文件控制程序.docx

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1、文件控制程序XX年XX月XX日实施XX年XX月XX日发布XXXXXX有限公司修订履历AOXXXXXXXXXxx.xx.xxA1全部XXXXXXXXXxx.xx.xx版本修订修改页起草审核批准实施提出部门：计量检测部起草部门：计量检测部1.目的为保证测量管理体系中文件的充分性、适用性和有效行，在文件发布前要经过批准，并确保文件的使用现场得到有效的适用版本，防止使用作废文件。2.适用范围适用于集团公司的计量管理手册，程序文件，作业文件，外来文件以及计量记录。3.相关文件XX/XX-XXXX计量管理手册xx/xxxxx计量记录管理程序4定义5 .职责5.1 计量检测部是测量管理体系文件控制的综合管理

2、部门。5.2 文件管理部门按附件1文件控制职责”的规定对各类文件进行控制。6 .管理内容及要求6.1 计量管理手册计量管理手册由计量检测部负责组织编制；集团公司主管副总经理审核；最高管理者批准发布实施。6.2 程序文件公司依据GB/T19022标准与计量管理手册，共归纳并形成20个程序文件。见计量管理手册附件2“程序文件清单”。6.3 外来文件外来文件包括：国家法律法规、行业标准、顾客图纸、技术资料、计算机软件、检定/校准证书等。6.4 文件控制文件控制是指文件的编制、批准、使用、评审、更改、再次批准。文件控制过程见图1所示。6.4.1 文件编制由管理部门负责文件编制的策划，确定文件的管理内容

3、，要符合公司计量管理手册所描述的测量管理体系，组织有关部门（或人员）起草文件。6.4.2 文件会签当文件内容涉及多个部门或过程时，文件管理部门要组织相关部门（或人员）进行文件的适用性、系统性，协调性和完整性的会签。6.4.3 文件批准文件按附件1的审批权限得到批准，以确保适用性。6.4.4 文件编号经过批准的文件，由文件管理部门对文件进行编号，文件编号规则，见：附件2。公司“三体系”文件由公司统一管理和编号，各子公司文件自行编号。6.4.5 文件发放管理a文件管理部门应确定文件发放范围，确保在使用现场得到有关文件的适用版本。发放形式可以采用纸张版或电子版，采用电子版发放时，必须采用PDF格式；

4、b.文件一级发放文件管理部门根据使用要求，将文件发放到使用部门，由使用部门领取人在“计量文件发放、回收记录”上签收；采用电子版发放时直接发放到个单位文件管理员信箱中，主管部门填写发放记录。C.文件二级发放文件使用部门的文件管理员应建立二级“计量文件发放、回收记录”，按规定填写受控号，持有者及领取人签收；d.文件受控状态现行有效的文件以“文件清单”记录进行受控，并加盖“有效”印章；对作废文件加盖“失效”或“作废留用”印章。646文件修订状态的识别的管理a.文件的识别可采用“修订履历表”，“文件清单”等方式识别文件修订状态（必须由持有者签字领取）。b.文件管理部门按附件1的文件类别和性质建立“文件

5、清单”和“文件汇总表”，于每年K月末以电子版本报计量检测部。6.4.7 文件的评审a.文件在实施过程中，因组织机构、工艺流程、法律法规等变化，文件管理部门要进行每年一次的定期评审。每年1月底前文件管理部门要进行文件评审，以“文件评审记录”表的形式进行评审，确定文件是否继续有效，作废或修改。文件评审部门（人员）的范围由文件涉及的内容确定，并将评审结果报计量检测部。b.文件使用部门在实施过程中发现需要修改时，应以“文件变更审批表”方式向文件管理部门提出，按原审批程序进行批准。C,修改后的文件，可以以“文件变更表”下达，原文件的修改处应作标识，以防误用;d.为保持文件清晰，文件经3次修改后需换版，如

6、果修改未达到3次，但己不能保持原文件的清晰，管理部门应换版；e.如果引用其它文件时，在评审过程中需报计量检测部参加。6.4.8 作废文件的回收a.为防止作废文件的非预期使用，文件管理部门可采用下述方式回收：一一作废文件通知单；新文件代替旧文件时，明确旧文件作废声明，并下达作废通知单；专人负责收回。但无论采用何种方式，文件管理部门应将这些作废文件的所有现场及时回收；b.作废文件的销毁，如由于法律或资料积累等原因需保留的，应加盖“作废保留”标识。对技术性文件，质量监察部、计量检测部、中心试验室、各子公司、能源部、安环处可以根据需要应保存1份“作废保留”的文件；管理性文件，文件的管理部门应保存1份“

7、作废保留”文件。6.4.9 外来文件的管理文件管理部门应采取有效方式，及时掌握国家法律法规、行业标准等外来文件的最新版本。6.5 文件的保密规定6.5.1 公司制定的文件是企业的保密资料，持有者未经部门主管领导同意不得以任何形式提供给外部人员或公司内无关人员。6.5.2 文件属于文件持有者部门所有，人员变动需将文件送交部门文件管理人员。6.6 记录在文件控制过程中形成的记录按计量记录管理程序进行管理。文件控制流程图收回失效文件评审是否更改或失效需更改有效存档不更改继续使用有效版本文件控制职责附件1：文件名称起草审核批准管理部门计量管理手册计量检测部最高管理者代表最高管理者计量检测部程序文件负责

8、部门主管部门负责人最高管理者代表计量检测部尤文件公司文件负责部门部门一把手集团公司主管副总经理质量监察部部门内部管理制度、规定、作业文件各部门部门负责人部门一把手各部门企业测量设备自校标准计量检测部各试验室计量检测部组织有关部门最高管理者代表计量检测部各试验室件适用的法律法规相关部门国家、行业产品标准、试验方法标准技术研究室国家、行业测量设备检定规程或规范计量检测部计量记录各部门各部门部门负责人计量检测部文件编号规定附件2：序号文件名称编号规定1计量管理手册MM/XXXXMM-计量管理手册年份号XX-XXXXXX有限公司2程序文件MPZXXrXXMP/XX一程序文件14顺序号对应ISO1Oo12标准章节号3公司管理制度ZDXXCXXj-X/X版本与修订:祁门代号ZD/XX公司管理制度4公司校准规范JGJXXXX-部门代号&X-XXJG校准规范M+号顺序号5作业指导书ZDS/D1XJIXZDS-作业指导书)顺序号7P-Q6公司文件XXXX字XXXXXXX号顺序号年份.乂I十但早RIJHJ17计量职责ZZXX-XX-XXIb岗位编号部门代号8计量记录MXX-XX顺序号h,部门代号