查、调查记录”等多项等多项条款。条款。 第二讲文件材料归档与不归档第二讲文件材料归档与不归档及保管期限的规定及保管期限的规定一、机关文件材料归档范围一、机

8、关文件材料归档范围w 三要素： 1、本机关工作活动中形成。即公文的内容真实地再现本机关产生发展的历史轨迹，客观地反映机关的管理活动。 2、办理完毕。指公文在处理程序上已经运转结、办理完毕。指公文在处理程序上已经运转结束。发文，各个工作环节已经完成。收文，完全实束。发文，各个工作环节已经完成。收文，完全实现了文件的现实执行效用。现了文件的现实执行效用。 三三、档案保管期限的划分档案保管期限的划分 n（一）永久：（一）永久： 1.本机关制定的法规政策性文件材料； 2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； 3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 4.本机关关于重要问题的请示与

9、上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 62l （二）定期：（二）定期： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

10、（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问

11、题的来函、（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。计、重要专题报告等文件材料。 54要注意的两点: 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 第三讲机关文件材料归档范围第三讲机关文件材料归档范围及保管期限的拟订及保管期限的拟订l 一、文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期一、文件材料

12、归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作准备工作：l 建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。l 、认真理解国家档案局颁布的、认真理解国家档案局颁布的机关文件材料归档机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定范围和文书档案保管期限的规定，吃透，吃透规定规定的要

13、求，的要求，把握把握规定规定的实质精神。在总原则下，以部门的主要职的实质精神。在总原则下，以部门的主要职能，文件材料的情况作为划分保管期限的依据能，文件材料的情况作为划分保管期限的依据。l 、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；l 、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。围绕与主要职能相关的内容制定条款。 l 二、拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要二

14、、拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则遵循的原则：l 、坚持、坚持“以我为主，突出重点以我为主，突出重点”的原则，始终以自的原则，始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。l 、坚持、坚持 “ “宜细不宜粗宜细不宜粗”的原则，条款的拟制尽量不的原则，条款的拟制尽量不使用使用“重要的重要的”、“一般的一般的”等模糊词语；等模糊词语；l 、 坚持坚持“以人为本以人为本”的原则，凡是涉及人的内容的的原则，凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置；文件，都要慎重处置；l 4 4、坚持、坚持“集中统一管理集中统一管理”

15、的原则，对本单位全部档案，的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。级档案馆移交。l 5 5、坚持、坚持“申报审批申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。 l 三、文件材料归档范围及保管期

16、限表拟订的要求：三、文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：l 、明确文件材料的归档范围。、明确文件材料的归档范围。l 、科学制定、科学制定档案保管期限表档案保管期限表。l 、严格控制普发文件。、严格控制普发文件。 l 、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。理。l 、从宽从长保存特色档案。、从宽从长保存特色档案。 l 、注重文件之间的必然联系。、注重文件之间的必然联系。 四、文件材料划分四、文件材料划分“永久永久”的要求：的要求： 本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；统计报表等； 本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征