实物档案管理规定.docx

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1、实物档案管理规定实物档案是指我校建校以来在教学、科研、管理等各项工作中产生的，在对外交流、校庆以及省级以上各类竞赛评比中获得的，能够反映学校发展历史面貌，又具有保存价值的物品。一、原则学校对实物档案实行统一登记、分层管理的原则。凡属于应归档的实物，任何单位和个人不得占为已有，应按规定交由学校档案馆统一登记、存放和保管；应归档却因形状、质地或场地等特殊原因不能归档的实物，应经主管校领导同意，由学校档案馆统一登记，有关单位负责存放和保管。二、归档（一）归档类别、范围及保管期限实物档案一般包括以下类别：题词画作类（SW12）、礼品纪念品类（校外、校内SW13）、奖品类（SW14）、字画（SW15）科

2、技创造类（SW16）文博类（SW17）名人物品类（SW18）o（二）归档要求1 .凡属归档范围的实物，由发生或形成部门负责收集和整理，并编制好实物清单（1式两份）和说明性文字材料。说明性文字材料须写明实物名称、来由、时间、地点、交接双方单位全称和代表人姓名。其中：题词画作类和礼品纪念品类还应说明接受时间、赠送人、接收人；奖品类还应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；我校制作或使用的物品还应说明制作或使用时间。2 .奖品类实物一般应在获奖的1个月内向学校档案馆移交，其他类别实物可随时向学校档案馆移交。3 .实物档案移交前，归档部门应先到学校档案馆主页“下载区”下载相关类目移交表，填写1式

3、两份，由单位负责人和经手人签字，并加盖单位公章，连同实物一并移交学校档案馆，移交表经档案馆相关接收人员签字后，交接双方各存一份备查。三、保管利用（一）档案馆接收到归档实物后，在实物档案登记本上做好登记，并分类、编号、整理说明书、上架。编号方式为：档号二年度+分类号+案卷号，具体模式如下：2007-SW14-1-n（二）实物档案应认真保管，防止损坏或失窃。如有损坏或失窃须追究原因和责任，并在实物档案登记本填写有关情况，馆长、证明人、经手人均需签名。（三）因特殊原因将部分实物从档案馆移出，须经主管校领导批准，并在实物档案登记本上做好登记，注明去向、批准人、移交人、接收单位及负责人，并由接收人签字。