工作手册高效方法篇.docx

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1、高效工作手册工作方法篇很长一段时间，我都有这样一个很奇怪的现象，明明一天安排的事情是可以完成的，但却经常因为手机上突然弹出的一条讯息，脑子中突然蹦出来的一件事情，电脑网页上一条有趣的新闻，把我们原本的计划弄的支离破碎，定下的任务也没完成几条。晚上躺在床上回想今天做了什么时，自己也答不上来，但感觉自己也不闲，一天也忙到晚，但就是没忙出个所以然，然后带着一丝歉意等待着明天太阳的升起以及如出一辙的恶性循环。想象一下这个画面，当我们坐在办公桌前，成堆的工作压在我们面前让我们不知所措，还有突如其来的紧急事件像定时炸弹一样随时都会引爆，打乱我们原本的计划，是不是想想都心烦，这时候恰巧一个有趣的新闻弹出在我

2、们的电脑桌面上，当然我们的注意力会被它吸引走了。我们都希望去把自己的生活安排的井井有条，爱情事业双丰收才是我们最大的愿望，那在日常工作生活中，怎样才能让自己不再是虚假的忙碌，不虚度光阴，每一步都是在为我们自己而活着呢？不妨试试这套高效工作法，看看自己的生活会不会发生质的改变。任务搜集把当前已经摆在眼前的任务都搜集起来，在笔记本上的任务清单栏里，从上往下列出，两分钟以内能完成的事情，立刻去做完。任务分类及执行除去两分钟以内能完成的事情，将剩余其他所有已经列出的任务从上往下按顺序根据四象限划分法进行分类，确保每一件事情都必须获得均等机会的处理。1）第一象限，紧急且重要。一般这类事情的来源主要分为两

3、种：领导突然布置下来的重要任务第二象限中的任务由于前期没有规划好，任务堆积导致时间非常紧急例如：父母打电话说身体特别不舒服，需要你带着马上去医院看看；或者，上个星期领导安排你去准备一个重要会议的材料，结果你一时贪玩，把这事忘得九霄云外，到会议前一天领导找你要材料的时候你才想起来，诸如此类的事情必须马上去做，否则后果将会非常严重。针对这类事件我们的做法是：立刻去做，如果同时有几件突发事件，按照重要程度，一件件去做，不要同时做几件事情，这样子到最后会发现什么都做不好，心里还一团乱麻。并且，如果是由于规划不当导致第二象限的任务转移到第一象限,事后要进行深刻反思，防止以后再出现这类情况。值得注意的是：

4、第一象限里的事务是打破我们稳定规律生活的小妖精，但如果我们规划得当，重要而且紧急的事情真的会很少，甚至都不会出现在我们的生活里。2）第二象限，不紧急但是很重要。这类事情有一个明确的时间节点，且一般与我们的梦想和目标息息相关，要实现我们的梦想首先需要把这类事情完成。在我们的日常生活中，要让第二象限的事务成为我们生活的主旋律，同时这也就意味着选入第二象限的，会有很多任务，包括自己的，家庭的，公司的，领导的等等等，那应该从哪一件事情开始做呢？同样，也是要按照重要性进行排序，选出第二象限里最重要的三件事，对其进行任务分解，变成一个个可执行的步骤，合理安排到每一天的生活中。同时，把三项任务中最重要的任务

5、安排在我们精力最旺盛的时间段，也就是运用“八二定理”，拿出80%的精力去攻克最重要那20%的任务，其他20%的时间也合理分配给另外两项上面。一直到某项任务完成，再重新增添新的任务进来。例如：最近在我们的任务栏里按照重要性划分，前三项的任务分别是，实现一项科研任务的功能，准备一门重要考试，给女朋友准备周年惊喜。按照上述原则，我们正确的做法应该是：首先是科研任务，这件事关系到我们能否顺利毕业，所以我们要把主要精力放在它身上。将其拆解为一个个可执行步骤并分配到每一天，然后每天拿出我们注意力最集中的时间去攻克它，期间如果有任何突发事件，例如同学打电话问你周末要不要打羽毛球，晚上要不要一起吃饭诸如此类的

6、，礼貌回应后，将这个事情写到任务清单栏里，先不去思考它，因为这是第四象限的事情，不紧急且不重要，等到我们有空了再去做。接下来就是准备考试和准备惊喜，同样进行任务分解，要看多少页做多少题；周年要准备哪些礼物，预定哪家餐厅；同样，期间不接受任何第四象限事情的打扰，如果有，直接写到任务清单栏里就好。等到其中某个任务完成了，划掉，再从第二象限里拿出下一个重要任务，一个接一个地完成。3）第三象限，紧急但是不重要。举个例子，领导临时要开一个会议，让你去准备一个会议室；同学给你抛出一个很大很空的问题，让你出出主意等等。把时间花在这个象限里是相当可惜而且无奈的，忙了半天可能一点效果都没有，很多人都会被假象所迷

7、惑，认为“紧急”的就是“重要”的。其实“紧急”和“重要”一点关系都没有。应对这类事情我们要充分利用好杠杆效应和猴子法则走出第三象限，把事情交给别人去做！我们应该清楚地认识到，第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。杠杆效应的本质是用少量资源撬动千倍百倍的回馈。用在任务执行上，相当于自己只需要理清划分好任务执行的步骤，然后把具体的任务分配给其他人做，最后直接不劳而获。例如，公司主管接到大领导的任务要做一份策划书，这个事情对公司主管来说，是一个第三象限的任务，所以他将这份策划书的任务剖析分解为一个个可执行步骤后，把下属喊

8、到办公室，分配好任务、合格指标及规定时间后，就去做属于他自己的第二象限的事情了。等到下属整合好一个完整版后，自己稍作润色，就拿去给大领导讨赏了，下属却啥都没捞着，白费时间，对大多数人的升职加薪半毛钱关系都没有。这就是杠杆效应的威力，在生活中我们要去发现这样的窍门，花别人的时间为自己谋利，当然，如果能让别人做到心肝情愿那就更牛叉了，妥妥的情商满级人物。但现实生活中，不是每个人都可以把任务分配给其他人的，毕竟没有那么多小领导，底层劳苦大众才是大多数。别着急，不妨试试人人都能用的猴子法则吧！比尔翁肯(BiIIOnCken)曾经提出一个理论，叫“背上的猴子”。翁肯教授有一次偶然发现，自己在忙于加班的时

9、候，部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。这让他突然领悟到，主管人员之所以时间不够用，一个很重要的原因在于没有做好授权分责，将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的“猴子”，而把他那独特的时间管理理论称为“猴子管理艺术”。试想一下这样的情况：你在走道上碰到一位同事，他说：“我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？”于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半个小时才弄清楚是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：“这个问题很复杂，我现在没有时间和你讨论，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。”让我们用猴子理论来分析一

10、下这个过程。首先，你和同事在走道上偶遇之前，谁的背上有猴子显然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有这只猴子存在。接着，你开始倾听同事的讲述，这时同事背上的猴子悄悄向你的背上跨过来一只脚。然后，听完同事的讲述，你表示要仔细想想再和同事讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。你接过了同事背上的猴子，而同事则变成了监督者。此后，他会不时跑来问你：“那件事你考虑得怎么样了？”“我们什么时候再谈谈？”我们虽然应该帮助遇到困难的同事，但是也应该避免这样的情况：让他们把你当做他们自己猴子的收容站，你收的愈多，他们给的愈多，到最后你被堆积如山的别人的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的“猴子”。你将一

11、些并非自己职责的事情做得很有效率，可这值得你沾沾自喜吗？你自己的事情完成得怎么样呢？故而，当你的同事说“我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？”并且你了解到这件事情不是两分钟以内能解决的，你应该回复的是，“这事情还挺复杂的，不如我们改天有空再找个时间聊吧，现在领导有很多任务催着我去做呢！”这件事情回到办公桌时不需要把它放到我们的任务清单里，下班后如果他遗忘了，那就我们也忘了这件事；如果他来找你了，自己又不想去，可以用家庭的理由去推脱，“谀呀，孩子放学等着我去接呢，改天我们好好聊哈”，如果还有第三次，和他聊天的同时也要注意运用猴子法则，聊完随即就忘却，不要被别人的问题所困扰。有效运用猴子法则，能让别人去

12、抚养他们自己的猴子，让他们就能真正地管理自己的工作，你也就有足够的时间去处理自己的事情。4）第四象限，不紧急且不重要。尽量别去做！这是一个用于缓冲调整的象限。当我们疲惫的时候，可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是我们不能在这个象限里投入自己太多的精力，否则就是在浪费生命了。举个例子来说，当你因为工作的事情身心疲惫的时候，可以和同学一起逛逛街，旅旅游等，但是如果你将自己的大部分精力放在这上面，那么你将失去你的事业，也失去生活稳定的基础。”待办事项及奇思妙想待办事项栏里的任务最大的特点就是在当天有明确时间点，例如9点要开会，下午5点要给妻子打个电话或者其他的一些突然想到的

13、要去做的事情。待办事项栏的作用就是解放我们的大脑，让我们把精力完完全全投入到第二象限的任务当中。奇思妙想栏的作用是收集我们生活中点点滴滴、转瞬即逝的灵感，防止遗忘。灵感是非常宝贵的，可能生活中的一些难题苦苦思索得不到解决，却在吃饭或者聊天时突然闪现出一丝火花，可能就是这一丝小火苗，就能成功打开我们新世界的大门，所以一定要马上记下来，如果让它白白遗忘，未免也太可惜了。任务完成需奖励需要注意的是，在每个任务进行的过程中，每圆满完成其中一个步骤，我们都需要给自己一定的物质奖励，利用多巴胺的作用来刺激我们继续前行，否则很容易造成自己的疲乏。为什么不是精神奖励呢？因为在任务圆满完成后，这个奖励无论是从外界，例如领导的夸奖；还是自己的内心，例如满满的自信心自豪感，就已经发送给我们自己了。所以知道多夸女朋友的重要性了吧，为什么愿意见你的时候穿的美美的呢？因为想看到你色迷迷的眼神啊；为什么见你的时候想扑到你身上呢？因为你早早地就张开了迎接的怀抱啊！适时的多巴胺激励，自己的冲劲真的会很不一样！