合同管理办法.docx

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1、合同管理办法（年月修订）第一章总则第一条为规范公司（以下简称公司）合同管理工作，防止和避免合同法律纠纷，维护公司合法权益，预控法律风险，根据中华人民共和国合同法等相关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条除本办法另有所指，下列词语具有如下含义：合同指公司及各下属单位（以下简称各单位）与其他法人和社会组织、自然人之间签订的合同、协议、约定书和其他具有合同性质的备忘录、意向书等文件（以下统称合同），劳动合同除外。本办法所称合同均指书面合同，包括合同的附件、说明及补充协议等，当事人协商一致的有关修改合同的文书、图表、电报、传真件等为合同的组成部分。重大合同指担保合同（含保证、抵押、质

2、押等）、并购合同、重组合同、涉外合同、合同金额在公司上年度末总资产数额1%以上或标的为IOoO万元（人民币，下同）以上的合同以及其他对公司生产经营有重大影响的合同。重要合同包括但不限于合同金额在500万元以上的合同；与辅业有关的合同，包括粉煤灰处置/销售合同、燃煤采制化委托合同等；燃煤供应服务合同；期限超过3年的单项合同；其他对公司或本单位生产经营有重要影响的合同。上级单位指。分管领导指合同承办部门分管业务的公司领导或代行相应职能的领导。第三条本办法适用于公司本部及各单位。第二章组织与职责第四条合同管理采取合同归口管理部门与承办部门、协办部门管理相结合的形式，实行“谁承办、谁负责”的原则。第五

3、条法律事务部是公司的合同归口管理部门，按照本办法的规定负责公司合同的管理，指导、监督和评价各单位合同的管理工作。第六条各单位应明确合同的归口管理部门，在本单位分管领导的管理下，全面负责本单位合同的管理工作并进行指导和监督。第七条合同归口管理部门的具体职责包括：（一）宣传贯彻国家有关合同方面的法律、法规和规章；（二）建立健全公司的合同管理体系，制订公司合同管理相关制度，并负责组织执行；（三）参与公司重大合同的文本起草工作；（四）推进合同范本的标准化及宣贯工作；（五）对合同的合法性、有效性进行审查，提出审查意见；（六）监督公司合同依法、依程序签订；（七）监督合同的履行情况，对履行中的重要问题进行分

4、析,提出意见或建议，实现监管闭环；（A）参与处理合同纠纷；（九）对合同承办部门进行法律业务指导；（十）负责公司合同的编号、登记、统计、例行报表；（十一）负责合同资料的归集，定期移交档案管理部门存档;（十二）管理、维护公司法律管理信息系统；（十三）检查、指导、监督各单位的合同管理工作；（十四）其他应由合同归口管理部门承担的职责。第八条合同承办部门是指依据管理职能或受委派或指定，组织、协调、负责合同谈判、签订和履行的部门。承办部门的职责包括：（一）依据国家招投标法律法规和公司采购管理规定，确定合同签约对方；（二）负责对合同签约对方的资信情况和履行能力进行审核;（三）负责承办合同的具体谈判；（四）根

5、据承办业务的具体情况，负责起草、修改合同文本;（五）根据本办法规定履行承办合同的审批会签程序；（六）办理合同的签字、盖章等事务；（七）负责合同的履行，解决合同履行中出现的具体问题；不能解决的问题，应及时向分管领导或相关部门反映或提请处理;（A）及时将合同资料移交法律事务部归集存档；（九）其他应由承办部门承担的职责。第九条合同协办部门是指除法律事务部、承办部门以外，在公司承担具体管理职能，对合同进行相关技术或业务审查的部门。协办部门的具体职责包括：根据相关的法律、法规和规范性文件、上级单位及公司的有关规定，按照各自的职能权限对合同进行相关技术或业务审核。第十条合同承办人指承办部门内具体负责合同谈

6、判、订立、履行等事务的管理人员。合同承办人应对其承办的合同自合同意向起至合同履行完毕全过程予以跟踪，期间出现的与合同有关的问题，由承办人及承办部门负责处理；必要时与有关部门及合同归口管理部门进行协商，并以承办部门为主进行解决。第H一条公司办公室负责合同、授权委托书的用印工作及合同档案的归档保管工作。第十二条公司企业法律顾问或者外聘律师根据公司要求对重大、疑难、复杂的合同事务给予必要的法律支持，进行规范、审查或修改。第三章合同管理事项第十三条各单位合同签订应严格执行本单位的合同审批会签程序，并须经过企业法律顾问或者外聘律师审核并签署法律审核意见。如果各单位的合同所涉及的业务需经公司审批的，应当在

7、取得公司批准后再履行本单位合同审批程序，公司批准文件应作为合同资料一并存档。各单位应当在法律管理信息系统中履行合同审批程序。第十四条凡在经营管理活动中以公司或各单位名义与外界发生经济往来，涉及金额在五万元以上的，应当签订书面合同；属于即时清结的，经分管领导批准，可以不签订合同。涉及金额不足五万元的可以不签订书面合同，但情况特殊的，如权利义务关系复杂、履行期限较长、有专业技术要求等情况，应当签订书面合同。第十五条公司及各单位涉及重要经济事项的合同审核，要严格按照“三签制度”的要求，完成合同的审批手续。第十六条应采用招标方式进行的采购项目，应严格履行招标程序，按照招标结果与中标人签署合同。各单位的

8、采购和销售类单项合同期限不得超过三年，否则应在签署前上报公司法律事务部审核。第十七条法律事务部根据公司及各单位的业务需要，结合各业务部门意见，逐步推进合同范本的标准化。各承办部门应在谈判中使用公司下发的标准合同范本。签约对方提出使用其合同范本作为签约基础时，可以结合各方合同范本拟订合同。第十八条各单位应每月向公司法律事务部报备合同签订情况。包括合同签订数量、合同金额、重要/重大合同签订信息等。重大合同签订后应同时报备重大合同及相关文件扫描件。第十九条每一合同均应明确合同的承办部门和承办人。承办人须依法律、法规及本办法的规定进行合同相关工作。第二十条合同为公司的商业资料，有关人员应保守合同秘密。

9、任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。第四章合同的签订与审查第二十一条公司合同签订程序为：项目调研、资格预审、合同谈判、合同立项、文本起草、法律审核、协办部门会签、公司领导审批、法定代表人/负责人或授权代表签署、合同用印。第二十二条合同签约对方选定程序应符合国家招标投标法律法规和公司采购管理相关规定。第二十三条在合同签订前，合同承办部门或承办人应对合同签约对方的主体资格、专业资质、履约能力、商业信誉和其他资信情况进行了解和审查：（一）合同签约单位应具有经年检的营业执照，其登记的内容与实际相符；（二）合同标的涉及专营许可或等级、资质的，当事人应具备相应的许可、等级证明、资质证书等；（

10、S）合同由当事人的法定代表人签订时，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书；（四）由代理人代签合同的，应出具法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；（五）具有相应的履约能力：具有支付能力、生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资信证明、验资报告等相关文件；（六）具有履约信用：从未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；（七）上述所列各种文件由合同承办部门根据需要留存备查,其文本为复印件时，须由文件提供者加盖公章。第二十四条合同谈判由合同承办部门负责组织。重大、复杂的合同谈判，应有法律人员和经济技术等专业人员参加。第二十五条合同的的起草由承办部门负责，起草合同应严谨、简练、准

11、确：（一）合同的主要条款完备，权利义务约定明确，合同内容有利维护公司利益；（二）合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释；（三）合同涉及数字、期限的范围时须注明是否包含本数；（四）除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成；（五）公司合同范本中有标准合同格式的，应采用标准合同文本。凡国家或行业有标准或示范文本的，可以优先适用；（六）合同承办部门应配合法律事务部就经常性交易制定标准合同范本，适时对公司合同范本进行完善。标准合同范本可参照有关国际公认或国内普遍适用的标准合同，其条款应完备，特别应规定法律适用、违约责任和争议解决方式等内容。第二十六条合同主要条款应包括以下内容：（一）合同各方的

12、法定名称、住所、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；（二）签约的目的和依据；（三）标的；（四）数量和质量，包括检测标准和方式；（五）价款或酬金，包括支付方式；（六）履行的地点、期限和方式；（七）争议解决方式；（A）违约责任；（九）变更或解除条件；（十）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；（十一）正副本份数、存放地点；（十二）生效的时间和条件；（十三）附件名称；（十四）签约的地点、日期；（十五）签约各方公章或合同专用章；（十六）法定代表人/负责人或授权代表签章；（十七）其他相关条款。涉外合同的内容按照有关法律规定确立。第二十七条公司合

13、同正式签订之前，由承办人按照本办法的规定在法律管理信息系统中履行审批会签程序，包括填写合同审核表，上传合同立项文件（含采购依据文件）、合同文本材料及关联文件等，提请承办部门、合同归口管理部门、协办部门分别审核，并由各审核部门出具审核意见。合同归口管理部门、协办部门在审查合同文本时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。合同归口管理部门在必要时，应对审核的合同出具法律审核意见书（附件1）。第二十八条合同归口管理部门对合同的审核内容包括：（一）合法、合规性1 .内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无违反法律、法规、政策，无规避法律行为，无显失公平内容；2 .审批、签约程序符合公司制

14、度的管理要求；3 .各审核部门审核意见齐备；（二）严密性1 .条款齐备、完整；2 .文字清楚准确；3 .设定的权利和义务具体、确切；4 .相应手续完备、合法；5 .相关附件完备、合法；6 .正副本及附件份数齐备。（S）有效性1 .合同条款履行方式具有可行性；2 .担保方式切实、可靠；3 .约定的争议解决方式有效。（四）合同归口管理部门认为需审核的其他内容。第二十九条协办部门对合同审核的内容包括：（一）合同的技术性1 .工程技术依据真实、可靠；2 .技术措施完备、可行；3 .技术标准和参数科学、真实、可行。（二）合同的可行性1 .整体项目技术具有可靠性；2 .具有可操作性；3 .涉及的知识产权已

15、采取相应的保护或限制措施；4 .无损公司商誉、商业秘密及其他利益。（三）协办部门认为需审核的其他内容第三十条财务部门对合同的审核内容包括：1 .符合财政、金融、会计等法律法规和规章制度；2 .合同金额或关联交易额度符合预算；3 .商务条款准确、清晰、无歧义、具有可操作性；4 .价款、酬金的确定正确、合理、合法；5 .资金结算、酬金支付方式符合公司财务管理制度的管理要求;6 .国内发票种类的选择及相关税金支付的约定；7 .涉外合同中关于国际纳税及双边税收协定等相关条款；8 .符合关联交易上限规定；9 .财务部门认为需要审核的其他内容。第三十一条办公室对合同的审核内容包括：（一）合同用印是否履行合同审批程序，是否提交合同审核表，法定代表人/负责人或授权代表是否已在合同上签署；（二）合同用印份数的准确性。第三十二条承办人向各有关部门提交合同资料进行审核时，应给每个审核部门预留合理的审核时间，一般不少于3个（含本数）完整工作日，重大合同不少于5个（含本数）完整工作日，可即时完成的程序性审核除外。第三十三条承办人可将合同文本电子版文件先行提交合同归口管理部门或其他合同协办部门审阅，待确认无误后，再履行合同审批会签程序。第三十四条各审核部门遇