档案管理办法.docx

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1、档案管理办法档案管理办法1目的为了加强公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本办法。2适用范围本办法适用于公司内会议材料、政府下发的重要文件、质量管理、生产技术资料和图纸、合同及协议等资料档案的管理。3职责3. 1本办法由公司办公室负责制定；3.2公司档案业务归属办公室，由办公室指定人员专门负责。3. 3档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管和使用，充分发挥档案资料的作用。4总则4.1 凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。4.2 文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档

2、制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作。4.3 档案内容包括：从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。5归档范围5.1 行政综合类：包括重要的会议材料；公司内部制定的法规性、政策性文件；组织变革、变迁、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。5.2 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。5.3 公司重要设备档案和基建档案材料。5.4 其他应当归档的材料。6归档要求6.1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。6.2 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、7归档制度7.1 凡属归档范围的文件资料,均由公司统一管理,任何个人不得擅自留存。7.2 归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批，不能归档或相关车间、部门须保留的，办公室保存复印件。7.3 凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。7.4 业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由办公室保存原件；属工程项目的，由生产技术部保存原件；属购销性质的合同，由经营部和物质供应保存。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

4、7.5 由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,业务主管领导保存一份，办公室保存一份及业务部门保存一份。特殊情况只有一份原件时，由办公室保存原件。7.6 公司级的收文、发文等文书资料均由办公室归档。7.7 其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。8档案保管制度8.1 公司办公室应有存放档案的档案室，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。8.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。8.3 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。8.4 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。8.5 凡公司工作人员调离岗位前

5、必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。9档案保密及借阅制度9.1 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。9.2 借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经办公室主任批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经办公室主任批准。9.3 借阅档案，必须履行登记、签收手续。9.4 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经办公室主任报总经理批准。9.5 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。9.6 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。11档案的销毁制度11.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。11.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交办公室主任审核后报总经理审批后执行。I13销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字，且“销毁清册”永久保存。12相关记录存档记录表公司档案借阅登记表公司档案资料销毁审批表