002 文件管理程序正文.docx

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1、东莞市某某塑胶制品有限公司程序文件文件管理程序文件编号JD-ICTI-P-019发行日期2005-08-01版本/版次AO管控状态受孑空页次第2页共6页文件修订履历版本修订理由与内容简述修订日期拟定审核批准1 .目的建立并维持程序对所有管理系统文件与资料进行管制。2 .范围各管理系统（ICT1管理系统，IS09001管理系统）中所有受控制文件与资料。3 .程序3.1定义3.1.1受控正本文件：由文件发起人书写之文件和资料。3.1.2作废文件：已失效之文件，应交还文控中心处理的文件。3.1.3 受控副本文件：受文件控制中心控制且受控使用在相关部门/场所之文件。3.1.4 外来文件：各种国际、国家

2、标准、法律法规、客户图纸/样板、检验标准等公司有关文件。3.2文件分类管理系统文件分为四个层次，且低级支持高级：3. 2.1管理系统手册为一级文件，提供公司政策和管理系统模式，并解释各管理系统标准的各要素。4. 2.2各程序文件为二级文件，提供工作方法和运行程序。5. 2.3各类制度、操作规程、管理方案、工作指引等为三级文件，提供某一作业或活动的具体规范和要求。6. 2.4各类记录、表格为四级文件，提供证实管理系统运作的依据，并作为后续改善分析的资料。3. 3文件的编写和审批3.1.1 ICTI管理系统文件的编写和审批：a手册由管理代表编写，由行政总监审核，总经理批准。b二、三级文件由各委员会

3、及各相关部门主管编写，管理代表审批。c四级文件由各部门编制，部门主管审批。3. 3.2质量管理系统文件的编写和审批：a各部门负责人根据实际需要起草文件，与其它部门运作有关联时，需要进行咨询，征得相关部门的认可。文件需要符合ISO9001:2000要求，公司运作之实际，以及相关的格式。b品质手册应由管理代表编写，报行政总监审批，总经理批准；c质量体系程序应由部门最高负责人编写，报管理者代表审批，总经理批准；d部门工作指引由各部门主管编写，管理代表审批；部门内部作业指引可由相关的负责人编写，管理代表审批。e其它受控文件由相关的部门主管以上人员审批。f其它特殊情况下（如文件审批人不在等），可由相关的

4、有权人代为审批，但该审批人必须有有效的授权书。3. 4文件的更改3.4. 1出现下列情形时，文件需要更改：a.相关法规、标准和其他要求出现变化。b.体系运行中，文件不能满足要求。c.系统构成及作业或活动有重大变化（包括机构的重大调整）。d每年定期审查，发现有更改需要。e其他利益相关者的要求。3.4.2文件更改应由原编制人修改及原审批人批核，如上述人员不在公司，可由熟悉此工作的同级或上级人员进行，并要参考原文件。文件更改后，由文控中心制订新的文件版本号和修订号。3.5文件的发放3.5.1文件发放：a文件经审批后，原稿保存于文控中心。b文控中心按文件发出人的发放要求，盖“受控文件”印章，以示受控，

5、分发至相关部门并保存分发记录。c各部门编制的文件（部门管理方案、目标与标的、相关设备资料及维护记录等）由各部门自行管理（各委员会可给出指导性意见），正本送文控中心备案。3.6文件版本和修订号36.1一级文件须标明版本号和修订号，表示为“版次：A/N”，其中A为版本号，由文件发行版次确定（用大写英文字母表示）；N为修订号，由修订次数确定（01及以上整数）。3.6.2文件修订次数过多（通常以不超过10次为宜）或完全不适应时，应重新进行编制并发行新版的文件。3.7文件的保存3.7.1所有受控文件样本由文控中心存档。3.7.2各部门主管和文员负责妥善保管本部门文件存放在各部门办公室，部分文件（如安全操

6、作规程、工作指引、检查标准书等）需存放于适当工作地点，如有损坏和遗失，须及时到文控中心联系补发。3.7.3所有表格与记录需注明保存期，或由各委员会每年例行审核时决定是否继续保存。3.7.4文控员应对受控文件进行分类整理归档，确保文件清晰，易于识别和检索；文控员还制订文件清单，文件清单应有最新版本编号，文件编号及文件名称，以便各部门检查其部门文件是否有效。3. 8文件作废3.1.1 文控中心应收回已作废的受控文件；3.1.2 收件人应将作废文件交回给文控中心；3.1.3 作废文件的正本应盖上作废文件的印章并分开保存至少1年以上，以供参考；3.1.4 8.4文控中心应销毁盖上作废文件印章的发放回收

7、件；3.1.5 文控中心应保存文件的分发、回收记录。3.9 外来文件的管理：3.9.1 由客户提供的工程资料、作业指导书等外来文件经相关部门签名确认后交文控中心派发，继续延用客方编号或名称。3.9.2 其他外来文件须经管理者代表批准,并交文控中心受控,加盖”受控文件“章，并建立外来文件清单。3.9.3 9.3文控中心拟制本公司使用的外来文件时,当有新版本购入时须将旧标准更换,若有外来文件已分发至相关部门时，应将旧版本回收处理。3.10 发外文件的控制：3. 10.1因客户、供应商的要求或其它工作需要,须以“参考”形式发放,到公司外部的受控文件,需由相关职能部门填写文件申请单，经由管理者代表批准后执行。3.11由管理代表和各委员会负责本程序的制订、审查和修订。4.参考文件4. 1略5.支持文件5.1 文件清单5. 2文件分发/回收表5. 3修订记录表5.4文件申请单