优秀的时间管理.docx

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1、优秀的时间管理程时数：3.5小时授课方式：讲演、案例分析、管理游戏、录象必备条件：数字投影仪、便携课程简介：本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。适合对象：新员工培训目标学完本课程后，学员能够达到：在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作计划的方法与过程课程要点V时间管理的概念与误区V时间管理的基本准则目标原则20/80原则四象限原则有序原则对象原则V时间管理的方法与技巧熟悉自己使用时间的方式与状况做好

2、工作计划缩短别人干扰的时间不要拖延第一次就把情况做好时间的推断应有弹性第一章：时间管理的概念与误区1：时间管理的概念1.1什么是时间？在我们探讨“时间管理”这个问题往常，不妨先来读篇文章：1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。往常的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们能够依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需

3、解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，是否具有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书,每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书能够使你成为一个学者了。但是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全

4、靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都能够脱口而出，但是我们做得毕竟如何呢？我们常常听到一一“我要是在大学多学点东西就好啦！”“我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！”“时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会与股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺利，我总是担任与事佬的角色；家人总也见不到我，几

5、乎把我登报作废！”世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功与最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间毕竟是什么呢？我们哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性与持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”要想能够真正地熟悉时间同时管理“时间”，我们有必要对时间的本质有深刻的认识。首先让我们先熟悉时间的四项特殊性：（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不可能增加、也不可能减少，每天都是24小时，因此我们无法开源。(2)无法蓄积：时间不象人力、财力、物力与技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都务必消费时间，因此我

6、们无法节流。(3)无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。(4)无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失,则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。小案例：假如银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天能够随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？1.2什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完

7、成既定目标。由于时间所具备的四个特殊性，因此时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。请注意：(1)所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无奉献的时间消耗。(2)所谓“自管理者的管理”一一你务必抛弃陋习，引进新的工作方式与生活习惯，包含要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重与权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。大凡能够在事业上做出卓著成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包含连年不断的销售记录与利

8、润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价与操纵等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。在信息爆炸的今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求，您是否又有些无所适从呢？由于时间所具有的特殊性，时间在各类资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有24小时，每小时由60分钟构成，每分钟由60秒构成，总计就是&64万秒。拥有这样的一笔财富，我们怎么能够视而不见？又怎么能够随意处之？这个问题估计需要我们花点时间来考虑。有人曾粗

9、略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？原因如下：* 寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要* 信息爆炸* 竞争的压力*你的客户对品质的要求看来我们要成为一个高效的时间管理者与职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我们的问题毕竟在哪里呢？第二章、时间管理的误区我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各类因

10、素。下列列出时间管理的五个误区，请大家认真阅读并分析，看看自己是否存在同样的问题：误区之一：工作缺乏计划查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲因此递了一张纸给他，并向他说“写下你明天务必做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即

11、使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清晰。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属使用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之因此能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或者是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；3、不熟悉做计划的好处；4、

12、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5、不知如何做计划。我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：1、固然有些情况是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或者“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或者灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救？2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。3、由于目标中拟定假设

13、的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，因此我们务必定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但假如是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有的时候间分配的原则误区之二：组织工作不当组织工作不当的要紧表达在下列几个方面：* 职责权限不清，工作内容重复* “事必躬亲，亲力而为”* 沟通不良*工作时断时续首先，学会如何同意请托：关于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或者是组织以外的人士。在很多请托中，有一类

14、是职务所系而责无旁贷的；另一类尽管也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或者是不合情理的；尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地同意请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强同意他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。因此在我们同意请托之前不妨先先问问

15、自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？假如同意它，将付出什么代价？假如不同意他，则需承担什么后果？通过这一番“成本一一效益分析”之后，你就能够决定取舍了。其次，学会利用资源：关于基层人员而言，要善于利用资源，学会从有关的部门或者人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想熟悉本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想熟悉公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。关于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：1、担心部属做错事；2、担心下属表现太好；3、担心丧失对下属的操纵；4、不愿意放弃得心应手的工作；5、找不到合适的下属授权。事实上每个人的精力都是有限的，特别是管理者应当学会授权,将要紧的精力与时间放在更重要的情况上。误区三：时间操纵不够在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。拖延商数测验请据实选择下列每一个陈述最切合你的答案：(1)为了避免对棘手的难题采取行动，我因此寻找理由与借口。A非常同意B略表同意C略表不一致意D极不一致意(2)为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必