学术交流会方案模板.docx

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1、学术交流会方案会议时间:XX月XX号报到,XX号开会,XX号返程。会议筹备组人员XX月XX号上午出发去酒店提前准备会前工作,晚上20:30召开预备会议。会议地点:XXXXXXXXX费用收取:按照参会人员IoOO元/人,随行及驾驶员400元/人,按60人参会、10个驾驶员测算,共计收取会费XX万元。会议支出:餐费:2.56万元(1)报到晚餐:0.96万元(8桌,桌餐1200元/桌)(不含饮料、酒水);(2)次日中餐:0.8万元(80人,每人IOO元)(不含饮料、酒水);(3)次日晚餐:0.8万元(80人,每人IOO元)(不含饮料、酒水);会场租费:2万元/天(含大屏8:00T8:00)纪念品:暂

2、定150元左右,12万元(150元/个X80个)其他费用2.72万元,合影照片费用0.32万元(80人X0.004万/人),参会人员资料及其他(手拎包、参会证、记录本、笔、会议指南、通讯录等)费用约2万元,会前地点考察、准备0.2万元,其它不可预见费0.2万元。以上费用合计8.48万元。目前需要平衡解决的问题:1 .确定开会时间、参会人数及开会地点,提前选好酒店,与酒店沟通开会就餐、住宿事宜。2 .参会成员单位论文收集,统一进行排版印刷,在集团公司印刷厂统一印刷,时间在一个星期左右。3 .提前与参会单位沟通,确定每个单位发言交流的论文,并确定发言顺序,写到会议指南里面。4 .会费收取标准,去年按照IOOO元/人进行收费,今年是否按照这个标准。5 .参会人员的手提包、笔记本、笔、纪念品的购买,去年按照手提包300元,纪念品150元的标准进行配备,今年尽快确定购买标准,提前进行采购。6 .近期要下发会议通知,明确各单位参加人员,邀请省煤炭学会、安徽煤监局、省能源局哪些领导参加,考虑是否邀请集团公司人员参会。7 .去年开会邀请专业公司协助会场的布置、氛围的营造、包括司仪、摄像、统一收费开票都是我的专业公司,今年考虑是否邀请专业公司协助筹备。

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