QP0401文件與資料管理程序.docx

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1、东莞横沥树兴玩具厂文件与资料管理程序文件编号：QP-0401制订单位：行政部版本：A/0总页数：6页发行日期：2006年02月15日核准审核制订1 .目的：使质量管理系统所有文件与资料正确流通，以保证各相关部门能够适时获得正确有效之文件与资料.2 .范围：本公司所有生产的产品，从订单审查、原料采购、生产、检验,储运至交货及服务等各级段工作中的文件与资料管制均适用.3 .权责：内部文件与资料之制订,废止与收发管制权责表:文件级层核准审核制订收发管制单位3.1.1一级文件总经理管理者代表管理者代表行政部文控中心3.1.2二级文件总经理部门主管单位主管行政部文控中心3.1.3三级文件管理者代表部门主

2、管单位人员行政部文控中心4 .定义:1. 1一级文件:质量手册:说明质量体系系统原则与管理重点之系统指导文件.4. 2二级文件:程序文件:供管理者管控某一活动的作业流程之文件.5. 3三级文件:作业规范/管理规定:规范作业者行为的工作标准或指导书.6. 4四级文件:管理记录（各类表格）：用来记录执行结果之表格或报告书.5 .作业内容：5.1 文件管制流程图（如附件一）.5.2文件制作规范:本规定限于一、二级文件适用.5. 2.1封面制作规范：封面必须包括：A.I名：B.文件名称:一、二级文件名称；C.文件编号:详见文件编号规则5）;D.制订单位:编制本文件之单位；E.版本:详见5.6相关内容；

3、F.总页数:详见5.6相关内容；G.发行日期:发行文件的时间；H.核准/审核及制订人签名：核准,审核、制订人必须签名作实.5.2.2内页制作规范：内页制作必须包括：A.文件名称:位于正文顶端左端,用14号字.B.文件编号、版本版次及页次：位于文件名称之右端,使用14号字.C.正文：a.正文必须位于外框线内；b.左边正文与左边框线要相距1.5个字;右边正文与右边框线要相距1个字；c每一段落必须与其它段落间空一行（如目的、范围、权责之间等）；d.在正文中须引用其它程序文件名或书名时书名号将其注明；引用表格时用双引注明.5.2.3三级文件格式不限，内容表达完整为原则.5.3文件制订/修订及作废作业.

4、5.3.1文件制订作业：文件由需求部门制订，由相关部门会审,权责人员核准，行政部文控中心按文件编号原则对新文件进行编号.5.3.2文件修订作业：A.若文件要求修订时，由权责部门提出修订原因，填写“文件修订及废止申请单”交原制订部门修订,并经相关部门会审,权责人员核准.B.修订后的文件由行政部文控中心发行.C.文件废止:文件废止时，由提出部门填写“文件修订及废止申请单”交原制订部门废止,原编号列入管制，不得重复使用.5.4文件审核与核准作业:文件制订/修订及废止之审核及核准权限依照3.1作业.5.5文件编号规则：5.5.1一级文件编号:注：QM一表示质量手册01一表示流水号码5.5.2:二级文件

5、编号文件流水号码标准章节号码QP5.5.3三级文件编号：I一1一11文件流水码部门代码WI5.5.4部门代码：M总经理E行政部A管理者代表Q品管部BPMC部C生产部D样板房5.5.4.1文件流水号：以两位数字表示,从“01”开始编号，02,03依此类推.5.6一、二、三级文件版本/版次及页次管理5. 6.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订为A/1版,依此类推.6. 6.2为避免版次修订太多影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后,或文件修订后总页数有变化时原制订单位进行版本变更,发行B版C版,依此类推文件修订后,所有文件页数均跟着修订版本版次（含封面）.7. 6.3一二三级文件总页数

6、包括封页、正文和附件部份.5.7文件发行，回收管制作业5.7.1一、二、三级文件收发管制，由行政部文控中心按“文件修订及废止申请单”注明之各部门需求份额填写“文件分发回收记录”进行发行,并在发行文件封面上加盖蓝色“文控中心受控文件”章.5.7.2修订及废止时,版本失效之文件于新文件发行时回收，回收份额与发行份额数量一致，内容完整,若有遗失,记录于“文件分发回收记录表”备注栏.若各部门需保留旧版废文件时，行政部文控中心应在该文件上盖红色”文件作废章”以示区别.5.8文件保存、销毁5.8.1文件保存A.现场使用之文件须置于现场场所,非现场使用之文件由各部门自行集中管理，B.使用部门不得影印正式发行

7、之文件（四级文件不限制影印）.C.行政部文控中心需在增加新文件或文件有修订版本版次的次月发行“文件最新版本一览表”，使用部门参考管理文件.D.文件若发现有破损,字迹模糊,份数不足等需要补发时，由需求部门申请，经部门主管审查后由行政部文控中心予以补发，损坏文件应回收并做记录于“文件分发回收记录表”上.E.未经许可任何人不得于一、二、三级文件上修改内容.F.文件管制须纳入内部稽核项目中,确保文件资料之正确使用.G.文件外借时,须经管理者代表审核批准后由行政部文控中心办理.5.8.2文件销毁由各部门回收旧版文件,统一交行政部销毁，行政部文控中心保留一份原版文件并加盖红色“文件作废章”保存.5 .9外

8、来文件之管理5. 9.1各权责部门负责收集外来文件,并交给行政部文控中心登记在“外来文件登记一览表”上.6. 9.2各权责部门负责确定外来文件是否引用，引用的外来文件由行政部文控中心依据文件管控办法负责分发、回收、销毁（依5.7/5.8作业）.7. 9.3外来文件最新版本控制由权责部门负责收集其最新版本,之后交由行政部文控中心管控.6 .相关文件/资料6.1 质量记录管制程序6.2 内部稽核程序7 .使用表格7. 1文件修订及废止申请单8. 2文件分发回收记录表9. 3“文控中心受控文件”章10. 4文件作废章11. 5文件最新版本一览表12. 6外来文件登记一览表8 .附件文件管制作业流程图附件:文件管制作业流程图