五金配件采购控制制度及流程规范.docx

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1、五金配件采购控制制度及呈规范五金配件采购控制制度一、目的为了规范公司五金配件采购过程，保证五金配件采购及时、质量合格，保障生产的正常运行，特制定本制度。二、范围适用于公司五金配件（劳保类、轴承类、备品备件类、管件类、普通药品类、器械类、工具类、三角带、标准件类、电器类、钢材类等）的采购控制。三、取贵1、使用单位负责汇总本单位使用需求并报五金库以及协助验收、质量信息的反馈。2、五金库负责汇总库存需求进行计划申报以及验收、入库、质量信息的反馈。3、供应部负责五金配件的询价与购买。4、财务部负责单据的核对及货款结算。四、工作流程1、采购计划申报：使用单位根据使用要求报五金库，五金库根据库存情况填报计

2、划进货通知书，填报时必须写明物品名称、规格型号、品牌、产地等，特殊需求的物品要注明生产厂家，以方便供应部采购及时、准确，经部门负责人签字批准，生产副总签字批准，交供应部采购。2、采购计划的执行2.1供应部收到计划进货通知书，经部门经理确认，内勤登记后，交五金配件采购员进行采购。2.2五金配件采购员查询合格供应商名录，无此类五金配件的合格供应商，执行供应商评价准则，选定合格供应商，再执行本制度2.3条款。2.3若有此类产品合格供应商，五金配件采购员应向我公司的合格供应商询价，合格供应商报价后订货。遇市场行情波动较大、价格需要调整时，五金配件采购员填写询价单，供应部经理选定此次五金配件采购的供应商

3、（使用单位若指定采购某一厂家的配件，需使用单位负责人在询价单上签字确认），采购总金额在2万元以上的由主管副总签字确认。2.4选定供应商后，采购总金额在2万元以下的由五金配件采购员通知供应商送货。采购总金额在2万以上的需要签订采购合同，具体执行采购合同管理规定。2.5订货完毕或合同签订完毕后五金配件采购员应及时与供应商沟通保证在双方约定的时间内保质保量到货。2.6使用单位急需物资供应部必须在办公室内的黑板上公布，供应部内勤督促五金配件采购员及时完成。2.7如不能按照双方约定的时间到货，设备采购员要及时汇报部门经理，由部门经理负责对此事件进行调查并拿出处理方案。对五金配件采购员按照绩效考核细则处理

4、。3、采购产品验收五金配件进厂后，由五金库、供应部和相关部门进行验收，如价格高出上次采购价格的5%,五金库库管员应及时上报部门负责人；如因价格变化需要入库时，必须有供应部出具的价格调整通知单，否则拒绝入库。具体执行生产技术部五金库管理流程。4、财务入赈供应商开具发票，五金配件采购员将收货单和发票核对后签字，交部门负责人审核，再报经营副总签字后送财务入账。5、付款结麻采购员根据合同的约定向供应部经理汇报，并填写预付、应付款项申请、批付单由供应部经理签字，财务部在预付、应付款项申请、批付单上填写财务查询结果,报经营副总审批，送交财务部后支付，具体执行财务部资金办法6、质量反馈6.1使用过程中，若发现质量问题，使用单位填写质量信息反馈单及时反馈给生产技术部、供应部和财务部。6.2供应部根据使用单位的质量反馈信息，联合生产技术部进行调查，并联系供应商进行维修或退换货处理。五、相关文件1、采购合同管理规定2、绩效考核细则3、五金配件管理流程六、相关记录1、计划进货通知书2、合格供应商名录3、收货单4、询价单5、资金办法6、质量信息反馈单附件:五金配件采购流程图