007档案管理制度.docx

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1、厦门宝龙大酒店行政管理制度和程序部门：行政办公室分部：文号：行政-007内容：档案管理制度页数：1of21 .档案内容1.1. 以酒店或总经理名义对内、对外发布的文件，含制度、通知、通告、奖惩、任免、重要传真及其它与经营活动相关的书面资料；1.2. 由集团及各公司、政府机构、业务合作单位等发至酒店的文件；1.3. 各部门发文、制度与程序、岗位职责、财务报表与人事资料等；14.酒店经营活动中所订立的合同、协议及契约书；1.5. 酒店客户、与酒店有相关业务往来公司的资料；1.6. 酒店经营所需的各种证照资料；1.7. 酒店重大活动的有关录像、光碟与图片等；1.8. 酒店经营活动中所使用、备用的管理

2、软件；19.重大会议的会议纪要；110其它涉及酒店商业机密的资料等。2 .档案的分类2.1. 按档案内容可划分为：文书档案即酒店在日常行政工作形成的档案，如工作通知、工作联系函、行政合同等；专业档案是相对文书档案而立的各种门类的档案的总称，指记录某种业务的过程或某个事件的全面记载。2.2. 按档案的载体可划分为： 纸质档案 音像档案 机读档案（借助于计算机方可阅读的信息）2.3. 档案的明细分类根据酒店的特征，可分为营业证照类、申报/批复类、政府通知类、酒店内部发文类、对外往来函、购销合同类、人事劳资类、员工培训类、会议记录类、采购订价类等；酒店内部发文，可按发文部门进行分类，再按文件的具体内

3、容不同、时间先后顺序与文件编号顺序划分。3 .档案的收集与保管3.1. 各部门的档案统一由专人负责收集、整理与保管，该工作一般由文员负责；3.2. 任何签呈正本均需交由档案管理员归档存查；3.3. 所有合同正本一律存放财务部；3.4. 档案管理员日常收到待建档资料后，须根据不同类别进行存放归档；35档案资料应收集完整、齐全，建立目录，并及时更新；3.6. 所有重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中；3.7. 应注意档案资料的防潮、防尘及防火，确保档案资料的安全与完整；3.8. 档案管理员和各部门应根据档案资料的用途及使用年限,对失去使用价值和超过使用年限的档案资料，定期进行整理和销毁工作。厦门宝龙大酒店行政管理制度和程序部门：行政办公室分部：文号：行政-007内容：档案管理制度页数：2of24 .档案的使用4.1. 档案资料的使用应遵循“先审批、后使用”的原则；4.2. 档案资料的使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用；4.3. 档案资料的使用地点原则要求在酒店内，因工作需要需带离酒店的，应经批准后方可带出；4.4. 档案资料的收发和传递，由指定人员（一般是文员）担任，实行签收制度，并根据档案级别采取必要的安全保密措施；45借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。发出审批审批发出日期生效日期2005年12月1日2005年12月1日