财务报销付款管理制度.docx

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1、财务报销付款管理制度第一章前言一、编制目的为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。二、适用范围及定义本规定适用于公司及公司涉及各项目。三、本规定修改及审批本规定由总经理签批后方可执行。四、执行时间本规定于颁布之日起开始执行。第二章管理原则2.1 归口管理原则为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：部门费用类别明细项目运营管理部材料费日常所需的材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。维修费设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。低值易耗品吸尘器

2、，洗地机等设备。能源费水费、电费、燃气等。运输费物流费、快递费等。业务提成根据公司的政策计算的项目提成。营业外支出与经营相关的罚款等。公关费因业务产生的一切公关费用财务部税金营业税、个人所得税等。银行费用手续费、利息支出等人力资源部工资薪金基本工资（保底工资、绩效工资）、补贴（餐补、夜班补贴、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职工）、社会保险。其他职工福利费（如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。专业服务费咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。办公费用各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。员工活动旅游、会议费、公司安排员工

3、聚餐等。保险费各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等。业务招待费购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。差旅费如出差车费、餐费、住宿费等。通讯费办公室电话费、宽带网络费等。外勤办事车费如公交车费、打车费等总部固定资产总部购置办公桌椅、电脑及配件等营业外支出总部罚款支出等备注：（1）未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。2.2 预算管理原则2.2.1 年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。2.2.2 对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计

4、划，根据审批权限规定，经批准后方可执行。第三章授权审批权限规定3.1 经济业务发生前授权审批3.1.1 根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易。3.1.3 非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。非事前审批项目如下：序号类别项目明细备注1委托收款社会保险贷款利息水、电、气、能源费等2已签订合同根据合同内容固定支付，如设备的购置分期款等合同已事前审批3固定或按固定比率计算的项目税金、工资薪、贷款利息等。4按批准生效的制度执行员工福利,如通讯、交通补贴等5零星费用物流/快递费用印刷

5、单据表格、合同、名片、条幅。员工桶装饮用水。办公用品费汽油费/停车通行费/过路过桥费市内父通费（员工外出办事）参照相关制度执行办公电话费、网络使用费参照合同缴费年检费、银行手续费3.2 报销及付款授权审批流程3.2.1 报销或付（汇）款审批流程如下：3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内的审批流程：经办人主管部门负责人（部门经理）财务3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-2000元之间的审批流程：经办人一一主管一一部门负责人（部门经理）一一分管领导（业务副总）财务3.2.13单次报销或付（汇）款金额2001-10000元的审批流程：经办人一一主管一一部门负责人（部门经

6、理）一一分管领导（业务副总）一一总经理财务3.2.1.4单次报销或付（汇）款金额IOooO元以上的审批流程：经办人一一主管一一部门负责人（部门经理）一一分管领导（业务副总）一一总经理董事会会签审批财务第四章报销及付款流程4.1 报销及付款流程图4.2 报销及付款方式4.2.1 主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外。4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。4.2.3 现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。第五章报销及付款时效5.1 报销及付款时效5.1.1 费用报销时效性为遵循企业会计准则和国

7、家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：5.1.1.1 费用类业务报销时效：原则上应在费用发生后三个工作日内报销（差旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超过10个工作日；当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；5.1.1.2 员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利，应在每月24日前报销；5.1.1.3 预付款业务报销时效：以预付款方式发生的经济业务，原则上应在接收物品或服务

8、后5个工作日内报销冲账。5.1.1.4 月结付款业务：通常情况按合同约定的付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据。5.1.1.5 所有原始凭证必须为原件5.1.2 财务部受理时间各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部的时间为：周一至周三。5.1.3 付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；5.1.4 付款时间：对完成审批流程的报销或付（汇）款申请于每周五进行付款。如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。第六章员工借款6.1 借

9、款条件及额度6.1.1 借款额度不超过人民币3000元；6.1.2 因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；6.2 备用金借款1.1.1 定额备用金：公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请定额备用金；1.1.2 员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。如未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。6.3 临时性借款6.3.1 临时借款：是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不足以支付的特殊事项。例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。6.4 管理

10、规范：6.4.1 因出差而需临时性借款，需附审批后的出差申请表原件，并根据批准额度填写借款单，财务根据审批同意的借款单据办理借款；6.4.2 借款原则上以通过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；643所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部，以便备款；6.4.4 借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续；6.4.5 定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续，并根据业务需要重新审批办理；6.4.6 员工借款账龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；6.

11、4.7 原则上，借款管理执行前款不清，后款不借的规定。6.5借款单据填写规范：6.5.1 公司员工借款时统一填写公司印制的借款单；6.5.2 借款单联以及用途：6.521借款单一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；第三联：结算回执联；6.5.2.2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证，严禁退还借款人；6.5.23结算凭证联：借款人报销或还款时的原始凭证；会计根据此联做账冲销借款；6.5.2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款的原始凭证；6.5.3借款单填写要求：6.5.3.1 统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；6.5.3.2

12、日期行栏：填写借款当时的年月日；6.5.33资金性质栏：填写付款方式，即你希望的是转账还是现金，如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息；6.5.3.4部门栏：填写借款人所在部门；653.5 项目明称栏：如果借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目的具体名称，否则此处为空；653.6 预算科目栏：此栏为空，统一以员工借款挂账，报销还款时冲销；6.53.7 借款理由栏：填写借款的具体事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度员工活动，定额备用金等等；6.53.8 金额栏：填写借款的具体金额,大小写必须一致；出差的，金额须与审批后的出差申请表一致；6.53.9 付款凭证联最右下角的领款

13、人必须填写，领款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致；6.53.10 0结算凭证联和结算加回执联：填写借款单时，借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致；其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；第七章付款（结算）业务7.1 适用条件：适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。7.2 付款（结算）业务分类：直接结算业务、预付款业务721直接结算业务是指根据合同约定，在经济业务发生后，根据实际验收情况结算付款的业务；此类业务结算时填写付款结算申请单。7.2.2预付款业务是指根据合同约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支付部分款项，在业务验收完成后

14、结算的业务。此业务在预付款时填写预付款申请单，预付款业务发生验收完成填写预付款结算单，以冲销已预付的款项。7.3 管理规范7.3.1 采购业务7.3.1.1 采购预付款业务，付款时须提供的原始单据包括但不限于：审批通过的采购订单原件、合同原件或扫描件；7.3.1.2 直接结算类采购业务，结算时提供的原始单据包括但不限于：合同（扫描件）、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。7.3.1.3 预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供的原始单据包括但不限于7.3.1.2条除经审批的采购订单外的原始凭证；7.3.2 资本性支出1.1.

15、1 .1资本性支出：是指单件金额在2000（含）元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出；1.1.2 预付款业务，首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于：合同原件或扫描件、事前审批单、合格发票等；1.1.3 接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于：事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；1.1.4 预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，须提供的原始单据包括但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；7.4 单据填写规范7.4.1 预算内业务在预算内前小方格内划V,反之在预算外前小方格内划V；7.4.2 支付方式：填写付款的方式：现金、支