某某公司档案分类方案.docx

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1、某某公司档案分类方案*公司档案分类方案1 总则1.1 要紧内容本方案规定了*公司（下列简称“公司”）档案分类方法、各类别档案类目设置、管理流程、归档范围与保管期限等，确定了公司档案管理的基本方法。1.2 制定根据本方案根据*档案分类管理办法，结合各类别档案管理办法，以公司全部档案实体为对象，根据主营业务与管理职能的特点，科学划分类别，优化管理流程，细化归档范围，建立有序完善的档案分类管理体系，便于科学管理与开发利用。1.3 分类管理原则分类原则：分类清晰、层次适度、体系稳固、具扩展性。管理原则：体系健全、流程完整、范围明确、期限准确。1.4 适用范围本办法适用于公司总部、司属各单位。2 分类规

2、则2.1 全宗号设置2.1.1 全宗是指一个独立机关、组织或者个人在社会活动中形成的档案有机整体。2.1.2 全宗号是立档单位的唯一编号，通常由档案馆或者上级档案机构给定，*办公厅负责给定所属机构的全宗号。通常全宗号长期固定不变。2.1.3 全宗号结构由6位数字标识，全宗号前两位为二级子企业顺序号，中间两位为三级子企业顺序号，后两位为四级子企业顺序号。公司所属各单位全宗号及分支机构代码号详见附件Io2.2 类目设置类目共设10个，即党群类、行政类、人力资源类、财务资金类、成本与审计类、投资类、工程类、规划设计类、销售类、项目类。通常情况应保持稳固，不得改变。2.3 标识、编号及排列方法3 .3

3、.1标识符号档案分类中的类目标识符号一律使用阿拉伯数字标识。党群类1行政类2人力资源类3财务资金类4成本与审计类5投资类6工程类7规划设计类8销售类9项目类101.4 档号编制规则1.4.1 档号基本结构基本结构：全宗号一类目号年度（项目号）顺序号（案卷号）年度与项目号可根据需求进行细分、添加或者删减；使用立卷归档的档案编号可根据需求设置案卷号。使用目录号辅助档案编号的方式可继续沿用。1.4.1.1 年度4位数字。1.4.1.2 项目号项目（专题）顺序号（或者设备顺序号、产品顺序号）。1.4.1.3 保管期限分为永久、30年与10年。沿用永久、长期、短期代码标识，即：永久:Y；30年：C；10

4、年：D。1.4.1.4 目录号同一全宗内不同意出现重复的目录号，一个目录号只能给定一个类目。1.4.1.5 案卷号案卷的排列顺序号，通常为4位数字。1.4.1.6 顺序号文件的排列顺序号，通常为4位数字。1.4.2 档号的编制方法编号时，各层级中用隔开；年度与项目号之间用隔开。编号排列方法示例：XXXX-XX.X-XXXX-XXXXIIII顺序号（案卷号）III年度（项目号）II类目号I全宗号1.5 档案的编号排列各类档案以件为单位进行整理，使用按大类分属类的排列方法，即归档文件在同一年度、同一保管期限内，按机构、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，并按排列顺序逐件

5、编号。档号基本结构：由全宗号、类目号、年度、保管期限与顺序号构成。档号示例：全宗号类目号年度保管期限顺序号020801-1-2013-Y-00011.6 案卷排列各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律与利用特点不一致，为方便提供利用，在保持档案有机联系与成套性的原则下，能够采取灵活的排列方法，但务必做到系列规律，井然有序，保持相对稳固。3 党群类档案（1）管理办法3.1 管理职责3.1.1 党群工作部为党群类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理与评价反馈。3.1.2 项目负责对本项目

6、党群类文件材料进行整理与归档。3.1.3 归档文件收集、整理与移交情况应纳入各项目绩效考核指标。3.2 归档范围党群类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有储存价值的文件材料，具体归档范围及保管期限详见附件2。3.3 整理单位党群类归档文件通常以“件”为单位整理。通常以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示文与批复文可为一件。3.4 归档要求3.4.1 业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有储存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。3.4.2 归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐

7、全的原件。已破旧的文件应予修整，字迹模糊或者易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。3.4.3 业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、著录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。3.4.4 文件材料的归档份数：通常每份文件储存一份原件，重要的、利用频繁的与有专门需要的档案适当增加份数。3.4.5 文件材料纸质版与电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。3.4.6 档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。3.4

8、.7 业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门与接收部门负责人审核签字。3.4.8 归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。4 行政类档案（2）管理办法4.1 管理职责4.1.1 办公室为行政类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理与评价反馈。4.1.2 项目负责对本项目行政类文件材料进行整理与归档。4.1.3 归档文件收集、整理与移交情况应纳入各项目绩效考核指标。4.2 归档范围行政类档案是各单位在经营管理工作中产生的具有储存价值的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。4.3 整理单位行政类归档文件通常以

9、“件”为单位整理。通常以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示文与批复文可为一件。4.4 归档要求4.4.1 业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有储存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。4.4.2 归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破旧的文件应予修整，字迹模糊或者易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4.4.3 业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、著录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖

10、归档章并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。4.4.4 文件材料的归档份数：通常每份文件储存一份原件，重要的、利用频繁的与有专门需要的档案适当增加份数。4.4.5 文件材料纸质版与电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。4.4.6 档案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。4.4.7 业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门与接收部门负责人审核签字。4.4.8 归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。5 人力资源类档案（3）管理办法（见附件2、5）6 财务资金档案类（4）管理办法6.1

11、管理职责6.1.1 办公室负责财务资金类档案的验收及入库集中管理工作。6.1.2 财务资金部负责归档文件的收集、整理、立卷、编制会计档案保管清册及移交工作。6.2 归档范围财务资金类档案是指会计凭证、会计账簿与财务报告等会计核算专业材料，是记录与反映企业经济业务的重要中料与证据。具体见附件2。6.3 整理单位财务资金类档案通常组卷管理，按照文件形式（名称）整理组卷。6.4 归档要求6.4.1 财务资金类档案应完整、齐全、准确。遵循其形成的自然规律，保持其相互间的有机联系。6.4.2 凡涉及单位名称的填写务必是规范全称。6.4.3 利用财务软件进行会计核算的单位，应当同时制成纸质材料一并移交档案

12、部门。6.4.4 移交财务资金类档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，办公室门应当会同财务资金部与经办人员共同拆封整理，以分清责任。6.4.5 保管期限为15年以上的财务资金类档案向档案部门移交。保管期限为15年下列的由财务资金部自行储存。6.4.6 归档时间：当年形成的财务资金类档案，在本会计年度终了后，可暂由财务资金部保管3年，期满后，即于次年6月底往常由财务资金部编制会计档案移交清册（一式二份）与财务资金档案实物一并移交办公室。交接双方逐项核对后签字认可，并经移交部门与接收部门负责人审核签字，各留一份备查。7 成本与审计类档案（5）管理办法7.1 管理职责7.1.1 办

13、公室负责成本与审计类档案的验收及入库集中管理工作。7.1.2 成本与审计部为成本与审计类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理与评价反馈。7.1.3 项目负责对本项目成本与审计类文件材料进行整理与归档。7.1.4 归档文件收集、整理与移交情况应纳入各项目绩效考核指标。7.2 归档范围成本与审计类档案是各单位在经营管理工作中产生的内控、审计、合同、招投标等工作的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。7.3 整理单位成本与审计类归档文件通常以“卷”为单位整理。7.4 归档要求7.4.1 业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有储存价值的文件材

14、料收集齐全、完整并集中保管。7.4.2 归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章齐全的原件。已破旧的文件应予修整，字迹模糊或者易褪变的文件应予复制；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。7.4.3 业务部门应按整理要求将归档文件进行装订、分类、鉴定、编号、著录、装盒等。在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、件号、页数。7.4.4 文件材料的归档份数：通常每份文件储存一份原件，重要的、利用频繁的与有专门需要的档案适当增加份数。7.4.5 文件材料纸质版与电子版应一并归档，并保持二者内容、形式的一致。7.4.6 档

15、案部门应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。7.4.7 业务部门向档案部门移交归档文件时，应将归档文件目录一并移交，并经移交部门与接收部门负责人审核签字。7.4.8 归档时间应于第二年6月底前向档案部门移交。8 投资类档案（5）管理办法8.1 管理职责8.1.1 办公室负责投资类档案的验收及入库集中管理工作。8.1.2 投资部为投资类档案的主管部门，负责对各项目文件材料收集、整理归档工作进行业务指导、监督检查、统一管理与评价反馈。8.1.3 项目负责对本项目投资类文件材料进行整理与归档。8.1.4 归档文件收集、整理与移交情况应纳入各项目绩效考核指标。8.2 归档范围投资类档案是项目前期立项、可行性研究等工作的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件2。8.3 整理单位投资类归档文件通常以“卷”为单位整理。8.4 归档要求8.4.1 业务部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有储存价值的文件材料收集齐全、完整并集中保管。8.4.2 归档文件应真实有效、齐全完整，为签署、盖章