表格模板-第四章UFO报表管理系统 精品.ppt

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1、第4章 UFO报表管理系统第一节 UFO报表管理系统概述第二节 会计报表格式设置第三节 会计报表公式定义第四节 会计报表管理n学习目标学习目标n 通过本章学习，初步了解UFO报表的主要功能和基本概念，掌握UFO报表格式定义和公式编辑，掌握UFO报表生成报表数据、数据管理、表页管理和报表模板等操作。第一节 UFO报表管理系统概述n一、UFO报表管理系统的主要功能n二、UFO报表系统与其他财务系统的联系n三、UFO报表系统业务的基本处理流程n四、UFO报表的基本概念n五、制作会计报表的流程一、UFO报表管理系统的主要功能n1、提供各行业报表模板n2、文件管理功能n3、格式管理功能n4、数据处理功能

2、n5、图表功能n6、打印功能n7、二次开发功能二、UFO报表系统与其他财务系统的联系nUFO报表系统主要是从其他财务系统提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析、采购、销售、库存、存货等子系统均可向UFO报表系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。三、三、UFO报表系统业务的基本处理流程报表系统业务的基本处理流程n在手工条件下，编制会计报表的基本过程可分为三步：第一步设计并绘制表格线条及有关说明文字；第二步查阅账簿内容、计算并填写数据；第三步根据数据间的勾稽关系检查数据的正确性。在电算化环境下，其基本处理流程可分为四步：第一步报表名称定义；第二步设置报表格式；

3、第三步数据处理公式设置；第四步报表编制及报表输出。四、四、UFO报表的基本概念报表的基本概念n（一）格式状态和数据状态nUFO报表将含有数据的报表分为两大部分来处理，报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮“格式/数据”按钮。n1、格式状态n在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。n在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。n在格式状态下时，所看到的是报表

4、的格式，报表的数据全部都隐藏了。n2、数据状态n在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。n在数据状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。n（二）单元n单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。例如：C18表示第3列第18行的那个单元。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。n单元有以下3种类型：n数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。n

5、字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。n表样单元：是报表的格式，表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下不允许修改。n（三）组合单元n组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。n可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。n组合单元的名称可以用区域的名称或区

6、域中的单元的名称来表示。n例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。n（四）区域n区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。n（五）表页n一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示。n（6）维、二维表、三维表n确定某一数据位置的要

7、素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。n如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。n如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。n如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。 n（七）关键字n关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。nUFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式

8、状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。n单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称n单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号n年：数字型（19802099），该报表表页反映的年度n季：数字型（14），该报表表页反映的季度n月：数字型（112），该报表表页反映的月份n日：数字型（131），该报表表页反映的日期n除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中 n（八）筛选n筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）；不

9、处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。n筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。n筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR ”来表示。n（九）关联nUFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO 在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。n关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION ”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选

10、条件的后面。五、制作会计报表的流程五、制作会计报表的流程n1、启动UFO，建立报表n2、设计报表的格式n3、定义各类公式n4、报表数据处理n5、报表图形处理n6、打印报表n7、退出UFO第二节 会计报表格式设置n一、固定表设计n二、可变表设计n三、报表格式的其他功能一、固定表设计（一）启动UFO，建立报表单击开始单击程序单击用友ERP-U8单击财务会计单击UFO报表输入操作员等信息单击确定n单击关闭n单击文件/新建单击格式/表尺寸输入行列数单击确定（二）设计报表格式1、设置表尺寸2、设置行高或列宽移至两列之间成双向箭头直接拖动3、画表格线选取欲画线的区域单击格式/区域画线选取画线类型单击确认n

11、4、定义表头，设置和取消组合单元选取欲设置的单元单击格式/组合单元单击整体组合n、设置关键字nUFO共提供了6个关键字，和一个自定义关键字。n关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单击数据/关键字/设置选中欲设置的单元单击选定单击确定n取消关键字：点取“数据”菜单中的“关键字”，在下拉菜单中点取“取消”，弹出“取消关键字”对话框，选取要取消的关键字，则该关键字被取消。n关键字设置之后，可以改变关键字在单元中的左右位置。点取“数据”-“关键字”-“偏移”菜单项，弹出“定义关键字偏移”对话框，如图4-7所示，在需要调整位置的关键字后面方框输入偏移

12、量。单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。每个单元中可以设置多个关键字，其显示位置由单元偏移量控制。n、输入表体内容：直接在相应的单元输入。n操作步骤：选中要输入内容的单元或组合单元，如A1：D1，在该单元中输入“资产负债表”，其他各样内容同理输入。选中欲设置的单元单击格式/单元属性7、设置单元属性单击选择单击确定n、报表存盘n经过以上步骤，利润表的格式基本建立完比，只有单元公式尚未定义（详见第三节），单击“文件”/“保存”，在弹出的对话框输入存储位置D盘和文件名“利润表”，单击“确认”即可。二、可变表设计n可变表并不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数

13、不固定，随实际需要变动的表。n案例：光明公司目前销售的产品有两种甲产品、乙产品，企业设计了产品销售毛利明细表，表中产品的品种是可以变化的，假定最多可销售5种产品。n产品销售毛利明细表名 称1月份销售收入1月份销售成本1月份销售毛利甲产品乙产品合计单击选中行标4单击格式/可变区/设置n单击选择行可变或列可变输入行（列）可变数量单击确定三、报表格式设计的其他功能n（一）套用格式n进入格式状态，选取要套用格式的区域，点取“格式”/“套用格式”，将弹出“套用格式”对话框。在对话框中选取一种套用格式。区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公

14、式同时写入了相应单元中。n（二）报表模板nUFO提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。n操作步骤：n进入格式状态，点取“格式”/“报表模板”，将弹出“报表模板”对话框。在其中选取行业和财务报表名。确认后，生成一张空的标准财务报表。当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。n（三）自定义模板n用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并将自定义的模板加入系统提供的模板库内,也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。n操作步骤：n（1）在UFO中作出本单位

15、的模板后，点取“格式”-“自定义模板”，弹出“自定义模板”对话框。点击“增加”弹出“定义模板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业名称（也可以是单位名称）。录入正确后该行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称”列表框中。点取“下一步”进入定制模板对话框。n（2）点击“增加”，弹出模板编辑框。在“模板名称”编辑框中录入模板的名称（如：利润表），在“模板路径”录入模板保存的路径确定后自定义的模板加入到“自定义模板”对话框中的模板名称的列表框，在对话框下自动标记模板路径。第三节 会计报表公式定义n一、计算公式n二、非计算公式一、计算公式n会计报表公式主要有计算公式和非计算公式，计算公式又可分为两类

16、：取数公式和单纯的统计、计算公式；非计算公式包括审核公式、舍位平衡公式和图形公式等。n（一）取数公式n企业常用的会计报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和其他报表的表页取数。n1、函数n大部分函数既可以在编辑单元公式时使用，又可以在批命令中使用，但有一部分函数，如：本表他页取数函数、指针状态类函数、交互输入函数等只限用于批命令。n当在编辑单元公式时，可以直接使用函数。如果不愿意记忆一连串的名字、参数、括号等复杂格式，可以使用“函数向导”按钮，在函数向导对话框的指导下一步一步完成函数的设置，并随时可以用F1键调出相关帮助。n（1）账务函数：自总账系统提取数据。UFO报表系统中提供了几十种账务函数，主要函数如下表所示:名称金额式数量式外币式期初数函数QCSQCWQC期末数函数QMSQMWQM发生额函数FSSFSWFS累计发生额函数LFSSLFSWLFS条件发生额函数TFSSTFSWTFS对方科目发生额函数 DFSSDFSWDFS净额函数JESJEWJE汇率函数HLn账务函数的基本格式为：函数名（科目编码，会计期间，“方向”，“账套号”，“会计年度