某集团ERP供应商档案管理详细设计及操作说明.docx

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1、目录 Table of Contents1 .供应商信息管理概述31.1. 供应商信息维护描述31.2. 供应商编码规则41.3. 供应商分类规则41.4. 供应商税信息52 .新增供应商信息流程52.1. 供应商案维护流程示意图52.2. 业务与岗位职责描述63 .创建新地址名册信息73.1. 业务介绍73.2. 系统操作说明74 .创建供应商主文档信息94.1. 业务介绍94.2. 系统操作说明104.2.1. 创建供应商主文件104.2.2. 设置总账冲销码114.2.3. 设置供应商税信息124.2.4. 设置供应商银行账号124.2.5. 设置供应商联系人信息134.3. 指定其他公

2、司为代理受款人144.4. 集团供应商结构设置165 .创建供应商商品价格信息175.1. 业务介绍175.2. 系统操作说明186 .创建供应商商品路径信息196.1. 业务介绍196.2. 系统操作说明191 .供应商信息管理概述1.1. 供应商信息维护描述供应商信息管理ERP系统重要的基础档案之一，主要应用于采 购管理模块、财务应付款管理等功能模块相关业务。从公司与供应 商首次签订相关协议或合同开始，就要对供应商的基础信息与各项 业务规则进行规范、分类与记录，为与之相关ERP系统流程奠定基 础。因此，供应商信息管理主要包括：供应商基础信息、供应商商 品名录信息。供应商基础信息管理内容包括

3、： 在ERP系统中建立供应商档案所需的编码原则与分类方式； 供应商名称、地址、联系方式等业务信息； 供应商开票、付款及账务处理相关信息；供应商商品名录信息管理内容包括：某某省公司每新增一个供应商，都需要与该供应商签订合作协 议，确定双方合作范围、相关交易业务规则与结算方式，即建立起 该供应商商品名录信息。供应商商品名录信息具体包括：1、供货商品与价格管理某某省公司主要采购的价格策略是与供应商签订相关合作协 议，并在协议中确定相关交易的价格信息。如果需要调价或促销， 则以补充协议方式进行修订。因此，需要采购部门指定专门的岗位，在ERP系统中维护供应 商价格信息，以便于处理采购相关流程时，进行系统

4、应用与控制。2、商品采购路径管理某某省公司采购相关业务根据业务流程以及相关入账规则的差 异，主要分为国内采购与国外采购两大类。以及根据不同类商 品，到货、检验的要求不同，采购流程也会有所差别，因此依据不 同商品，区别不同的采购流程，即设置商品采购路径。1.2. 供应商编码规则某某省公司供应商编码格式采用5位数字类型：结构为：【2XXXX：第一段：供应商识别标识为“2，【1位】。第二段：流水号，【4位】供应商编码第一段第二段识别标识流水号2 Lxxxx200009999位数1位4位1.3. 供应商分类规则类别代 码供应商类别明细1类别码1烟类2类别码1茶类3类别码1包装物类4类别码1办公用品类5

5、类别码1保健品类6类别码1白酒类7类别码1红酒类8类别码1综合类 注：不使用供应商商品交叉码。1.4. 供应商税信息某某省公司商品采购价格均为不含税价，因此需要设置供应商 税信息。当前所经营的商品有两种税率：税项税率描述增值税17%普通货品采购进项税增值税13%2 .新增供应商信息流程2.1. 供应商案维护流程示意图某某省公司现阶段，商品采购由采购部负责，物料包装物由企 划部负责采购。3 . 2.业务与岗位职责描述D 供应商信息维护申请相关部门确认新增供应商后，首先需要填写供应商信息维护 申请表，由申请部门负责人审批签字后，转信息部专岗在系统中 维护供应商主文件。（附：供应商信息维护申请表）2

6、）供应商主文件维护信息部专岗，根据供应商信息维护申请表，在ERP系统中 创建：新供应商地址信息、联系方式与联系人信息；供应商主件信息。3）供应商商品名录信息信息部专岗创建完成新增供应商信息后，通知采购部内勤，为 该供应商创建商品名录信息：根据供应商协议，创建商品价格信息；根据公司规则确认是否创建采购路径信息；4 .创建新地址名册信息4.1. 业务介绍在创建供应商主文件之前，首先要在地址名册中为该供应商增 加一个搜索类型为“V”的地址号，名册中的地址号即为按供应商 编码，地址名册中主要维护以下内容： 供应商编码、名称（全称）、所属经营单位（IOO）； 确定启用应付款管理； 供应商类别信息；3 .

7、 2.系统操作说明供应商的地址名册信息在“基础数据-地址名册修订”模块中 操作，在搜索类型中属于，点击查找，拉到最后看供应商号到 多少号。下图所示：地址名册修订-地址处理迭舞(S) (!) *(A)复a)fi(D) *0(L)行(B) (P) Hla(Dc + Silft字与名称口 JB示电话然索类型yit1)点击“增加”，输入供应商基本信息，如下图所示:地址名!修订地址处理电算(S) tt(J fc(A 复与CD M*(Q 关阳(L)-6 Q a 行州立(E) XA 圈 口 ”L -L 字用名称 ws3av-壮示电运显示地址记录 601 690/ 690依*e号名分税 号20678国井酒It

8、啻限公司V37032259263830620679北京国博来货物崛公切V1101085877171652080徐力虹修忸福货有像公为V32080067670332B D 20681厚工物H吐有限公司20682广卅布非Df*花商灾友疑有限公句20683济谢回雷畅想科技限公司VVV44140205048594X44010006869728937010276004835720684昆哪初生物科技育猴公司V53010359201294420685古区有集团洎总有用公司V3714287207111422086胃B华裕杰机电备育隔公O01VB20687消力建宙网BHS将目克徜依羽1条公司20688上海徽丸

9、货易有限公司VV37130255437088X31010958867246420689山东景乏酒厂徜修总公司V37078470635725520690北京二婚央TSlHR份育阳公司V11022473820087720691青疑水云天品饮文化管蟒脾公却V370202587833369020692做中(审电 烟草机械有阻公H7000V37021271803199XID 20693青Syell股份M限公司20694青3癖茶股份有限公司青自雷油分公司VV37020216361566737020216361566720695四Jl虹弁：0ItMlJR公司V51019858758439020696圣训而广

10、纳包装初品有阴公司V440300661007488I地L右JW修订他地右册修订地址处理她批假ABMl订B9G =；()WW(E -E- T- H具CDHcrara*ft地址号22OO82说明:地址号：供应商编码字母名称：供应商名称搜索类型：V经营单位：IOO2)选择“选项卡3”，应付账款标识为“Y”，如下图所 示：选择选顽卡：3-附加1色寸帐YfUfMS Q供应商_应收帐Y/N雇员组批准I1口用户码子林暂停码应收帐/应付帐净结其他个人税号免税证书个人/公司码N否匚公制实体宴员YM存在人力缀源管理记录4 .创建供应商主文档信息4.1,业务介绍在地址名册中启用应付款标识后，就可以创建供应商主文件信

11、 息了，在供应商主文件信息中，主要维护以下内容：1 .供应商付款条款与付款人：某某公司暂不需要设置付款条 款。2 .总账冲销码，用于设置应付账款科目。3 .供应商税信息：供应商税信息只涉及增值税进项税设置，税说明码为 “V” ；税率信息为VI7、V13两种，如果供应商包含2种税率， 默认税率信息为V17, 13税率商品在采购发票匹配时， 手工修改税率。4 .供应商其他信息银行账号：记录供应商开账行信息，一般情况下为付款 行信息；联系地址、联系人信息；4. 2.系统操作说明4. 2.1. 创建供应商主文件供应商主文件修订在“基础数据-供应商主文件修订”模块中 操作，搜索类型填“V”，输入供应商地

12、址号点击查找，如下图所 示：个人勾选供应商记录后，点击“选择”后，进入修订界面，如下图所示:供E5商主文件修订供应育主文件修订(SO假而商主文件修订4. 2. 2. 设置总赈冲销码选择“总账分配”页签，总帐冲销设置为“CNY”，如下图 所示：供应商主文件修订供应商主文件修江典应商主文，处在 ftwnilhtttt) M220082做山网号 代碘号2能分发殖值鼠 EDIfK*芽帐冷碉假田日记传“摞英小嘴公司ttWP4. 2. 3. 设置供应商税信息选择“税信息填”页签，税说明码设置为“V”，税率区“V17/13，如下图所示：供点育T文件修订供府商工文件修订IHRM I 文门为 JW ，由M i

13、KHttHm . 上- MJm) XD(Zl4220082&炖址氏。上四、内2 纪力短 板便 EeNwsr 0，W次率0: 个人必BX他个人惊已MiaeI分比4. 2. 4. 设置供应商银行账号1)在供应商主文件修订界面下，点击“屏幕”，点击“银行账号”，如下图所示:做时尚主文竹 修订-做时商主文骨 修订供应陶主义件处网供而向主文件静破小散位金象小做位渡送方法2)进入银行账号添加界面，点击增加，如下图所示:供应商主文件修订按地址的银行侏户处JIOL名界(S) ft *W(A 去BMU ()行(B) XA +0XDfc地址号aamaBQ 总公福未找到记录n -B ajjtm *WWfrftSwIFT