公司合同法律事务管理办法.docx

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1、公司合同法律事务管理办法1范围本标准规定了公司、子公司等所有对外独立签订、履行、变更和解除的销售类合同、采购类合同、租赁类合同等。公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理，不适用本标准。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。民法典公司合同法律管理办法法律工作管理合同专用章管理案件管理规章制度管理3术语和定义3. 1法定代表人法定代表人指依法律或法人章程规定代表法人行使职权的负责人。授权委托书授权委托书是指公司的法定代表人，授权委托公司相关人员在授权范围内，以法定

2、代表人的名义行使职权或办理公司有关事务的法律文件，是被授权人的权利证明书。委托代理人基于被代理人的授权行为而享有代理权的人。合同是指在各类经营、管理活动中签订/出具的或拟签订/出具的、具有法律效力或意欲使其具有法律效力的合同、协议、担保函、意向书等文件以及相关联的附件和从合同等。合同法律管理是指在合同的订立和履行过程中，由法律机构提供法律服务、防范法律风险的法律管理活动。4总则4.1 合同法律管理遵循原则a）合法规范原则；b）严格审查原则；c）统一指导、分级管理原则。4.2 公司设置专门法律机构，负责指导、协调、监督公司及所属子公司合同法律管理工作，并提供法律咨询服务。公司法律机构可以根据公司

3、合同法律管理工作需要，调阅、检查各业务单位对外签订的合同文件。5合同规范文件5.1法律机构根据公司业务发展需要，对公司内部普遍使用或有重大影响、需要统一规范的合同，组织公司各业务部门制定、修改合同范本、示范条款、合同指南和/或守则（以下统称“合同规范文件”），建立合同规范文件文本库并在公司内部推广使用；公司各业务部门在合同规范文件使用过程中遇到的问题应及时向法律机构反馈，公司法律机构接到反馈且采纳的，应在7日内修改完善。5. 2公司法律机构负责将公司制定或修改的合同规范文件报公司法律部门备案。5.3 签订合同时，对于公司已有合同范本和示范条款的，应争取在公司合同范本和示范条款的基础上谈判和订立

4、合同。5.4 公司法律机构负责合同规范文件的宣传、讲解，并协助业务部门推广使用合同规范文件文本库内的合同规范文件。6合同的法律审核及服务6.1 法律审核主要审查合同中受法律规定影响的条款。发现合同在合法性上存有缺陷的，负责审核的法务专员应当提出改进和完善的意见。6.2 以公司为合同当事人的所有合同，在审批决策前应当由法律机构进行法律审核。根据公司相关管理制度规定，需要公司审批决策的事项，在报公司审批决策前，相关合同应当由法律机构进行法律审核。6.3 公司对外谈判和签订重大、复杂合同前，应该提请集团法律合规部或公司法律机构审核合同文本及提供相关法律咨询服务。6.4 法律机构应在收到合同的次日起一

5、个工作日内出具法律意见。对于重大、复杂合同，应当于收到合同的合理时间内出具法律意见。6.5 对于出具过书面法律意见的合同，相关业务部门在上报有关领导层决策时,应当将法律意见作为附件一同上报，并书面说明对法律意见的采纳情况。6.6 法律机构出具的文件（包括但不限于法律意见、法律分析、会签意见等）属于内部文件，应当保密。未经公司法律机构同意，不得对外披露。6.7 审核重大、复杂合同，需要聘请外部律师提供法律服务的，按照公司聘用律师的规定执行。6.8 涉及适用港、澳、台地区或外国法律的合同，按照集团和公司聘用律师的规定，聘请相应地区/国家的律师或者其他具备相应法律服务资格的人员进行法律审核或提供相关

6、法律咨询服务。6.9 合同经过法律审核，且履行完相关决策程序后，方能用印盖章。6.10 合同页数为多页时，用印时须在合同骑缝处加盖印章。6.11 任何部门和个人不得为空白合同加盖印章。7合同文件及合同执行的法律管理7.1 合同签订/执行部门应当完整、妥善地保管全部合同资料的原件，包括但不限于项目开发阶段的资料、合同、合同修改文件（包括所有带有要约、承诺意思表示的文字资料）、合同执行文件、合同大事记、往来函电及其收发记录和凭证等。合同执行完毕，相关部门应当整理案卷，并根据档案管理的有关规定进行归档保存。7.2 在合同订立和执行过程中，负责合同谈判、执行或合同案卷保管的人员发生变动的，应当认真做好

7、交接工作，及时、全面移交合同资料，办理交接手续。未办妥合同交接手续的，不得办理离职手续。7.3 参与合同订立、履行等环节的人员离职的，离职人员所在部门应当及时以书面形式通知与该离职人员正在进行业务交往和曾有长期业务往来的客户。必要时，应当及时在报纸上刊登公告。7.4 合同签订部门应当加强合同执行的监控工作。合同相对方违约的，应当注意及时收集、保存有关的书面文件，并立即会商法律机构研究相应对策，及时采取措施。在合同执行过程中，合同相对方发生破产、清算、兼并、重组等重大事项的，合同签订部门应立即会商法律机构及时采取措施，维护企业的合法权益。7.5 合同执行过程中合同主体发生变更的，合同签订部门应当

8、及时咨询法律机构，提交有关变更文件、资信审查报告等文件，根据法律意见妥善处理，以防止出现不利于保护企业权益的情况。7.6 合同执行过程中需要变更、解除合同的，合同签订部门应当及时咨询法律机构，根据法律意见妥善处理，以防止出现不利于保护企业权益的情况。8合同纠纷的解决8.1 在执行合同的过程中，与合同相对方发生纠纷的，应当本着友好协商的态度，在不损害企业利益的前提下，力争通过协商方式解决。需要法律机构提供咨询、审查文件、参与谈判的，业务部门应当将有关资料提交法律机构，法律机构应当积极协助办理。如无法及时以协商方式解决，可能形成仲裁或者诉讼案件的,业务部门应当及时将案件通报至法律机构。8.2 合同

9、纠纷即将形成或者已经形成仲裁或者诉讼案件的，应按照公司经济纠纷案件管理的规定办理。9合同的授权委托9.1 签订合同实行授权委托制度。合同由法定代表人签订，也可以由法定代表人书面授权的人员代理签订。除法定代表人外，其他人签订合同必须取得法定代表人的书面授权委托。9.2 代理法定代表人签订合同的，被授权人应持法定代表人批准并加盖公司公章的授权委托书，在授权范围内签订合同。9.3 授权委托书中载明的权利应当符合国家法律、法规及公司章程、规章制度的有关规定，不得含有任何违法和违反社会公德的内容。9.4 被授权人应当在授权委托书载明的权利范围内诚实并善意地行使该权利。只有授权委托书载明的被授权人才能行使

10、该授权委托书所列权利。10合同专用章管理10.1 审计风控法律部负责公司合同专用章的刻制、发放、回收、销毁工作，其他单位禁止擅自制发合同专用章和出具制发合同专用章的证明。同时，负责对合同专用章管理及使用情况进行监督。10.2 合同专用章持有人，应按规定程序准确使用，未经授权或批准，不得擅自使用。如因违反规定而发生责任事故，要追究合同专用章持有人的责任。10.3 子公司合同专用章的管理工作由各子公司设专人负责，按规定程序使用。10.4 合同专用章的制发审批程序10.4.1 申请部门的合同管理员填写合同专用章刻制申请表，经法定代表人批准后，由审计风控法律部统一制发并进行备案登记。10.4.2合同专

11、用章的尺寸规格。公司合同专用章，外延直径为4.2cm,中刊五角星，五角星外刊印鉴名称，自左而右环形，下刊合同专用章和编号。10.5合同专用章的管理和使用10.5.1 合同承办部门订立、变更、解除合同，均应使用合同专用章，部门章一律不得对外签约。合同专用章必须在法定代表人授权的范围内使用，若需超越投权范围签订合同，应经公司法定代表人批准办理单项授权委托书后方可使用。擅自超越授权范围签订合同给公司造成损失的，按公司相关规定给予处罚，构成犯罪的，由司法机关追究其刑事责任。10.5.2 合同专用章持有人应对合同专用章使用情况进行登记备案，登记信息包括但不限于用印时间、用印合同基本信息、用印合同经办人。

12、10.5.3 5.3禁止在空白合同书、空白信函、空白凭证、空白信笺等文本上加盖合同专用章。10.5.4 5.4禁止在公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务文件、统计文件等其他文件上加盖合同专用章。10.5.5 合同专用章持有人必须妥善保管合同专用章，禁止将合同专用章转借他人。10.5.6 须变更合同专用章持有人的，申请部门合同管理员填写合同专用章持有人变更申请表,经法定代表人批准后,送交法审计风控法律部变更备案登记。10.5.7 5.7合同专用章的使用范围，以法定代表人批准的授权委托书的授权范围为准，不能超授权范围使用。10.5.8 申请部门因公司组织机构变动停止使用合同专用章的、合同专

13、用章持有人离开本岗位或代理期限届满的，由申请部门合同管理员填写合同专用章上缴明细表，自上述情况发生之日起7日内将合同专用章和合同专用章上缴明细表送交审计风控法律部备案登记。10.5.9 合同专用章持有人丢失合同专用章的，必须立即报告申请部门。申请部门应及时在报纸、电视、广播中发布公告，声明作废，该费用由申请部门承担。申请部门合同管理员在公告之日起7日内，将公告相关资料送交审计风控法律部备案。10.5.10合同专用章持有人转借、丢失合同专用章，给公司造成经济损失的，按公司规定给予处罚；构成犯罪的，由司法机关追究其刑事责任。10.5.11审计风控法律部对收回的合同专用章，保存五年后，予以销毁。10

14、.5.12申请部门应在每年一月份向审计风控法律部报送合同专用章清查情况报表，审计风控法律部负责动态更新合同专用章持有人变更情况台账。10.5.1311责任追究公司全体职员应当严格遵守本办法，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。如有违反本规定给公司造成损失的，按有关规定追究责任。AA附录A（规范性附录）合同法律事务管理实施细则为了明确公司对外独立签订、履行、变更和解除各类合同管理流程，规范合同法律事务管理，特制定本细则。A,1职责分工A.1.1合同承办部门的职责a）宣传贯彻民法典等有关法律法规，贯彻落实公司合同管理的各项规章制度，并组织合同管理人员和承办人员的培训学习；b）对标的、价格、

15、质量、交货期和市场分布等进行综合分析论证，对合同相合同相对方的主体资格、资信状况和履约能力进行调查；c）负责合同的谈判、合同的签订工作；d）对拟签订的合同、拟变更的合同提交进行合规审核；涉及信用交易的提交进行信用风险审核；e）设立合同管理人员，负责对承办合同及相关资料进行统一编号、登记台帐和分类归档；f）负责合同的签订、履行、变更和解除工作；g）负责合同签订、履行、变更、终止或解除过程中的相关资料的归档工作；h）合同管理的其他职责。A.1.2合同法律合规审核部门的职责a）宣传贯彻民法典和国家有关法律、法规，制定并不断完善公司合同管理的规章制度；b）对合同的合法性、有效性和规范性进行审查，提出审核意见；c）负责公司授权委托书的办理、合同专用章的制发，并将相关情况登记备案；c1）与套他部门共同处理应诉、起诉案件；e）合同管理的其他职责。A.2合同管理A.2.1基本要求A.2.1.1订立合同必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、公平公正、诚实信用和协商一致的原则。A.2.1.2公司对外签订的所有合同均应采用书面形式；对于能够及时两清的交易业务但属于批量、交易额较大，或当时难以监测产品内在质量和技术性能，容易引起纠纷的交易，必须签订书面合同。有关修改合同的文书、图表、往来信函、传真件等均为合同的组成部分。A.2.