集团采购流程与管理制度.docx

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1、集团采购流程与管理制度1 .目的为建立集团采购管理体系，确定采购范围，明确采购原则，满足质量和进度需求，提高集团整体采购效益。2 .适用范围本制度适用于集团范围内所有采购。3 .职能3.1 集团采购部一采购部职能3.1.1 负责集团采购管理体系的建立和制度建设；3. 1.1.1集团采购管理规范的建立和维护；集团采购相关流程的建立和维护；4. 1.1.2为区域公司采购流程建设提供咨询；评估区域采购流程与规范符合性；3.1.2 采购操作实务知识库建设；3.1.3 3归属集团采购的流程推进及组织；3.1.4区域采购采购过程审计及事后审计。包括过程审计、事后流程合规性审计、合同执行情况审计；3.1.5

2、材料和设备质量检查(QC)和甲供材料设备库存检查；3.1.6主要材料设备价格调研；3.1.7新材料新工艺的跟踪和介绍。3.2集团采购部一合约部职能3.2.1集团采购中非施工类价格和商务谈判；3.2.2参与集团采购各类合同条款的谈判；3.2.3负责集团采购法律事务；3.2.4组织标准合同的编制；3.2.5供应管理。包括管理体系建立；集团采购供应商的数据库管理；集团采购供应商的后续组织；收集和维护全集团范围内供应商信息；3.2.6采购数据库建设维护及信息化建设。包括管理体系建设；合同价格数据库、材料样品库、材料设备价格数据库、合同电子文档库数据管理、合同执行台账等；3.2.7区域采购的采购过程监督

3、及事后审计。包括过程监督、事后流程合规性审计、合同执行情况审计。3 .3区域采购部职能负责区域范围内的非施工类采购的以下工作：采购执行和合约谈判、负责区域供应商管理、负责区域内采购数据管理、配合集团对区域采购的审计。3.4区域成本采购职能负责施工类采购工作。其职能与区域采购相同。4 .采购总流程56 .采购归属5. 1基本原则5.1.1 策略咨询采购、非地方垄断性设计类采购、对项目品质及客户体验有重大影响的“关键性采购”实施工作以及具有规模采购优势的战略采购框架协议的签署工作归属集团采购范围。5.1.2除以上范围之外，其他采购均归属区域采购。5.2采购归属划分采购类型集团采购范围归属区域采购战

4、略咨询类所有战略咨询关键性采购（由公司总裁指定）全程参与，可随时提出异议。推动与实施设计类非地方垄断性设计垄断性设计、二次深化设计、非重点小型设计营销类战略采购框架协议除战略外的所有营销类采购施工类战略采购框架协议除战略外的所有施工类（包括二次深化设计和施工一体化的）工程咨询和服务战略采购框架协议除战略外的所有工程咨询和服务类材料和设备类战略采购框架协议1、非战略性材料设备采购2、依据材料和设备战略采购框架协议（如有）签署订单行政类1、集团统一的行政类采购2、集团总部的行政采购区域行政采购7 .授权7.1. 采购审批授权包括以下事项：1.1. 1.1采购申请审批1.2. 2供应商资格预审6.1

5、. 3招标/谈判文件审批6.2. 4供应商确定审批6.3. 5合同审批6. 2集团采购授权均由CEO审批。6.3区域公司采购授权由区域公司自行确定授权方案,与集团采购部商议确定。6.4审批授权6.4.1当审批人短时间内无法履行审批职责时，审批人提供书面授权书（或电子邮件形式），发送给相应采购部门备案。相应的采购部授权书内容抄送给相关部门。6.4.2授权书上应明确以下内容：6.4.2.1授权人6.4.2.2临时代理人6.4.2.3代理事项6.4.2.4代理授权期限7.区域采购审计类型7.1集团对区域采购审计包括过程监督、事后审计量两种。7.2过程监督类型确定及监督内容：7.2.1对外观品质或对项

6、目品质有较大或重大影响的采购，分为关注和关键两类。具体采购项目根据具体项目确定。7.2.2监督参与人员及主要内容:7.2.3集团采购部审计方式：7.2.3.1参与过程、记录情况、反映问题，不能干预和直接发出指令;7.2.3.2向区域总、区域VP和集团主管领导汇报评估结果。7.2.4集团SVP和CEO可直接叫停采购工作进程。7.3事后审计7.3.1频率一个项目每年不少于两次7.3.2内容7.3.2.1供应商资质7.3.2.2流程合规性7.3.2.3签约质量及价格7.3.2.4合同履约情况7.3.2.5信息数据库质量等7.4区域采购和成本对审计工作的配合7.4.1区域采购和成本向集团采购部提供以下

7、文件：7.4.1.1合约规划7.4.1.2单项采购计划7.4.1.3周/月度工作计划和报告7.4.1.4纳入监督范围内、进入评估流程的谈判文件、合同文件等7.4.1.5签约合同电子文档7.4.2区域采购和成本配合集团审计工作，提供审计过程中所有的相关文件和资料。7.5区域采购审计工作详见九城地产区域采购审计工作管理办法8 .采购归属和采购过程审计范围的确定1 .1区域公司采购部提供审批通过的合约规划（包含前期开发阶段）和甲供材料设备采购计划（包含具体的采购数量和采购标准）给集团采购部。8 .2集团采购部依据收到的各区域公司的合约规划编制集团年度采购计划、集团战略采购框架协议签署计划、区域采购过

8、程审计计划，报集团采购主管VP和CEO审批后执行。审批结果，抄送区域公司。8.3合约规划及甲供材料设备采购计划提供时间:计划版本提供时间备注合约规划VO前期拓展阶段合约规划批准后3个工作日内1、紧急突发采购：可单项申报合约规划。申报时间应在采购启动之前。2、除紧急突发采购外，合约规划申报时间应在采购前14个工作日内完成合约规划Vi拿地后合约规划批准后3个工作日内合约规划V2扩初版合约规划批准后3个工作日内合约规划V3总包施工图版合约规划批准后3个工作日内甲供材料设备采购计划总包签约后10个工作日材料数量应经过集团成本部审批确认8.4合约规划及甲供材料设备计划修改调整调整时间说明年度调整每年12

9、月1前上报已批准的下年度合约规划及甲供材料设备计划过程调整年度中间出现调整变化。该调整变化审批确定后3个工作日内。9 .采购原则1. 1公开征集原则：供应商征集范围为全集团。9. 2规范采购原则：满足条件的，均应采用竞争性谈判方式确定供应商。10. 3整体采购原则：禁止将一单完整的采购肢解或化整为零。11. 资质审查原则：只有符合规定条件的候选供应商才有资格参于采购。12. 5合理低价中选原则：在技术标合格的情况下，合理低价中选原则。9.6透明公正原则：采购过程透明，禁止暗箱操作。9.7保密原则：标底、投标文件、评标、定标有关信息仅限于授权参与人员范围内，每个人均有义务保密，以防影响招标的公正

10、与效果。9.8采购合约人员分离原则：履行商务谈判的人员不参与供应商推荐9.9主动回避原则：参与采购评估、及决策人员与供应商关系密切时，应主动说明，并回避相关采购。9.10供应商实名推荐原则：推荐供应商时，推荐人署名自己的姓名。10.采购方式10.1 集团采购方式包括以下几种：10. 1.I公开招标：按照国家或当地政府相关规定和流程公开进行招标、评标、定标的采购方式。11. 1.2竞争性谈判：征集以上供应商并向其发布谈判文件，供应商按规定时间回复谈判文件后，通过分别与评估初选后的供应商进行谈判方式最终确定供应商的采购方式。12. 13直接谈判采购：与竞争性谈判相比，其差别在于不用发布正式的谈判文

11、件。12.1. 4指定采购：指定某个或某几个供应商直接进行谈判的采购方式。10.2采购方式选择原则10.2.1按国家或当地政府规定必须公开招标的采购，采用公开招标方式。10. 2.230万以上的采购一般需采用竞争性谈判。11. 2.330万以下的采购、或30万以上的智力成果类采购可选用直接谈判采购。12. 2.4紧急特殊情况可选用指定采购。11.采购流程11.1 采购流程编制责任11.1.1集团采购部负责集团范围内相关采购流程的编制。I11.2区域采购范围内的采购流程由区域公司分别编制，由集团采购部审批。I12采购流程编制依据11.2.1参照本管理规范及附件一集团项目采购流程核心控制规范编制采

12、购流程。11.2.2采购流程必须符合本管理规范和集团项目采购流程核心控制规范中的要求。I12.3区域采购内部授权由区域VP与集团采购部商议确定,通过采购流程报CEO审批。I13采购流程审批11.3. 1集团采购流程由主管VP评估后，报CEo审批。11.3.2区域采购流程经区域VP审批后,报集团采购部进行复核后,报集团主管VP及CEO审批。12.采购数据库管理12. 1采购数据范围包括12. 1.1合同价格数据库12.1. 2材料样品库及设备技术参数数据库12. 13材料设备价格数据库、13. 1.4甲供材料设备库存数据库14. 15签约合同电子文档库14.1. 6合同执行台账1 2.1.7各建

13、筑产品材料设备用量及档次配置标准数据库12 .18完工项目材料设备手册和改善分析报告12.2集团采购部负责集团整体采购数据库的建设规范的编制。12.3集团采购部负责集团范围内采购数据的维护；负责区域公司相关数据的收集、检查和评估；12. 4区域采购部和成本部负责区域公司相关数据的维护和向集团的提供。13. 5具体流程详见集团采购数据库管理规范13.供应商管理13. 1供应商管理内容包括供应商数据库和供应商考评两部分。14. 2集团采购部负责供应商管理规范的建设13.3集团采购部负责集团范围内供应商数据的维护和供应商考评的组织；负责区域数据的收集、检查和评估13. 4区域采购部和成本部负责区域供

14、应商数据库的维护和相关数据向集团的提供。14. 5供应商管理详见集团供应商管理规范。14.附则14.1 本管理规范由集团采购部负责解释；15. 2本管理规范自颁布之日起生效。集团项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节点1合约规划/年度采购计划1、合约规划、甲供材料设备采购计划及年度采购计划应与开发计划匹配。并随开发进展调整。2、区域公司合约规划及甲供材料设备采购计划确定后3个工作日内抄送集团采购部3、集团采购相关计划确定后3个工作日内抄送区域公司区域公司：合约规划分为集团采购、区域采购两部分；甲供材料设备采购计划集团：集团年度采购计划、集团年度战略采购计划、区域采购监控计划合约规划-集团采购合约规划-区域采购集团年度采购计划集团战略采购框计划区域采购监控计划2单项采购工作计划1、对于关注及关键类采购需要编制单项采购工作计划。其他采购由区域或集团采购部自行确定。2、在采购启动前完成。采购实际进度变化后进行调整3、工作计划中应包含所有采购控制节点工作4、采购执行部门参与评估，由采购部门和执行部门负责人确定5、该类采购工作计划批准后3个工作日内抄送集团采购部/区域公司单项采购工作计划单项采购工作计划集团项目采购流程核心控制规范采购流程控制节点核心控制要求成果保存记录关注类过程审计节点关键类过程审计节