CNAS体系程序文件3沟通控制程序.docx

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1、广东有限公司检测中心沟通控制程序文件编号:QY/CX-03版本号:B/0受控状态:受控分发号:持有人:编制:日期:审核:日期:批准:日期:编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第1页共6页程序文件修订号:O发布日期:沟通控制程序实施日期:文件制/修订记录版次制/修订记录制/修订部门制/修订者制/修订日期编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第2页共6页程序文件修订号:O发布日期:沟通控制程序实施日期:LO目的为了及时、准确地收集、传递及反馈检测中心相关质量和安全的信息,并对信息进行管理, 特制定本程序。2.0适用范围适用于本检测中心全体员工、各职能部门以及提

2、供外部服务的相关方。3.0职责和权限3.1 综合部为沟通管理工作归口部门,负责检测中心质量和安全信息的内外部沟通。3.2 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。4.O工作程序:4.1内部沟通4. 1. 1内部沟通的信息a.质量方针目标完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的 其它记录;b.不符合项报告及纠正预防措施报告;c.紧急信息:安全事故,突发事件信息;d.企业文化信息;e员工建议等。f.其它信息4.1.2自上而下的沟通:4. 1.2.1中心主任根据组织机构和职能运作,通过会议、文件等方式,对管理体系运作的过程, 包括顾客和法律法规的要求,方针目

3、标及其完成情况,以及实施的有效性进行沟通,及时采取相 应的措施,确保管理体系的正常运作。4. 1.2. 2检测中心的例行会议、管理评审会议、内部审核首末次会议、相关的培训讲课等,参加 人员应在会议/培训记录表上签名,并做好相关会议记录,并根据需要以会议纪要,备忘录、编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第3页共6页程序文件修订号:0发布日期:沟通控制程序实施日期:简报等形式对下级相关部门和人员传达。4. 1.2. 3检测中心每月至少组织召开一次例会,由中心主任或其受权人主持,对下例各事项进行 讨论、交流、汇报:a.质量目标评审及完成情况;b.体系运行监测情况分析;c.合同履行

4、情况汇报d.客户及相关方的投诉处理跟踪;e.不符合项的处理及纠正预防措施的验证f.其它问题4. 1.3自下而上的沟通:4. 1.3. 1各部门建立汇报制度,负责人每月例会汇报本部门工作情况,做为中心主任决策的依据。4. 1. 3. 2各部门应按有关规定,定期向中心主任上报有关报表。4. 1. 3. 3上级与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务。4. 1.4各部门之间的沟通4. 1.4. 1各部门之间的信息传递和交流,属于相对简单处理的事宜可以现场口头交流或电话方式 沟通,属较严重的事宜,应以书面或电子邮件、OA等形式沟通,书面沟通必须确保相关信息的传 递质量、及时性、有效性,以免耽误处理问题的

5、时机。4. 1.4.2各主管职能部门按规定的要求定期或不定期到现场检查工作,并填写相应的记录,针对 问题及时在现场纠正或按不符合工作控制程序、纠正与预防措施控制程序的有关规定执行。4. 2外部沟通4. 2.1与上级监管部门的沟通由检测中心管理层负责,主要内容:4. 2.1.1与国家认可委及实验室审核信息的沟通,由质量负责人负责。4. 2.1. 2与广东省市场监督管理局及其它政府管理部门的沟通,由中心主任负责。编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第4页共6页程序文件修订号:O发布日期:沟通控制程序实施日期:4. 2. 1.3相关监管部门发布新标准、新检测方法的收集,由技术负责

6、人负责。以上沟通所形成和收集的文件,记录于外来文件登记表中。4. 2. 2与供方和分包商的沟通由综合部负责,主要信息有:4.2.2. 1与化学试剂、培养基、检测仪器、玻璃器皿及易耗品供方的沟通:按外部提供产品和服务管理程序、培养基质量控制程序和设备管理程序等文件要 求进行,沟通过程所形成的信息记录于试剂及易耗用品请购申请验收表、培养基(试剂)目 录清单、微生物培养基质控记录表、合格供应商名录、供应品供应商评价表、合格供 应商资质材料汇总表、仪器设备购置申报表、仪器设备验收记录表等记录中。4. 2. 2. 2与监视和测量装置的检定和校准服务供方的沟通:按量值溯源程序的要求进行,沟通过程所形成的信

7、息记录于仪器设备检定/校准情况 明细表、计量服务供应商评价表和仪器设备量值溯源图中。4. 2. 2. 3标准物质与菌种服务供方的沟通:按标准物质管理程序、微生物标准菌种管理程序的要求进行,沟通过程所形成的信息 记录于标准物质登记表、标准菌种管理档案中4. 2. 2. 4与检测分包商的沟通:按分包工作控制程序的要求进行,沟通过程所形成的信息记录于合格分包方名录、 合格分包方评价表中。4. 2. 2. 5与能力验证、比对实验室相关方的沟通:按能力验证程序的要求进行,沟通过程所形成的信息记录于比对实验分析报告、外 来文件登记表中。4. 2. 3与客户的沟通由相关部门负责,主要内容有:4. 2. 3.

8、1样品与技术资料接收信息的沟通,由检测部样品员负责。编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第5页共6页程序文件修订号:0发布日期:沟通控制程序实施日期:按样品管理程序的要求进行,沟通过程所形成的信息记录于样品登记表中。4. 2. 3. 2合同评审信息的沟通,由综合部负责。按合同评审程序的要求进行,沟通过程所形成的信息记录于合同评审记录表、合同 登记表中。4. 2. 3. 3客户的投诉与抱怨、满意度调查的沟通,由综合部负责。按申诉/投诉处理程序的要求进行,沟通过程所形成的信息记录于客户反馈处理记录、 客户申诉投诉处理记录、客户满意度调查表中。5相关文件不符合工作控制程序QY/C

9、X-31纠正与预防措施控制程序QY/CX-37外部提供产品和服务管理程序QY/CX-19培养基质量控制程序QY/CX-12设备管理程序QY/CX-15量值溯源程序QY/CX-18标准物质管理程序QY/CX-16微生物标准菌种管理程序QY/CX-13分包工作控制程序QY/CX-20能力验证程序QY/CX-28样品管理程序QY/CX-25合同评审程序QY/CX-21申诉/投诉处理程序QY/CX-306记录试剂及易耗用品请购申请验收表QY/JLB-GL-007培养基(试剂)目录清单QYJLB-CX-014编号:QY/CX-03广东连锁有限公司检测中心版本号:B第6页共6页程序文件修订号:O发布日期:

10、沟通控制程序实施日期:微生物培养基质控记录表QY/JLB-GL-016合格供应商名录QY/JI3-CX-016供应品供应商评价表QY/JLB-CX-017合格供应商资质材料汇总表QY/JLB-CX-077仪器设备购置申报表QY/JLB-CX-059仪器设备验收记录表QY/JLB-CX-060仪器设备检定/校准情况明细表QY/JLB-CX-048计量服务供应商评价表QY/JLB-CX-013仪器设备量值溯源图QY/JLB-CX-047标准物质登记表QY/JLB-GL-013标准菌种管理档案QY/JLB-GL-008合格分包方名录QY/JLB-CX-046合格分包方评价表QY/JLB-CX-017比对实验分析报告QY/JLB-CX-043外来文件登记表QY/JLB-CX-005样品登记表QY/JLB-GL-018合同评审记录表QY/JI,B-CX-011合同登记表QY/JLB-CX-012客户申诉投诉处理记录QY/JLB-CX-020客户满意度调查表QY/JLB-CX-018会议/培训记录表QY/JLB-CX-027

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