ERP系统作业指导书模板.docx

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1、ERP系统作业指导书模板1 .目的：为使本公司ERP系统运行正常化与程序化特制订之。2 .范围：ERP系统所涉及到的所有部门业务/工程/PMC/采购/品质/生产/IT/人力资源行政部/财务部）3 .定义：ERP:企业资源计划（EnterpriseResourceP1anning）4 .职责：4.1 业务部:负责顾客要求的识别与评审，客户资料、成品报价、客户订单等数据的建立和维护。4.2 研发部：负责新产品的开发与试产安排，改良产品的首件制作与确认，图面、物料编码及BOM的建立与完善，各类工程资料的制作与发放，工程更改通知单的制作与发放,与产品相关的标准的发放。4.3 工程部:参与理解订单的各项

2、要求,负责产品生产流程与组装标准的制定（含工时定额），生产中制程异常的分析与解决，设计改良方案的提出并报研发部确认，工具、夹具、治具的设计与制作，工装夹具清单的制作与发放。4.4 PMC部（生管，物控，仓库）：负责订单需求消化；物料需求，工单等资料的建立和维护并分发相关工单到研发部与工程部、品质部、生产各产线、仓库、采购部；负责生产计划（含试产计划）的安丹厢控制，物料计划的安排和控制；原材料、成品出入库严格管理及其资料的建立和维护。4.5 采购部：负责供应商资料、材料报价、采购单等数据的建立和维护，物料的采购及其交期的控制，协助品管搞好供方交货的品质。4.6 品质部：负责按生产订单检验标准的实

3、测,负责生产首件的确认和针对生产物料、成品及半成品的品质检验工作。（ERP中仅限IQC检验。）4.7 生产部：负责生产计划的落实，生产进度和品质的控制，生产过程的物料领退料，半成品/产成品入库开单的管理与维护。4.8 人力资源行政部：ERP相关使用人员信息的提供，部门间的协调沟通。4.9 财务部：负责收付帐款的维护，产品成本的核算及维护（控制产线用料俄量以每一张工单为准，从材料成本和标准工时两方面管控），日常凭证的建立和维护。4.10 IT部：负责操作权限的分配，系统异常的处理，网络环境维护，根据公司要求系统凭证、报表的个性化设置及管理，ERP系统的后期维护。目前ERP必须录入单据：如总单据流

4、。5 .作业程序说明：5.1 报价作业：5.1.1 客户以邮件或传真的方式将图纸及要求发给业务员，营销部业务员负责与顾客进行沟通，并将图纸及具体要求转发给技术部。5.1.2 如需要产品开发，将顾客所需新开发样品信息制作开发项目建议书交给技术部；如制作量产产品改进样品（B2类订单），将顾客所需样品信息制作新样板生产指令单交给技术部；由技术部评估是否能达到客户要求，是否能够开模，评估后由技术把是否能够达到客户要求能否开模通知业务，由业务把信息反馈给客户。5.1.3 若能够达到客户要求，由技术部按照样品管理规定制作样品，并将制作好的样品交营销部，营销部业务员接到技术部做好的样品寄给顾客确认，业务员对

5、样品进行跟踪记录。5.1.4 送样后客户确认样品可以进行报价,由业务员向技术部索取BOM表进行报价（报价单由总经理审核），报价完成后由业务跟单员在30分钟内把报价资料输入ERP系统。5.2 订单处理作业：5.2.1 订单评审：市场接到客户订单后，营销部业务员将顾客原始订单进行识别分类（A标准量产订单；B需改进后量产订单（B1类订单：指性能不改变，仅外观、颜色、包装等更改的；B2类订单：指性能改变的）；C全新开发产品主订单），根据分类做好订单评审表分发给生产部PMC或技术部评审，由技术部确认图面、BOM资料，评审OK后，是新型号时由技术部绘制图面，编制新料号，制作新BOM,并交由BOM文员将相关

6、资料录入ERP系统，BOM文员需在新料号及新BOM表从该部门流出后半个工作日内完成系统录入动作）评审表流经物控（会同采购）确认材料交期后交生管确认交货日期（A当顾客要求的交货日期明确时，营销部发出订单评审表时，填在订单评审表上的交期不是顾客的交期，而是在顾客交期的基础上提前4天，以此日期交给生产部PMC组进行订单评审B当顾客没有明确的交期时，营销部在订单评审表上不填写交期,并加以备注.以PMC组评审回来的交期加上4天为顾客的交期，将P1发给客户确认。）5.2.2 订单下达：由营销业务员根据订单评审表上的交期制作ProformaInvoice回复客户交货日期且客户同意交货日期后，在确认约定的付款

7、条件得到有效执行后，由业务员在30分钟内将订单资料录入ERP系统，依并列印出交总经理批准，订单批准后开始生效，同时下达给生管安排生产，营销部业务员按与顾客签订的订单要求对订单进行跟进。5.3 物料编码:订单评审过程中涉及新产品（或旧产品改良中涉及到新物料等床用前必须进行物料的编码动作,由技术部负责按产品承认规格书依据现有物料编码原则编制新料号（编码原则未涉及到部分则同步维护编码原则），编制完成后，以料号发行通知单形式会签采购，PMC后经研发经理核准后分发各相关部门，BOM文员则依据此单半小时内于ERP进行相应的商品信息建立作业。5.4 BOM制作及ECN变更：5.4.1 BOM制作：技术部IE

8、根据研发人员发出新机种之材料清单及所提供之样品，依据BOM分层原则绘制出BOM结构图及详列出相应物料清单经技术经理核准后发行,BOM文员收到后2小时内完成ERP产品结构（BOM）建立作业（生效日期儡量大于当前日期），准确完成后交由IE校核，校核完成后将生效日期改回当天（目前易助ERP系统无BOM审核功能）.5.4.2 ECN变更：因生产过程中产品品质改良，呆料代用等需求经批量测试Ok后由研发发出规定格式之纸质ECN工程变更通知单,会签相关物流，品质部门，先后研发经理审核，总经理批准后分发各相关部门，BOM文员2小时内于ERP系统中变更更新旧有BOM,其它相关部门若有任何要求R/D修改BOM之需

9、求，均可填写ECR工程变更申请单给技术部确认，确认可行则执行ECN变更流程。5.5 物料需求计算：PMC部物控人员接到营销部订单后,先直成品库存量。若库存量大于订单中产品数量,则通知营销部填写发货申请单（ERP销货单）交仓库安排出货。若库存量小于订单中产品数量JOPMC依据订单及BOM结合当前的库存状况、生产状况在ERP系统物料需要模块选择合适展算公式进行物料需求分析，得出物料的实际需求量，及相应的生产工单/委外单或采购底稿建议，PMC据实际状况对相关建议（如：数量及交期）进行维护,确认无误后列印出需求分析建议，会签采购/生产并依次交部门主管审核，核准后由物控发放采购底稿/工单/委外单/,同时

10、以系统简讯形式通知相关部门人员，并把签核后的采购底稿交采购。对客供物料部分,营销部通知技术部加入BOM之客供物料（制作BOM时可将此类物料列为可选配件），采购跟进有关客供物料供货商及时交货并交PMC仓库进行收货确认，以配合生产出货。5.6 物料采购：5.6.1 采购部根据PMC提供的物料需求单制定内部采购计划与物料跟催表，经采购部主管经理审批后，于ERP中制作相应的采购单（或由采购底稿抛转，也可于采购作业中取来源单生成）（主要是价格，供应商，交货日期，相关备注）经采购经理批准后FAX或E-MAI1给供应商，并进行交货跟踪。供应商由采购部按供应商管理规定进行评价、选择与管理，并切实维护ERP之供

11、应商信息及供应商商品价格信息，原辅料价格按价格管理规定进行询价、议价、比价和定价。行政、办公等用品的采购按行政用品采购管理规定执行。仪器、设备的采购按仪器设备采购管理规定执行。（询价单是否于系统内制作？）非订单方式请购物料，各部门提出请购单（ERP中统一由物控建立）核准后采购在ERP系统中开采购单并取请购单，采购单经核准后依规定进行物料采购动作。5.7 仓库收料：仓库仓管员接到供应商送货单后首先核对供应商所送货物与送货单、采购单所写采购单号，货物，数量是否一致，若有差异应及时在送货单上填上实收数据，签名盖章交送货人回单，点收无误后由仓管员于ERP系统录入收料单并发送消息通知仓库组长审核，仓库组

12、长审核收料单后后发送消息通知品质部IQC检验来料。IQC按来料检验标准检查货物，IQC检验完成后,对检验合格物料于ERP系统录入验收单，对检验不合格物料于ERP系统录入验收退回单。验收单、验收退回录入后由品质部经理审核。对于验收单审核后需列印并分发至PMC,仓库及财务部门。物料验收退回后,若需要特采物料,则需重新走收料、验收流程，并且在验收单的性质属性选择特采。5.8 采购发票：外购入库后，采购人员依据供应商提供的采购发票（若为定金则开立预收发票），在ERP收付系统采购发票（预收发票）作业中建立相应发票，将发票与相应的进货单据进行关联，并传送给财务主管审核，并根据采购发票成立应付帐款，以便后续

13、对应付帐款作帐务处理。可同时处理蓝字发票和红字（退货单）发票。5.9 生产/委外计划控制：PMC根据订单，物料库存状况，物料采购回料日期，现有生产状况，技术资料和设备、工具、夹具、治具状况，产品工时定额编排生产一排产表（ERP系统则做物料需求分析，因目前未用ERP工艺模块,因此需藉助手工排产，物料需要分析之工单发放做参考），并将一排产表及时发放到各生产产线、品质部、采购部、仓库、营销部、技术部。一排产表确定后，PMC须在8小时内将工单列印交生产相关部门，并提前两天以上（急插单除外）发出工单（含表身，原生产投料单）给仓库及各生产产线，工单（表头）同时发放到品质部。5.10 生产领料：根据生管的排

14、产，仓库以PMC下发之工单（含表身）为依据进行备料，生产部门依据工单到仓库备料区领取正确物料,仓库按单发料1次性发放完成的领料单的实发数量栏填写全发并签注日期，如果分批发料则在实发数量栏后填写实发数量，双方共同点算确认签字，并交由仓库文员录入ERP系统的领料单中并审核。领料单经仓库、生产车间、PMC签名后分发保存.（注：仓管员依据实发量规范填写于物料管制卡上，并备注上单据号。5.11 生产退料：5.11.1 实物退料：生产中若有发现不良或生产馀料退料，由生产物料员开出退料单，（注意选择仓别：原料来料不良时选择来料不良仓，人为不良退货时选择不良仓，经品管确认后，交由仓管员确认实物后双方确认签名，

15、各自取回相关单据，馀下各联单由仓管员送交仓库文员进行ERP审核入帐。5.11.2 帐面转单：如果多发的部分（如布类），由生产部物料员开立退料单（在备注栏注明转帐），仓管员签名确认后，交由仓库文员录入ERP退料单列印并在ERP系统中审核，同时找到其它工单中的相同料号物料，开出领料单（注明此料已在产线，此单为转帐，见退料单）.5.12 生产移转：各生产车间的物料,半成品、成品如有需要,可互相转接（例如工单间物料挪用,以及工序移转），无需将实物送入仓库，同时填写产线物料转接单，转接时此物品必需已通过了品质部的检验，产线物料转接单由两产线物料人员签名及转出车间OQC生产主管确认签名后并交PMC、仓库各一份，由仓库文员1小时内录入ERP做相应出入帐。5.13 委外领、退、入库:5.13.1 委外送料：当生管下达委外计划后，物控列印委外单交委外负责人（目前采购部负责跟进外协加工之生产进度及数量）,议定加工费并安排备料及相应模具，仓管员准备完成后，交到仓库文员于ERP系统中录入并列印委外送料单，经主管审核，厂商到厂后，依委外送料单的数量清点数量，无误后，双方在委外送料单上签名盖章，其中一联交委外供应商，一联交财务、一联交仓库。若委外材料是从供货厂商是直接送往委外厂商时，则是首先通知供货厂商直接送货到委外厂商，并FAX回传送货单到到采购