国家机关公文附件写作格式标准.docx

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1、国家机关公文附件格式标准附件指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例:“附件Ixxxxxxx）;附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如

2、文”或者只写“附件X件”置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1.XXXXXXXXXX”附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誉写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。关于X的请示报告意见XXXXX:XXXXXXXX

3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo附件：1.XXXXX附件2xxxxxXXXXXXXX年X月X日公文的格式国家行政机关公文处理办法规定，公文由“文头”、“主体”、“文尾”三部分构成，各部分由有关项目构成：文头部分：公文文头又叫公文版头，它位于公文首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。其构成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急

4、程度等六个部分：其一，发文机关标识:位于公文眉首的上部，居中排列，有两种形式：第一种，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件“。若是套红印刷的称为红头文件，若是黑色印刷的称为白头文件。第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。其二，发文字号:简称“发文号或文号，位于发文机关标识正下方,由“机关代字”、“年号”加“顺序号”三个要素组成。发文年份用阿拉伯数字,用六角括号括起来，如“国发,20xx“1号”，其中的“国”是国务院的代字，20xx”是发文年份，“1号”是顺序号。意思是油国务院于20xx年制发的第一个

5、文件。发文年份要写完整，“20xx”不要写成“02”。发文顺序号也要用阿拉伯数字书写，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。其三，签发人:只限于上行文，签发人的书写位络于发文机关标识下方的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。其四，份数序号:指一份文件在总印数中的顺序号，用7位阿拉伯数字标识于眉首左上角第一行处，顶格书写。其写法是“0000001”。按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。其五，秘密等级和保密期限:凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用隔开。其六，紧急程度:这

6、是对公文处理时限的要求，分“特急”、“急件”和“限时送达”。其位谿在密级的下方。主体部分：主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。其一，公文标题:公文标题在红色分隔线之下，位貉居中。标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由“发文机关”、“事由”、“文种”三要素构成。发文机关名称要用全称或规范化简称;文头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关;除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。其二，主送机关:指承办或处理公文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。一般情况下，上行文主送单位只有一个，不要“多头主送”;下行文可

7、写多级受文单位;那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。其三，正文:正文是公文的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。正文部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分;内容较少，则采用篇段合一方式。原公文格式中末页上端左侧顶格的“（此页无正文）”标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。其四，附件及附件说明：附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。，附件，两字写在正文

8、结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附文件的名称及序号。附件名称后不加标点符号。其五，发文机关印章或签署:发文机关是公文的作者，通常标注在“落款”处。发文机关应写全称或规范化简称;联合行文，主办机关应当排列在前;在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。印章是发文机关对文件生效负责的凭证。印章与正文必须同处一面，用印的位辂在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。几个机关联合行文时，印章不能重叠。以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。签署的位谿在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格签名。其六，成文时间:成文时间是公文形成或正式生效的时间。除

9、公文中明确注明生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的时间;联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，“零”写成“0”。会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。其七，附注:附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定:“此文件发至县团级”，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。我国现行发文范围有三个层次:“发至省军级”、“发至县团级”、“发至基层:上行文不限定阅读范围。文尾部分：文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。其一，主题词:它是公文主要内容的标准化概括，由

10、标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。主题词是提高公文检索速度的检索符号。为适应引用公文主题词的需要，国务院主题词表,规定了15类共IoOO个主题词，使用主题词不得超过主题词表的范围。主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词之间不加标点符号，空一格以示区别。其二，抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。过去，对上级机关用“抄报”，对平级机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”,现在统称为“抄送”。公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送。“抄送”标识在主题词下一行，左空一字书写;同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不

11、同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。其三，印发机关和印发时间、份数:印发机关指承办印发公文的单位，一般为发文机关的办公部门，写在抄送机关底格线下方左侧，左空1字。印发时间指公文付印的日期，写在印发机关名称的右侧，用阿拉伯数字标识，如“2008年10月28日印发”。通常，公文的成文日期在先，印发日期在后。函的概念函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。

12、在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。二、函的特点（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，

13、没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。三、函的分类。函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。（二）按发文目的分。函

14、可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函,催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。四、函的结构、内容和写法由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单

15、位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下:或“现将有关事项函复如下:“等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对

16、性和明确性。（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语入通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。五、撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性