采购合同管理流程.docx

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1、采购合同管理流程一、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。1合同正文应包含的要素合同名称、编号、签订时间、签订地点；采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；包装要求；合同总额应含税，特殊情况应注明;付款方式；工期；质量保证期；质量要求及规范;违约责任和解决纠纷的办法；双方的公司信息；侬他约定。2、合同签订及其规定如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购

2、时要求供货方提供分项报价清单；遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；详细约定发票的提供时间及要求；与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；违约责任一定要详细、具体；比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；合同签订应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；签订的所有合同应及时报送财务部门。付款及合同执行1、付款规定按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款

3、时应填写附表八（资金支出审批单）,该审批单巡签我那比后提交财务部付款；财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。2、合同执行已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。综上所述，采购合同管理流程，主要是对合同的内容进行规范化管理，已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，保障按时履约，按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款。