有效的商务文件知识讲解.docx

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1、有效的商务文件知识讲解第一节有效的商务文件一、书面交流（一）书面用语在商务活动中的重要性及其影响商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在下列方面：（一）易于表述事实与意见；（二）适合传达困难的或者复杂的信息；（三）能够存档、回顾；（四）发送前能够审查、修改；商务信函的劣势，具体表现在下列方面：（一）耗费时间；（二）缺乏反馈，或者反馈太慢；（三）缺少个性:（四）缺少非语言交流；（五）交流结果可能是单向的，或者无效的。（二）在写商务文件之前计划、调查、收集与处理资料的重要性准备一封商务信件，请回答下列问题：一、在写信之前，务必回答下列方面：1.信件的主题是什么？2.您为什么写这封信？3.信的

2、读者是谁？4 .读者对信的主题已经熟悉了多少？还需要明白什么？二、信写完毕之后，你的信务必达到下列方面的要求。1.清晰2.按逻辑顺序排列；3.语法正确；4.没有行话与俚语;5 .语言简单明了；6.惹人喜爱，有礼貌、有意；7.准确；8.完整；9.迅捷（三）熟悉与使用对企业适用的标准公文格式与标识书面交流的优势？（1）适合事实与意见。（2）适合困难的或者复杂的信息，能够进行回顾O（3）假如需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效。（4）既能够写，也能够口述。（5）在发送之前，能够进行认确实计划与考虑。（6）在发送前，能够剔除错误。书面交流的缺点表现在什么方面？（1）更耗时（2）反馈信息不存在或者者

3、太慢（3）缺少有助于懂得的非语言暗示。（4）有些人不可能或者不愿意看信。（5）你永远不明白你的信是否被读过。（6）缺少热情与个性。口头交流的优点（1）更适合表达感受与感情。（2）更加个人化个性化。（3）能够有更多的反应与交流。（4）能够有更大的影响力。（5）通常来说成本较低。（6）能够根据反馈与非语言的暗示进行改正或者调整。口头交流的劣势？（1）在说话时进行思考比较困难。（2）话一出口就不可能更换。(3)有些人看起来是在听，事实上是充耳不闻，对大群的听众效果更难以推断。关于传确实优缺点(1)节约时间，特别是在与国外客户联系时，写信可能需要好几天，这时传真就显得极为迅速。(2)节约费用。特别是与

4、写信相比，传确实费用较低。(3)能够使用比信函更随便的方式。(4)能使对方更快地做出反应。注意传真也不能完全代替商务信函，由于法律上的原因与与公众联系的特殊情况，信函仍然是交流过程中十分必要的。关于书面交流的要紧方法与用途？第一种，报告，报告被用来正式陈述事实性的信息，通常针对特定的读者。第二种，办公室通告，这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。第三种，备忘录，备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。第四种，表格，表格被用于有条理的传递信息，特别是需要阐述或者提供对比时。第五种，预备好的表格，这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息，在组织内或者组织外均可使用。第六种，公务信件，这种方

5、法用于与外单位传递信息。第七种，办公室实事通讯，这种方法适合组织内的大众传播。第八种，指导，指导用于提供有关明确步骤的信息。组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法，下列是几种要紧的交流方式:第一种，通讯社消息，这种办法用来传递信息给出版社，电台或者电视台。第二种，邮寄广告，属于组织外的大众传播方法，通常是针对客户的。第三种，广告，广告也属于大众传播方法，通常是针对组织外的某一个具体的市场。二、信函（一）有效书写信函的知识与技能（二）正式与非正式信件（三）根据各类商务情况设计信函关于常用商务书信的格式。第一种，关于书写介绍信。介绍信是用来介绍公司企业派遣人员的姓名、年龄、身分、接洽事项等情况

6、的一种应用文体，具有介绍证明的作用。比如，下面是一封介绍信。介绍信张明总经理：兹有我公司业务主管李维雄先生前往贵公司购买in95软件事宜，请接洽为盼。致李张翔某年某月某日大明汽车公司（盖章）在撰写介绍信时，应注意：（1）写持介绍信者的真实姓名、身分。(2)接洽与联系的事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事，与此无关的就不写。(3)书写工整，不得任意涂改，否则对方能够不予接待。第二种，关于书写证明信。证明信是以公司、企业、团体、个人的名义证明某人的身分、经历或者证明有关事件的真实情况的专用书信，其内容应绝对真实可靠，在开具证明时，应审慎行事，比如下面是一封证明信。证明信市人事局：郝明先生原是我公

7、司职员，1990年7月至1998年8月在我公司业务部工作，工作努力，业绩出色，没有违纪记录，离职出于自愿，特此证明。天宝饮料公司1998年9月此外，还有一种个人证明某人某事真实情况的证明信。这种证明信由个人书写，内容完全由个人负责，其格式与组织名誉所写的基本相同，只是证明信的末尾,务必由写证明信者所在单位签署的意见。第三种，关于书写致谢函。致谢函是向对方的好意，表示感谢的函件。致谢函的写法根据对方好意的程度与对方与本公司与个人关系的深浅而是完全不一致的。在书写时，要先熟悉情况，然后再下笔，一定要慎重、细致。下面是一封致谢函的实例。致谢函某某公司某某部经理先生：敬启者祝公司大展鸿图，这次请您熟悉

8、了某某商品市场情况，承蒙您在百忙之中做深入的调查熟悉，实在不盛感激。关于某某商品价格，待我公司调整修正以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持，特此书面表达感谢之意。此致敬礼某某敬上某年某月某日此外，在商务交流过程中，还经常使用传达商务往来重要问题的函件，由于绝大多数的商务往来，是以函件为主，其要紧的一些数据、实现往往要求准确无误，往来的双方也常常把对方的函件作为下一步签约或者摊牌的根据。函件的重要性由此可见通常，因此，在撰写此类函件时，一定要准确、简明传达商务往来重要问题的函件种类繁多，下列是常用的函件形式：第一类第一例，关于询问及推销信函。这里的第一种，关于查询函,具体的写作方法是：

9、某某公司某某经理先生:敬启者最近我公司接到贵府某某公司来函，定购大量货物，该公司地址随函附上，由于与该公司第一次交易，B公司不知其资讯及经济状况如何？愿请贵公司代请查明敬告。贵公司所提供情报，B公司严守秘密。今后若有同类情况，B公司愿作同样之效劳。某某公司经理某某某年某月某日第二种申请记帐函具体能够看下面的实例，某某某商行：敬启者数日以来，我公司向贵商行购买之货物，均是以货到付款之方式办理，为要求双方便利起见，您申请开立银行帐户，所需资料及查询事宜与贵行之通常赊账期限请记告之。某某公司敬上某年某月某日第三种，关于将复定复国具体的实比如下：某某公司：大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顾之信函，格外

10、高兴，在此深表谢意。第27号办公桌既可装运，35号办公椅可在元月10日前运出，元月底到达贵处，若贵公司认为满意，请寄函告以资确定。随函附上本公司科技产品预告一份，希闲暇时阅览。其中各类货物都尚未上市，但望贵公司先行注意，以你做将来之计划。某某办公设备公司某年某月某日第二例，关于美货、函件,这里的第一种：关于结帐、清单。具体与实比如下：某某公司：现一季度已届满，资寄上今查核的贵公司之季结算清单一份，共计1200元,量数无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。某某公司（盖章）某年某月某日这里的第二种，函附结帐清单。具体的实比如下：某某公司：今接大函及所附结至3月31日一季度结算

11、清单一份。所列各款均相符，总计无误，现邮寄奉上银行汇票一张，计1200元。请将收据寄我公司。某某公司某年某月某日第三例，关于商用通知函件。这里的第一种，关于通知提价函。具体的实比如下：某某总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上减，不得不宣布自今年6月1日起，原有的价目表予以作废，并代之以另定新价目表。现随函附上，5月31日前收到之定货单仍按旧价计算。6月1日以后则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨，阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。某某某公司某年某月某日这里的第二种，关于通知开会函件。具体的实比如下：各位董事：董事会定于某年某

12、月某日上午八点至十一点在公司总部二层会议室召开会议，请各位准时出席为荷。某某董事会议办公室某年某月某日第四例关于求职任职函件。比如，关于求职答复函，具体的实比如下：某某先生：您所申请的秘书职位以补满，我们刚雇用了一位大学毕业的小姐，将先予以使用几个星期，以决定其能力是否胜任，我们很乐意把您的名字列入秘密人选档案之中，但倘若将来有缺额，一定首先与您联系。某某公司经理某年某月某日商务信函的要紧类型。商务信函根据不一致的目的，能够分为不一致的类型。第一类，目的在于询求信息、意见与要求的信函，这类信函属于咨询性的信函。第二类，目的在于提供信息，发表意见与进行确认，这类信函属于确认、提供信息的类型。第三

13、类，目的在于为一些问题或者缺陷而要求赔偿，这类书信属于埋怨、索赔的类型。第四类，目的在于同意索赔，提供赔偿，这类书信属于调停类型的信函。第五类，目的在于下定单、定货或者要求提供服务，这类信函属于定单类型。第六类，目的在于确认同意或者确认定单，这类书信属于定单确认类型。第七类，目的在于对价格、时间进行估计，这类书信属于估计类型。第八类，目的在于提出最后的价格或者时间等等，这类书信属于投标类型。第九类，目的在于销售货物或者提供服务，这类书信属于促销性类型。第十类，目的在于提醒销售报价，这类书信属于连续促销性类型。第十一类，目的在于对货物或者服务做广告，这类服务属于主动的促销性类型。第十二类，目的在

14、于授权提供信贷，这类书信属于信誉证类型。第十三类，目的在于调查或者评论资信状况或者等级，这类书信属于资信调查答复类型。第十四类，目的在于收取款项，这类书信属于收款类型。它在不一致的阶段威胁的成份会越来越大。从第一类至第四类，适用于通常的范围；从五类到第八类适用于定单与投标;从第九类到第十一类适用于销售与广告；从第十二类到最后一类适用于融资与信贷管理。（四）预期读者反映的分析预期的收信人的反映能够分为什么几类？第一类：确信的。即同意做某事，如发运货物、提供报务、付款、在会议上发言等等，这类信函写起来很容易。第二类：中性的。中性的信息是既不确信也否定，很多商业书信都能够归入这一类，比如为往常的雇员

15、写一封推荐信或者提供资信证明等等。第三类：否定的。这类书信你不得不拒绝某人或者某事，因此这类书信比较难写，由于对人说不就要冒影响双方良好关系的风险。因此，你在写信时，就应使用一切能够运用的手段来弱化这一影响，而是用其它方式建立良好的关系。第四类：顺服式的。既你需要推销一个观点或者一种产品以努力地改变顾客，使其从不感兴趣或者漠不关心到产生兴趣，最终做你想让他们做的情况，如：同意你的立场或者建议，购买你的产品，同意你的服务等等。（五）信件书写风格、布局与适当的结构书信撰写的风格，要紧技巧有什么？1,使用清晰、简洁而又准确的语言；2.避免使用陈词滥调、行话、抽象的词语与不必要的话。3.使用短语；4.使用自然、友好而又惹人喜爱的风格。不一致的商务书信拥有什么不一致的结构体系及技巧？。1是确信的商务书信。这类商务书信又具体包含：1.定单；2.定单确认；3.信息；4.索赔与期望成功；5.调停；6.提供信贷；7.同意。这类确信的商务书信适宜使用的方式是演绎法，2是关于中性的商务书信，这类商务书信又具体