医院病历托管服务采购项目招标文件.docx

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1、公开招标采购文件（电子招投标版）（全册）项目名称：医院病历托管服务采购项目目录第一章采购公告3第二章采购需求5第三章投标人须知8第四章评标方法及评标标准22第五章合同文本29第六章投标文件格式32第一章余姚市人民医院病历托管服务采购项目的采购公告项目概况余姚市人民医院病历托管服务采购项目招标项目的潜在投标人应在（政采云平台（）获取招标文件，并于2023年4月20日15点00分（北京时间）前递交电子投标文件。一、项目基本情况项目编号：NBXD-20230311项目名称：余姚市人民医院病历托管服务采购项目预算金额：131万元。最高限价：131万元。标项标的名称服务年限暂定数量预算金额简要服务要求1

2、病历托管服务3年1项131万元详见第二章采购需求采购需求：合同履行期限：自合同生效之日起至合同全部权利义务履行完毕之日止。本项目接受联合体投标。二、申请人的资格要求：1 .满足中华人民共和国政府采购法第二十二条规定且未列入“WWW、WWW”网站失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信记录名单在禁止参加采购期限的供应商；2 .落实政府采购政策需满足的资格要求：本次采购专门面向中小企业。3 .本项目的特定资格要求：无三、获取招标文件时间：2023年3月30日至2023年4月7日（北京时间,法定节假日除外）地点：政采云平台（https:WwW方式：1、本项目招标文件实行“政府采

3、购云平台”在线获取，不提供招标文件纸质版。供应商获取招标文件前应先完成“政府采购云平台”的账号注册；2、潜在供应商登陆政采云平台，在线申请获取招标文件（进入“项目采购”应用，在获取招标文件菜单中选择项目，申请获取招标文件，本项目招标文件不收取工本费；仅需浏览招标文件的供应商可点击“游客，浏览招标文件”直接下载招标文件浏览）；3、招标公告附件内的招标文件（或采购需求）仅供阅览使用，投标人只有在“政府采购云平台”完成获取招标文件申请并下载了招标文件后才视作依法获取招标文件（法律法规所指的供应商获取招标文件时间以供应商完成获取招标文件申请后下载招标文件的时间为准）。注：请投标人按上述要求获取招标文件

4、，如未在“政采云”系统内完成相关流程，引起的投标无效责任自负。四、提交投标文件截止时间、开标时间和地点2023年4月20H15点00分（北京时间）地点：本项目实行电子招投标，无须投标人到现场。五、公告期限（招标文件公告期限）自本公告发布之日起5个工作日。六、其他补充事宜1、本次政府采购活动有关信息在浙江政府采购网和宁波市公共资源交易网余姚分网公布，视同送达所有潜在投标人。七、对本次招标提出询问、质疑、投诉，请按以下方式联系。第二章采购需求参数要求:序号技术条款及其它要求投标人对照1总体要求1.1适用于：医院病历档案托管及档案转移过程中涉及的病案清点、整理、登记、装箱、录入、搬运、上架、保管、调

5、阅、下架等。1.2预估存量IOOoO箱，新增IoOO箱/年，服务期三年，托管数量以实际移交为准。（文档箱规格按长42cm*宽32cm*高30Cn1计）1.3投标方负责存量病历的下架、运输及上架工作及费用，若原供应商中标，则在第一年合同总额中扣除下架及运输费用。2服务要求及配置2.1文档用品:要求负责提供档案托管及档案转移涉及到的文档用品，包括但不限于文档箱（服务期间内如有破损免费提供）、除霉用品、防霉用品等。2.2病案整理装箱：要求负责病案的除霉防毒工作、病案的清点、整理、登记、装箱、录入，双方清点病案份数、病案箱数，确定无误后在交接单上签字盖章。2.3病案搬运、运输：要求负责装车运输及卸货，

6、需用封闭式车辆运输，由投标商专人全程跟进，保证运输时病案不丢失及损坏。2.4病案寄存仓库要求2.4.1档案库房具有合法使用权，面积2500平方米，能够满足超过业务量需求的存储空间。自有物业提供产权证明，租赁库房提供租赁合同证明，截至2023年6月1日库房可投入使用并满足八防要求，提供合同复印件加盖投标人公章，提供库房的实景图片，并盖章。2.4.2仓库位置：要求距离医院汽车车程WI小时，交通方便地带（与市政一级道路有良好的道路连接仓库），投标人需提供仓库的交通示意图（提供百度地图查询截图加盖公章，以网上查询百度地图最短路程为标准）。2.4.3仓库条件：仓库具有防火、防盗、防潮、防水、防高温、防有

7、害生物侵入（霉、虫、鼠等）、防尘、防光（紫外线）等“八防”功能，库房满足档案饰建筑设计规范（JGJ25-2000）标准。2.4.4库房需为钢筋混泥土结构、水泥顶，合同期内满足当地机构档案存放空间需求，具备合法使用权。2.4.5要求定期消杀；7*24小时安保；消防系统，确保档案长期保管安全。2.4.6浙江省内具有备用库房互为灾备2.4.7库房日常运营管理制度、应急预案、保密及信息安全制度完善，具有正式的、专业的管理团队，定期开展应急演练。2.5库房管理系统要求2.5.1具有专业的服务管理软件，采用条形码匿名管理系统。2.5.2日志管理：对每份病案的流动轨迹，包括入库、定位、箱移位调整、移动查询、

8、借阅、出库等要有详记录，包括查询时间、查询人员、查询病案号等信息，确保每份病案的全流程监控。2.5.3报表管理：可提供但不限于以下报表，包括：入/出库报告、库存月报、库存收发存报告、箱位状态报告。并可导出Exce1/HTM1/PDF等数据报表文件。装箱清单文件著录格式可配置、可批量导入。2.5.4查询管理：支持库存情况查询，包括在库、在途、销毁等；支持多组织机构（库房）权限控制；支持多用户角色权限自定义；账号权限可配置、支持三级及以上层级的账号审批权限配置.2.5.5支持网上查询，包括即时库存查询，入/出库查询，单据状态跟踪，网上下单系统，当月结算报表。2.5.6要求系统能满足手机移动端与PC

9、端使用，满足手机验证码账号绑定安全要求，可实现线上交接签字并留存相应记录的功能。2.6病案调阅2.6.1要求投标人承诺提供病案原件实体免费调阅服务，不限次数，如果招标人需要病案原件，投标人负责在T+1工作日内安全送达，人工及交通费用由投标人负责。使用完的病案由投标人在收到回收通知的T+2工作日内取回，人工及交通费用均由投标人负责。2.7入库搬运服务要求2.7.1负责档案搬运，包括历史存量档案移库、新增档案收箱入库。2.7.2每次收箱入库须由供应商提供厢式货车并上锁运输，且每辆车配备专人全程押运。2.7.3具有完善严谨的移库交接方案，避免档案在移库过程中的遗失、毁损及信息泄露，制订应急预案应对突

10、发状况。2.7.4档案移库时效：本地T+1,即接收到指令后次工作日内上门收箱完成移库。2.8档案查阅、调阅服务要求2.8.1提供调阅及调阅回收服务、库房现场查阅/抽查检查等上下架服务。2.8.2提供非现场查阅配送相关服务时，必须专人专车押运，按约定时效收取或派送。2.8.3具备严格的调阅审批手续及严密的交接流程，通过完善的管理制度体系及服务流程规范进行约束，制订应急预案及定期开展演练。2.8.4严格执行招标人档案利用权限管理要求，在未授权情况下不得拆封翻阅档案箱、读取档案信息。2.8.5响应时间要求2.8.5.1普通调阅：本地T+1,即接收到指令后次工作日内送达；2.8.5.2紧急调阅：本地，

11、工作时间内接到指令后，1.5小时内送达；2.8.5.3调阅回收：本地T+1,即接收到指令后次工作日内上门收取；2.8.5.4现场查阅：可T+1预约下架，招标人指定人员次工作日到库房查阅。2.9后续服务要求2.9.1供应商仓库发生未符合纸质病案存放要求的情况：若是合同签订前发现不符合要求，取消中标资格。合同执行中招标人不定期到仓库查询情况，供应商无条件配合。若是仓库条件发生变化，供应商须按上述应标要求进行整改。要求在0.5个月内整改完成；如果在0.5-3个月（含3个月）整改不合格，将扣除3个月的托管费用；超过6个月仍整改不合格，将终止合同，产生一切费用由供应商负责。2.10本项目中涉及文档用品、

12、文档整理、存储箱、文档调阅、文档回收、文档查阅等费用及分项报价表中未列出项目均包含在总价中，不另外付费。3商务条款3.1该项目有效期三年，合同一年一-签；3.2提供有效的资质证件，经营范围涵盖档案用品物资销售、档案整理、档案寄存保管等相关服务，取得档案行政管理机关的档案中介服务机构备案资格。3.3售后服务要求：建立快速响应机制，每周5天（法定工作日），每天8小时工作时间（8:30-12:00,14:00-17:30）,供应商或其当地分子公司接到招标人的服务需求或问题反馈后，应在1小时内作出响应。非工作日及工作时间可提供应急响应紧急服务。3.4要求提供23个月内的监控录像，配合开展档案保管期间发

13、生问题的调查及处置。3.5配合招标人开展不定期检查，每年度进行客户满意度调查。3.6服务合同期内，如有供应商库房租赁到期、存放空间不足等原因，导致库房不能满足档案长期存储保管要求的，需免费提供档案转移服务，并按标准提供同等条件以上的库房存放档窠，并负责确保业务连续性及移库过程安全。3.7紧急转移：库房存在可预见的风险隐患，可能产生档案安全事故的情况下，如周边新设立了危险源、政府拆迁等，在48小时内征询招标人意见后，免费就近实施跨区域备份库房紧急转移服务。3.8针对档案发生实物安全事故，包括仓储保管、档案装卸、物流配送及搬运等环节，涵盖交通事故、火灾、水淹、盗窃、抢劫等，对档案造成毁损及丢失的，

14、供应商应赔偿相应损失。3.9供应商应购买相应的公众责任险、雇员忠诚险、职业责任险、人身意外险等商业保险，确保能全面覆盖上述风险范围，并承诺招标人所属档案箱的损毁、丢失所获取的理赔款全额支付招标人，其中公众责任险的商业保险的单次事故赔偿限额不低于IOOO万元，确保具备足够的赔偿能力。（提供相关证明材料）3.10提供现运行的内控全套相关制度，特别是应急类相关应对制度；3.11付款方式：合同生效并具备实施条件后7个工作日内，采购人向供应商支付合同条款中存量病历寄存费用总额的40%作为预付款，存量病历寄存费用总额的60%+新增病历寄存费用按实结算费用在合同期满后1个月内付清。第三章投标人须知前附表序号内容、要求12*3合格的投标货物、服务来源：国内货物或服务4现场考察或开标前答疑会：不组织5备选投标方案：不允许6采购限价：木项目最高限价：131万元。投标报价超过最高限价的投标将作无效投标处理。71、本项目投标报价应以人民币报价；2、报价方式：本项目投标应以人民币报价。报价为一次性报价，开标一览表中投标报价应报总价；供应商须报完成招标内容及要求所提供的货物（服务）过程中涉及的所有费用。包括但不限于以下内容：设备费、设备安装费、设备到场运输费、维保费用、保险费、到货后领取、清点、储存