某某公司档案管理培训课件.docx

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1、某某公司档案管理培训课件16.1目的为认真做好公司档案管理工作，规范管理程序，明确管理职责，界定工作界面，提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用，更好地为公司安全生产、经营管理与科技进步服务。1 6.2档案管理职责16 .2.1综合管理部档案室管理职责(1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作；(2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查与指导；(3)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，做好档案信息资源管理利用；(4)负责申请上级档案管理部门

2、对项目进行档案专项验收工作；(5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收；(6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定，并进行指导与监督；(“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划，纳入领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或者档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。)(7)参加档案工作协作、学术研究与交流活动；(8)培训企业专(兼)职档案工作人员；(9)做好档案的查阅管理工作。16. 2.2设计管理部职责负责项目建设过程中的设计档案归口工作。(1)负责验收项目竣工文件(含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣

3、工图与监理文件)，收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资料工作；(2)负责项目前期的设计文件管理工作；(3)项目开工前，负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位与监理单位的有关技术人员进行档案管理业务培训与指导，明确归档要求；(4)项目建设过程中，随时到总承包单位、施工单位与监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件与项目管理文件的收集、编制情况。(5)工程项目交接后，指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件与项目管理文件。16.2.3公司其他部门职责负责与其有关的项目档案资料的验收，整编后向档案室移交。16.2.4监理单位监理单位对交

4、工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。16.2.5承包单位承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容与要求，完成承担的全部建筑安装工程，经工程交接后，在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作，经公司档案室验收合格后归档。序号建设项目档案管理内容集团公司公司档案室、综合部、财务部、生产技术部、设计管理部、工程计划部、工程管理部、审计部、采购部、执行部门设计管理部财.务部承包/总承包

5、单位监理单位公司档案室项目前收集前期文件，整理收集前检查、验1期文件移交归档期文件，收前期归档整理移文件并交归档存档项目竣指导、检见公司编制项组织、审指导、检工文件查承包/档案室目竣工核承包/查、验收归档总承包及指挥文件并总承包并存档单位编部验交移交归单位编制项目办确认档制项目2竣工文签章后竣工文件办理支件并签付资料章确认；保证金、编制监付合同理文件最后一并移交笔款项归档项目竣组织集团完成消防、环境保完成相完成监接收竣工验收公司重大护、安全设施、职业关单项理总结工验收文件归建设项目病防护设施、档案及总结报告（专档档案专项竣工决算审计等专项验收）、验收；参项验收；完成采购总单项总3加集团公结、引

6、进工作总结、结、竣工司重大建生产准备及试运考核总验收鉴设项目竣结组织项目竣工验收工定书等工验收作，收集完整的全套竣工文件材验收文件，整理移交归档料并存档16.4档案管理流程16.4.1前期文件归档流程16.4.1.1前期文件归档流程业务活动操作岗位;部门业务表单描述1工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计与工程准备过程中形成文件集团公司、国家与地方政府有关部门、勘察、设计单位等有关岗位2收集整理并移交归档指挥部有关部门有关岗位3检查验收并存档设计管理部工程验交岗档案资料移交清册16.4.1.2前期文件归档流程步骤施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后，应将其提交监理单位

7、、项目组、各职能部门验交办依次审核，审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况与案卷质量进行审核，在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认，并加盖本人名章及单位公章，验收合格后由各职能部门填写资料移交清单，报分管领导签字后，至少交两套资料到档案室归档，使用部门需要时，可向档案室借阅或者复制。16.4.1.3前期文件归档移交清单档案材料移交清册交接性质移交部门：负责人：年月日接收部门：负责人：年月日监督部门：负责人：年月日经办人：年月日经办人：年月日经办人：年月日序号编号档案（材料）名称形成日期数量备注件（册）页（张）移交部门：（公章）分管领导：接收部门：（公章）分管领导：移交时间移交人：接收人：:年

8、月曰种类:档案材料移交清单第一页共页16.4.2.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述O1组织编制交工技术文件、竣工图等竣工文件，工程交接后三个月内移交归档承包商有关岗位02组织、审核交工技术文件的形成、收集与组卷工作，并及时对竣工文件编制进行检查、审核、签证、盖章监理单位专业监理工程师03签审项目竣工文件（含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图与监理文件）并整理项目管理文件移交归档工程管理部05指导、检查、验收并存档公司档案室工程交工资料移交目录16.4.2.1竣工文件归档业务表单竣工文件归档业务表单项目名称：单项工程名称：单项工程编号:序号文件编号工程名称

9、竣工资料竣工图页数套册套册合计移交单位（公章）：接收单位（公章）：移交人：接收人：移交日期：接收日期：竣工文件归档业务表单16.4.3竣工验收文件归档流程16.4.3.2竣工验收文件归档流程步骤编号业务活动操作岗位/部门业务表单描述O1组织专项验收工作HSEs公司档案室、财务部、审计部02完成消防、环境保护、安全设施、职业病防护设施、档案及竣工决算审计等专项验收HSE、公司档案室、财务部、审计部专项验收报告03组织编制单项总结工程管理部、工程计划部、设计管理部工程验交岗位04完成勘察设计、采购、引进工作、施工、工程总承包、监理、生产准备及试运考核总结勘察设计单位、采购部、设计管理部、承包商、监

10、理单位、工程管理部、生产技术部、单项总结05组织编写竣工验收报告竣工验收委员会竣工验收报告06收集全套竣工验收文件，整理并移交归档综合管理部工程验交岗位07检查、验收并存档公司档案室档案收集岗建设项目归档文件移交清单16.4.4档案查阅制度及流程16.4.4.1档案查阅制度（1）查阅方式分为借阅与借出，本公司员工，因工作需要均可凭有效证件在指定档案查阅地点,登记查阅业务范围内的档案资料，每人每次最多可查阅二卷或者一套（特别情况例外）；查阅业务范围以外的档案，按专业的不一致性质，需办理查阅手续，经专业档案所属部门领导批准后，方可查阅。如需借出，须经综合管理部档案分管负责人批准，办理借阅手续后方可

11、给予借出复印件,原件任何时候不予借出档案室。若查阅属知识产权保护范围内的各类档案，需经总经理或者档案分管领导签批；（2）借阅机密级档案资料，须由本人提出书面申请，经本部门领导与综合管理部档案分管负责人签字后报总经理签批后方可借阅；（3）借阅档案只限借阅者本人使用，不准转借、代借、不准涂改、撕页、不准带回家或者公共场所；（4）借阅者应按时归还，借期最长不得超过十五天。确因工作需要过期不能归还时，务必带所借档案资料办理续借手续；逾期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款50-100元，将通知财务部扣除相应工资督促归还。通知其单位领导并取消其借阅资格；（5）外单位查阅通常档案资料，凭单位介绍信，经接

12、待单位负责人签字同意，填写有关登记表。经综合管理部负责人批准后，只许查阅介绍信中所述范围内的档案资料，限在室内指定地点查阅，如需借出使用，须经综合管理部负责人签字同意，方可借出。属公司机密档案与知识产权保护范围内的档案一律不准查阅。（6）借阅者应爱护档案，保持档案资料的完整清洁，不得随意在资料上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴，关于损坏档案、丢失档案、涂改勾划档案者，将按原价的15倍赔偿。要责成本人写出书面材料，根据情节轻重并依法追究其责任。（7）借阅者在查阅保密资料时，务必签订保密协议，并严格履行保密规定。丢失资料的，应交纳技术转让费、工本费等全部费用。对造成失密的将按公司保密制度的规定进行处理。（8）借阅档案资料，通常不准复制，因工作需要对档案内容进行复制时.，务必全面填写档案复印登记表，并按需要复制相应的份数