商场总务后勤管理制度.docx

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1、商场总务后勤管理制度第一节政策法规管理事项为保证商场各项业务活动顺利进行，商场在购、销等工作中应按章行事，加强政策法规管理。第一条商场在经营过程中，应注意各项手续齐备，特别是对方应提供的准运证、调运证、生产许可证、经营许可证、卫生许可证、代理批文、商标注册等各种证件，应在内容上、时间上与实际相符并要有专人负责存档、保管。商场经理要切实负起责任，避免造成损失。一旦出现问题要及时向商场经营部汇报。对造成不良影响和经济损失的要追究其主管经理及当事者的责任。第二条商场在经营过程中，要严格执行中华人民共和国产品质量法、中华人民共和国反不正当竞争法、中华人民共和国消费者权益保护法及有关政策法规。第三条为有

2、效地保护消费者的合法权益，切实树立商场的良好信誉，各柜台对所售出商品的质量要实行“先行负责制”，避免出现因质量问题发生纠纷。第四条如商场经营的商品涉及专项管理的，要先向商场经营部申报，待手续完备后，方能经营，若违反制度，一经发现，追究其主管经理责任。第五条企业法人营业执照正本由商场总经理办公室负责悬挂在总经理办公室墙上；专项商品经营许可证、广告经营许可证、卫生许可证的正本、主件由总经理办公室负责存档。第六条由市场经营部归档、保存企业法人营业执照副本、专营证副本、许可证副本。第七条各柜组、各部室因公事需要借用执照副本时，要向市场经营部出具盖有本部门公章的借条，借条内容包括事由、前往单位借用人签字

3、，用后要及时送还。第二节办公用品管理规定一、办公物品的购买第一条为了统一用品限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责。第二条办公用品管理是根据办公用品库存量情况以及消耗水平，向办公用品管理室经理报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向管理经理提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。第三条在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买

4、或者订购的方式。第四条在各部门申请的办公用品中，如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经办公用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。办公用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。第五条按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。第六条所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。第七条收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票,经主管签字盖章

5、，作好登记，转交出纳室负责支付或结算。第八条办公用品原则上由总公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。二、办公物品的申请、分发领用及报废处理第九条各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。第十条办公物品申领程序。(1)接到各部门的申请书(2份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品

6、规格与名称，以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。(2)发送室进行核对后，把申请的全部用品备齐，分发给各部门。(3)用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第十一条对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。三、办公物品的保管第十二条所有入库办公用品，都必须一一填写台账(卡片)。第十三条必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时采取防虫等保全措施。第十四条办公用品仓库一年盘点2次(6月与12月)。盘点工作

7、由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致，必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条印刷制品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写报告递交办公用品管理室主任。第十六条必须对商场各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，每月5日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。办公用品管理室对报告进行核对，检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。四、对办公物品使用的监督与调查第十七条对商场各部门进行监督调查

8、的内容包括：(1)核对用品领用传票与用品台账。(2)核对用品申请书与实际使用情况。(3)核对用品领用台账与实际用品台账。第十八条对办公用品管理部门进行监督调查的内容包括：(1)核对收支传票与用品实物台账。(2)核对支付传票与送货单据。第三节办公消耗品管理规定第一条本商场为加强对办公消耗品的管理，特制定本规定。第二条办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。第三条办公消耗品一年的消耗限额为X万元，各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。第四条办公消耗品的购买与管理，由总务部负责，下设保管员处理领用事务。第五条总务部必须把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量，以及各种消耗品的市场价格、消耗品的

9、最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。第六条对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，总务部据此进行必要的调查后决定是否准予采购。如果一次采购价格总额超过X万元时，须经总务部门主管同意，必要时须请示总经理。第七条在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若牵涉多个部门，则需要一式多份,然后将这些材料送至总务部，并附上委托订制或订购申请单。之后，总务部在其责权范围内，审核新格式、订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等。通过审核后，还必须就是否由本公司自行复制或

10、复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。第八条向总务部领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时，申请者以及其部门主管必须加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。第九条局部使用或特殊用途的账簿传票，其订购与领用统一由总务部调控与管理。使用部门或申请者必须按程序提出申请。第十条总务部必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，并向总经理作出报告。第四节商场办公物品管理制度第一条行政管理部负责商场办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，电脑及附属设备的购置与管

11、理，由信息管理部设专人负责。第二条商场各部门将所需办公用品清单提前半个月报至行政管理部，行政管理部根据实际用量和库存情况制订购置计划，经总经理批准后购置。第三条特需办公用品、低值易耗品和通信设备，须经主管总裁批准，由行政管理部负责购置，然后记入备品保管账目。第四条备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理。第五条备品仓库设专人负责。备品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。未办入库手续者，财务一律不予报销。第六条备品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日

12、清月结。第七条做好出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。第八条各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政管理部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。第九条行政管理部负责收回商场调离人员的办公用品和物品。第十条行政管理部建立商场固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。第五节商场办公用品发放规定第一条本商场为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第二条商场各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第三条各部门应指定专人管理办公用品。第四条各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用

13、品。第五条采购人员须根据计划需要采购，保证供应良好。第六条办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。第七条任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。第八条应加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火。第六节文具用品管理制度第一条为使办公文具用品管理规范化，特制定本制度。第二条本制度所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。（1）消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等。（2）管理消耗品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸等。（3）管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码

14、机、姓名章、日期章、日戳、计算器、印泥等。第三条文具用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠笔、橡皮擦、直尺等。部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。第四条消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。第五条消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品,但纯消耗品（如直线纸）不在此限。第六条管理品移交时如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第七条文具的申请，应于每月25日由各部门提出“文具用品申请单”，

15、交管理部统一采购，并于次月1日发放，但管理性文具的申请不受上述时间限制。第八条各部门设立“文具用品领用记录卡”，由管理部统一保管，在文具领用时作登记使用，并控制文具领用状况。第九条文具严禁带回家私用。第十条文具用品一般由管理部向文具批发商采购，其中必需品、采购不易或耗用量大的物品，应酌量库存，管理部无法采购的特殊文具，可以经管理部同意并授权各部门自行采购。第十一条新进人员到职时由各部门提出文具申请单向管理部领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余文具一并还交管理部。第七节网络使用管理规定第一条为规范商场网络的管理，确保网络资源高效安全地用于工作，特制定本规定。第三条本规定涉及的网络范围包括

16、商场各办公地点的局域网、办公地点之间的广域连接、商场各片区和办事处广域网、移动网络接入、互联网出口以及网络上提供的各类服务如互联网电子邮件、代理服务、自动化办公平台等。第三条管理工程部作为商场网络的规划、设计、建设和管理部门，有权对商场网络运行情况进行监管和控制。知识产权室有权对商场网络上的信息进行检查和备案，任何引入与发出的邮件，都有可能被备份审查。第四条网络日常使用注意事项。(1)任何人不允许在网络上从事与工作无关的事项，违反者将受到处罚。同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上，如出现要追查责任。(2)公司网络结构由管理工程部统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构，办公室