公司日常文书管理制度.doc

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1、发文程序与要求 发文程序规定: 1.各单位需要发文,应事先分别党委、厂部提出申请; 2.党委、厂部同意发文时,主办单位应以党的方针、政策和国法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 3.草拟文稿必须从全厂角度出,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4.文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级; 5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿

2、应退回拟稿单位重新拟稿; 6.经两办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容,质量负责); 7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚; 8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签; 9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党委,厂部领导审定批准签发; 10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印; 11.文件打印清样,应由拟稿人校对。校对人员应在发文稿上签名;12.文件打字后,由两办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发。公文处理实施细则 总则第一条 为了使公司公文处理工作

3、规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本实施细则。第二条 各部门的公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。第三条 各单位应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条 各单位的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保国家机密。 公文种类第六条 公文种类主要有:(一)请示请上级指示和批准,用请示。(二)报告 向上级机关汇报工作,反映情况,用报告。(三)指示对下级机关布置工作

4、,阐明工作活动的指导原则,用指示。(四)布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项,用布告。向国内外宣布重大事件,用公告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用通告。(五)批复答复请示事项,用批复。(六)通知传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用通知。(七)通报表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用通报。 (八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排,用决定。经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议。(九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用

5、函。(十)会议纪要传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用会议纪要。 公文格式第七条 公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。(二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。(三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编

6、号。(五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。 (七)文字一律从左至右横写横排。第八条 公文纸一般用16开,在左侧装订。通告等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。第九条 对上级单位组织的请示或报告,用单位组织名义发文。 第十条 对市政府及政府各部、委、局,对市局及市局处室的请示或报告,与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。第十一条 内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条 各单位一般不得越级行文

7、。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。第十三条 向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。 第十四条 按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。 公文处理程序第十六条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时

8、呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。 (三)凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无需送领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时,应在3天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退文件,最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。 (四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压

9、或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。(五)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。 第十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 (一)草拟公文的要求:1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。2.情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文件字迹要清楚,文面应

10、保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。5.数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为(一),第三层为1,第四为(1)。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的,由董事会和分管领导审核。审核的重点:1.是否需要行文。2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公文是否衔接。3.提出的要求和措施是否明确具体、切

11、实可行。4.处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。5.文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办单位修改,改动过大的,要重新抄正。(三)公文签发。公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。工会、社团的一般性文件,由分管领导签发,重要文件,由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发,一律用钢笔,禁止使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。(六)公文签发后,由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐牢固,不漏页、

12、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错,由校对人员负责;校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。第十八条 公文办理完毕后,要及时送交文秘人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。 文件的管理第十九条 各单位要有专人负责文书的处理管理工作,建立严格的管理制度,加强对相关人员的保密纪律教育,做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文薄检查归档,

13、以防遗漏。 第二十条 各单位工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交文书或有关人员核对整理后,于次年第二季度送交档案室归档,各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后销售。本细则从年月日起施行,过去有关公文处理的规定与本细则不一致的,以本细则为准。公文管理规定第一条 本公司公文,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。第二条 本公司公文,实行统一管理。公文的管理,要做到规范、准确、及时、安全。行文单位,要克服官僚主

14、义和文牍主义。1. 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。2. 公文保密等级分为:绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。第三条 文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第四条 公司发文的程序为:拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。第五条 公司收文的处理程序为:收文、分文、传送、催办、立卷、归档。第六条 草拟公文应注

15、意以下事项:(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。(二)反映情况要客观,实事求是。(三)文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范。(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批,急件的,当天批复;一般文件的,三天内批复。第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。第九条 公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的,还应附批复件。第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后,应先做好归类

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