公司日常文书管理制度.doc

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1、发文程序与要求 发文程序规定： 1.各单位需要发文，应事先分别党委、厂部提出申请； 2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3.草拟文稿必须从全厂角度出，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4.文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制分数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级； 5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿

2、应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容，质量负责)； 7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚； 8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签； 9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委，厂部领导审定批准签发； 10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打印室打印； 11.文件打印清样，应由拟稿人校对。校对人员应在发文稿上签名；12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。公文处理实施细则 总则第一条 为了使公司公文处理工作

3、规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。第二条 各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。第三条 各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。第五条 各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。 公文种类第六条 公文种类主要有：(一)请示请上级指示和批准，用请示。(二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用报告。(三)指示对下级机关布置工作

4、，阐明工作活动的指导原则，用指示。(四)布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用布告。向国内外宣布重大事件，用公告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。(五)批复答复请示事项，用批复。(六)通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用通知。(七)通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用通报。 (八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用决定。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。(九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用

5、函。(十)会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。 公文格式第七条 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。(二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。(三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编

6、号。(五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。 (七)文字一律从左至右横写横排。第八条 公文纸一般用16开，在左侧装订。通告等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。第九条 对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。 第十条 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。第十一条 内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。第十二条 各单位一般不得越级行文

7、。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。第十三条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。 第十四条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。 公文处理程序第十六条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时

8、呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。 (三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。 (四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压

9、或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。(五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。 第十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 (一)草拟公文的要求：1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应

10、保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为(1)。7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。审核的重点：1.是否需要行文。2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。3.提出的要求和措施是否明确具体、切

11、实可行。4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。(三)公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。(四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。(六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、

12、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明此页无正文字样。(七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。第十八条 公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。 文件的管理第十九条 各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，

13、以防遗漏。 第二十条 各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从年月日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。公文管理规定第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。第二条 本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主

14、义和文牍主义。1. 各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。2. 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。第三条 文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。第四条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。第五条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。第六条 草拟公文应注

15、意以下事项：(一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。(二)反映情况要客观，实事求是。(三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。(四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。第十条 收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类