国企招标采购内部控制探讨.docx

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1、国企招标采购内部控制探讨摘要:招标采购是国企业务的重要组成部分,直接关系到国企主营业务能否顺利开展,也是决定国企健康运营的关键。由此可见加强招标采购控制力度的重要性,建立内部控制机制势在必行。本文从国企角度出发,首先分析了国企招标采购流程中,在内部控制制度建设方面存在的问题,随后结合内部控制问题,从覆盖采购业务流程、融合信息化模式等角度,总结了内部控制策略,为招标采购保驾护航。关键词:国企;招标采购;内部控制一、招标采购问题1内部控制体系覆盖度问题。(1)业务覆盖面窄。国企招标采购制度未必足够完善,对于内部控制的重视程度不够,意味着内部控制的实际权限较小,对于招标采购的约束力有限。即便建立了内

2、部控制机制,实际执行过程中存在执行效率低、执行不及时等问题,甚至导致招标采购管理真空现象,降低招标采购制度的合理性。(2)制度建设问题。不可否认的是国企构建了内部控制机制,应对招标采购体系中可能存在的问题。但是内部控制体系偏重于招标采购流程的整体性问题,细致性相对欠缺。招标采购实际上是一个风险丛生的业务,部分风险因素的表现力较强,也有很多潜在风险因素。如果内部控制体系过于关注招标采购的全过程,对于招标采购中的风险关注力度不足,实际上降低了内部控制体系的执行效力,无力发现招标采购流程执行中的风险,更遑论风险点的定位与监督。国企招标采购立项未必绝对合理,如果内部控制体系缺位,对于招标采购项目的合理

3、性控制力度不足,无法判断立项是否适应招标采购的要求,则会降低招标采购合理度,对于招标采购项目中的切分现象,应对能力也存在欠缺。(3)内部控制缺位。部分国企的内部控制体系虽然比较完善,但是在招标采购中并没有实际利用内部控制体系,实际控制过程中受人为主观因素影响较大,提升招标采购流程的不确定性。国企招标采购流程受授权、审批控制等因素的影响较为明显,设定招标采购比例、报价过程中难免存在纸漏,采购信息在不同部门之间的传达也未必精准。换言之,内部控制缺位意味着招标采购的事前与事中控制沦为形式,只能根据招标采购执行过程中的问题进行事后补救,实际处理效果可想而知,降低招标采购执行质量。2.内部控制实施问题。

4、招标采购流程一般包括开标、评标等多个环节,内部控制制度的建设,全面考虑招标采购流程的全部环节,充分遵从制衡性、成本效益等原则。但是仅仅关注到招标采购业务流程覆盖远远不够,与招标采购具体流程的融合度问题,也会影响到内部控制执行效果。(1)管理问题。的招标采购公告内容规范度不足,对于采购物资规格、交货期限范围等关键信息设置不合理或者有倾向性表现,招标采购公告时间不清晰、文件更新不及时,都会导致招标采购问题。这些现象实际反映出内部控制实施不力的问题,由于招标采购公告内容不清晰,容易造成与签订合同内容之间的矛盾。(2)开标问题。在招标采购的开标环节,可能存在供应商资质审核不到位、部分事项处理不标准等问

5、题。针对供应商资源管理力度不足,资质审核与供应商管理关联性较弱;进入到招标采购的开标阶段后,无法确定投标人资质设定是否合理,对于供应商资质也缺少判断依据,实际参与投标的供应商未必符合投保人资格,降低招标采购投标合理度,反映内部控制体系监督能力缺失的问题。在开标阶段,内部控制体系的作用有限,只能审核投标人提供的资质文件,或者判断供应商是否在合格名录中,审核范围有限。开标阶段可能出现评标方法覆盖度不足的问题,缺乏解决开标阶段特殊问题的有效手段。例如投标人在提供的报价文件中,没有按照标准书写内容,导致投标关键信息模糊不清;这种情况下,可以直接取消投标人的投标资格,或者给予投标人澄清信息的机会,具体处

6、理方式只能在现场定夺,提升招标采购开标的主观成分,内部控制人员的主观判断起到决定性作用,一定程度上降低了招标采购的公平性。由于缺少统一性执行标准,针对类似情况的处理方式可能完全不同,对于招标采购结果的影响极为显著,体现内部控制体系的尴尬之处。(3)定标问题。部分国企的招标采购流程体系中设置了多轮报价环节,甚至允许跟标,这些环节都与招标采购的公平公正基本原则违背,也为招标采购中的串标现象埋下伏笔。确定招标采购项目的预中标人后,仅仅向预中标人通知,并没有配套的内部控制审核与复核环节;一旦通知操作失误,则会产生要约认知偏差纠纷,影响招标采购公正性。在招标采购流程中设置保证金模式,对投标以及合同履约环

7、境进行约束,保证金设置比例则会影响招标采购最终效果。如果招标采购保证金设置不当,一旦市场环境出现较大波动,可能干扰招标采购的正常进行,造成招标采购中的纠纷。由此体现内部控制的重要作用,提升招标采购应对市场因素冲击的能力,最大限度保证招标采购公正合理。二、内部控制策略1.覆盖全部业务过程。当前国企的内部控制体系尚不足够完善,与业务的融合度相对较低,因此企业经营活动中的评估体系偏重事后评估,未能将评估环节前移,注重发挥追责体系的作用,起到的最好结果也就是“亡羊补牢”。在这种模式下,国企工作人员参与内部控制的主动性明显不足,降低企业响应市场变动的能力。若能建立覆盖业务全过程的内部控制体系,对于优化招

8、标采购体系大有裨益。在遵守国企所在行业法律法规要求的前提下,基于企业现有招标采购体系,从内部控制的角度出发,注重企业业务制度的规范和统一,梳理招标采购体系,确保招标采购业务真正与内部控制体系融合,发挥内部控制对于招标采购工作的指导作用,最大限度保证招标采购工作公开透明。构建招标采购制度时,需要关注到国企现有招标采购流程中的项目立项、资格审查、开标、定标等常见环节,将招标采购流程作为划分内部控制模块的重要依据。对于招标采购流程中的重点风险控制区域,将其定为风险控制点并形成清单,确保招标采购风险控制点。具体内容如下:(1)权责划分。招标采购制度的制定,需要内部控制部门牵头进行,同时拟定与招标采购相

9、关的预算、付款等流程。制定招标采购制度的过程中,财务部门提供指导性意见,保证招标采购制度符合国企财务状况。尤其要注意招标采购流程中的风险点,合理划分内部控制人员、财务人员等工作人员的责任,确保招标采购责任快速追溯。(2)供应商管理。针对国企供应商加强管理力度,内部控制部门定期核查供应商,结合信息化手段建立供应商数据库,对供应商进行动态实时管理,确保供应商信息快速更新。多渠道检索供应商数据信息,掌握供应商的合作情况、合作质量、招标采购履约率等信息,作为评价供应商的重要依据,由此形成供应商等级机制,帮助国企更好地定位供应商,定期供应商评级结果。在招标采购的开标环节,提供通过评审的供应商名单信息;内

10、部控制部门要保证供应商信息的可靠性,确定供应商资质过关后签发供应商名单,并将名单提供给开标人员作为参考。(3)招标采购管理。规范招标采购流程,注意招标采购公告的时间;若需要招标采购澄清公告,需要确定公告的时间范围,确保澄清公告得当。关于招标采购的规则,原则上以报价与评标一次性完成为首选,尽量不要设置多次竞标或者不需要的程序。严格执行招标采购公告的时间要求,在公告截止时间之后执行限价、确定采购数量等关键流程。国企与中标单位签订的招标采购合同应当作用合同范本的要求,因此合同范本在招标采购文件体系中扮演重要角色。在招标公告的同时,合同范本内容;在正式合同范本后,范本中的任何内容不能修改。若必须修改招

11、标采购合同范本内容,必须澄清公开修改的内容,否则不能执行修改。关于投标保证金的缴纳,应当严格执行保证金缴纳比例,由投标人缴纳;或者在中标之后,向中标单位收取合同履约保证金。注意设置并利用风险控制点,有效控制招标采购流程中的潜在风险,避免风险因素带来严重后果。(4)人员管理。完成招标流程后进入到评标阶段,严格执行投标人员选取流程。在内部控制人员监督下,在国企的招标采购关联部门中,随机遴选评标人员,确保评标工作合理公正开展。评标人员不能固定,应当合理有序流动,及时调整评标人员队伍,采用定期轮岗模式,保证评标人员队伍可靠。国企尝试建立评标人员库,将符合评标标准的人员信息列入其中,并作为准评标人员;每

12、次招标结束后,在评标人员库中选择评标人员,同时针对评标人员、准评标人员做好制度宣传培训工作,建立评标相关人员的内部控制意识,加强招标采购业务培训力度。(5)合同管理。注重招标采购公告与合同内容的关联性,相互之间应当紧密关联,保证招标采购内容的客观公正性,避免招标采购公告中存在不符合要求的内容。加大招标采购公告中关键条款的关注力度,例如招标采购项目货品的质量标准、运输要求、保险条款、约束条款等等,注意关键条款的对比分析,避免招标采购公告中存在明显倾向性的条目,或者与市场普遍标准偏离较多,保证招标采购公告足够公正。另外要验证招标采购关联合同条款内容,确保合同条款客观公正准确。(6)信息安全。招标采

13、购涉及到国企的重要领域,尤其是在电子招投标模式逐步推行的背景下,注意招标采购中的信息安全很有必要。对于接收电子投保书的账号,需要保证绝对安全;账号密码超过15位,由23个人分段管理密码,避免单人获取操作账号的权限。接收电子标书的账号密码必须定期更换,避免密码泄露或者被窃取。对于账号关联手机号所在的手机,由内部控制部门派专人管理,不经允许不能操作该手机,保证账号关联手机的绝对安全。对于评标阶段中的关键信息需要截标处理,否则不能告知评标工作人员以及相关内控工作人员。(7)沟通机制。针对招标采购拟定的评标方案,需要经过国企管理层的审批方可生效。针对开标过程加大监督力度,内部控制人员全程监督开标过程,

14、完整记录并传达评标方案审批意见,确保招标采购开标过程与评标方案审批传达准确无误。2 .建立动态监督机制。招标采购流程中存在较多不确定性因素,对招标采购最终结果的影响不容忽视,需要发挥内部控制监督的作用。围绕招标采购构建动态监督机制,体现内部控制机制的监督价值。通过内部控制体系,有效识别招标采购流程中的风险、评价招标采购流程的每个环节,落实招标采购改进任务。(1)发挥内部控制人员的作用。优化招标采购流程,明确纪检监察、风险控制等部门人员在招标采购流程中的职责和定位,实现招标采购与内部控制的融合。以招标采购流程中的各类风险点作为切入点,建立动态监督模式。围绕招标采购流程中的风险建立自查模式,加强招

15、标采购自查力度,从容控制招标采购的风险因素,并将风险控制能力作为评价内部控制体系水平的重要依据。从外部审计或者整改中的重点要求和环节入手,提升内部控制工作要求,将审计要求、整改要求作为内部控制体系的重要组成部分,完善并提升内部控制体系的效能。国企借助内部控制体系,定期自查招标采购流程,不断提升内部控制体系的能量。(2)以改革为抓手强调内部控制作用。近年来国家针对国企改革颁布了行动方案,说明国企改革需要注意的事项以及具体要求,尤其强调国企改革中的量化考核,实际上指明了内部控制的重要性。国企改革与内部控制注定紧密相连,在招标采购制度改革中,也需要围绕改革核心理念,建立招标采购量化评价模式,将控制行

16、为落到实处,逐步体现改革成效。3 .重视信息化建设。围绕招标采购工作建立信息化系统,实现信息化与招标采购体系的融合。例如国企以招标采购优化为抓手,建立招标采购管理系统,将招标采购流程中的各项环节整合信息化环境中,显著提升招标采购流程的执行效率。针对招标采购的内部监督与反馈更加顺畅。国企部门内部不会存在信息孤岛,各部门之间的信息进度完全统一,招标采购信息梳理效率进一步提升,更快、更精准地发现招标采购流程中的风险,促进招标采购体系健康运转。(1)搭建专业管理平台。借助信息化模式,围绕招标采购流程建立管理平台,提升招标采购业务的规范度与透明度,避免招标采购中的暗箱操作,招标采购的每个环节直接体现在管理平台中,吻合招标采购透明阳光的基本要求。招标采购管理平台的建设,有效约束招标采购流程中的各项行为,对于不规范行为起到震慑作用。通过信息化优势,快速收集并分析招标采购信息,排除其中的不合理现象,避免招标采购中出现围标、串标的现象,坚决打击国企招标采购中的内外勾结现象,最大限度保证国企资产的绝对安全。招标采购管理系统在诸多国企已经有应用实例,在物资、原料招标

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