采购部规范化管理工具箱第3版.docx

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1、弗布克1+1管理工具箱系列采购部规范化管理工具箱（第3版）配套光盘周鸿编著人民邮电出版社POSTS&TE1ECOMPRESS北京第二章采购计划管理5第一节采购计划管理岗位职责6一、采购计划主管岗位职责6二、采购计划专员岗位职责6三、采购预算专员岗位职责7第二节采购计划管理制度7一、采购计划编制制度7二、采购预算管理制度10第三节采购计划管理表格12一、采购申请单12二、订单采购计划表13三、采购变更申请审批表13第三章供应商开发与管理14第一节供应商开发与管理岗位职责15一、招标采购主管岗位职责15二、供应商管理主管岗位职责15三、供应商管理工程师岗位职责16四、供应商开发专员岗位职责17五、

2、供应商管理专员岗位职责17第二节供应商开发与管理制度18一、供应商管理制度18二、供应商筛选制度23第三节供应商开发与管理表格24一、供应商筛选表24二、合格供应商列表25三、供应商考核表25第四章采购价格管理27第一节采购价格管理岗位职责28一、采购价格主管岗位职责28二、采购询价专员岗位职责28第二节采购价格管理制度29第三节采购价格管理表格32一、询价单32二、采购询价记录表32三、比价、议价记录表33第五章采购谈判与合同管理34第一节采购谈判与合同管理岗位职责35一、采购合同主管岗位职责35二、采购谈判专员岗位职责35三、采购合同管理专员岗位职责36第二节采购谈判与合同管理制度36一、

3、采购谈判管理制度36二、采购合同管理制度38第三节采购谈判与合同管理表格42一、采购谈判计划表42二、采购谈判记录表42三、合同签订审批单43第六章采购进度控制44第一节采购进度控制岗位职责45一、采购进度控制主管岗位职责45二、采购跟单员岗位职责45第二节采购进度控制管理制度46一、采购进度控制制度46二、采购交期管理办法48第三节采购进度控制管理表格51一、采购进度控制表51二、采购物资跟催表51三、采购交货延迟检讨表52第七章采购质量控制53第一节采购质量控制岗位职责54一、采购质量控制主管岗位职责54二、采购检验专员岗位职责54第二节采购质量控制管理制度55一、采购认证管理制度55二、

4、采购质量控制制度60第三节采购质量控制管理表格63一、采购检验报告63二、检验异常报告64三、采购认证计划表65第八章采购结算管理66第一节采购结算岗位职责67一、采购结算主管岗位职责67二、采购结算专员岗位职责67第二节采购结算管理制度68一、采购结算付款管理制度68二、预付货款采购管理制度70第三节采购结算管理表格72一、预付申请表72二、采购付款申请表73三、采购付款进程表73第九章采购成本控制74第一节采购成本控制岗位职责75一、采购成本控制主管岗位职责75二、采购成本控制专员岗位职责75第二节采购成本控制管理制度76一、采购成本控制制度76二、采购订购成本控制制度79第三节采购成本控

5、制管理表格84一、采购成本预算表84二、采购物资价格申报表85三、采购成本汇总表85第十章采购绩效管理86第一节采购绩效管理岗位职责87一、采购绩效主管岗位职责87二、采购绩效专员岗位职责87第二节采购绩效管理制度88一、采购绩效考核制度88二、采购人员行为规范91第三节采购绩效管理表格93一、采购绩效考核表93二、采购绩效改进表94三、采购绩效奖惩表94第二章采购计划管理第一节采购计划管理岗位职责一、采购计划主管岗位职责采购计划主管在采购部经理的指导下全面管理企业的采购计划,组织编制采购计划和采购预算，并对执行情况进行监督检查，确保企业的生产经营活动顺利、有序地进行。采购计划主管的岗位职责如

6、表2-1所示。表2采购计划主管岗位职责工作大项工作细化1.制订采购计划（1）根据企业年度生产计划、销售计划和经营发展战略等制订年度采购计划，并对其进行分解（2）汇总企业及各部门的物资月度申购计划，结合年度采购计划，制订详细的月度采购计划（3）根据采购计划的执行情况编制增补计划或临时计划2.监控采购计划执行（1）监控采购计划的执行过程，并定期向采购部经理汇报采购计划的执行情况2）评审采购计划的达成情况（3）平衡采购计划，并根据生产、销售的实际情况调整采购供货期3.库存控制（1）监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构及数量水平（2）实时掌握物资的库存情况，对订购的物资从订购至到货实行全程

7、跟踪4.处理其他工作（1）深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道（2）完成上级领导交办的其他工作二、采购计划专员岗位职责采购计划专员的囱位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体职责内容如表2-2所示。表22采购计划专员岗位职责工作大项工作细化1.编制采购预算（1）收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并报上级领导审批（2）根据采购需求的变化情况提出采购预算修正案，并报上级领导审批2.监督采购预算执行（1）根据采购预算的执行情况编制采购预算分析报告（2）监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支（3）落实采取成本控制措施，审核采购支出三、采购预算专员岗位职责采购预算专员

8、的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况,具体职责内容如表2-3所示。表2.3采购预算专员岗位职责工作大项工作细化1.接受各部门的请购需求1）负责收集各部门上交的“请购单”（2）汇总各部门的请购需求，确定物资的总需求量2.编制采购计划（I）协助采购计划主管编制单项采购匚作计划，并及时上交（2）根据采购计划的执行情况协助采购计划主管编制增补计划或临时计划（3）根据需求计划制定采购订单，选择合理时间和批量下订单第二节采购计划管理制度一、采购计划编制制度下面是某企业的采购计划编制制度，供读者参考。制度名称采购计划编制制度编号执行部门第1条目的。为编制合理的采购计划，加强对采购计

9、划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序地进行，特制定本制度。第2条适用范围。本制度适用于公司采购计划的编制工作。第3条管理职责。采购计划主管在采购部经理的指导下负责组织编制年度、季度、月度采购计划，并严格监督其执行情况。第4条编制采购计划的重要性。1 .预估用料数量、交期，防止断料，确保生产经营活动正常进行。2 .避免库存过多、资金积压、空间浪费。3 .配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。4 .指导采购作业。第5条采购计划分类。公司采购计划包括但不限于以下三类：年度采购计划、月度采购计划和日采购计划。1 .年度采购计划是指根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充

10、分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制订的采购计划。2 .月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制订的采购计划。3 .日采购计划是指在对月度采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制订的采购计划。第6条采购计划的编制依据。采购部在编制采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。第7条采购计划的编制步骤。采购计划的编制步骤如下图所示。编制采购计划步骤图第8条采购计划编制注意事项。采购部在编制采购计划时应注意以下事项。1 .采购计划要避免过于乐观或保守。2

11、.考虑公司年度目标达成的可能性。3 .生产、销售计划的可行性和预见问题。4 .物料需求与物料清单、库存状况的确定性。5 .物料标准成本的影响。6 .保障生产与降低库存的平衡。7 .物料采购价格和市场供需的可能变化。第9条采购计划专员应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无可替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。第IO条如果”采购申请表”中所列的物资为公司内其他部门所生产的产品，在质量、性能、交期、价格相同的情况下，需采用公司产品。第11条对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改

12、采购计划。第12条如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司主管副总核准后列入采购范围。第13条采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排。第14条采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。第15条本制度自公布之日起执行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、采购预算管理制度下面是某企业的采购预算管理制度，供读者参考。制度名称采购预算管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的。为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围。本制度适用于公司采购预算管理工作。第3条管理职责。1 .采购部负责根据采购计划编

13、制采购预算，并严格执行。2 .财务部协助采购部编制采购预算，蟋合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。3 .总经理负贡审批采购预算。第2章采购预算的编制第4条采购预算的编制目标。1 .采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。2 .方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第5条采购预算的编制依据。1 .生产经营所需的物资数量。2 .预计物资期末库存量。3 .本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4 .物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第6条影

14、响采购预算编制的因素。在编制采购预算时，相关部门负责人应充分考虑以下影响采购预算的五项因素。I.采购环境。2 .公司销售计划。3 .物资使用清单。4 .存量管制卡。5 .物料标准成本的设定。第7条采购预算的编制方法。采购部必须根据物资采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算、定期预算等。第8条采购预算的编制步骤。1 .采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。2 .采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。3 .采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。第3章采购预算的执行与调整第9条采购预算的执行。1 .经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留;如确有需要，下期补办相关手续。2 .未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加