SPV公司档案管理办法.docx

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1、SPV公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强档案的科学管理，更好地为公司经营管理服务，根据中华人民共和国档案法、企业档案工作规范等有关法规，结合公司档案工作实际，特制订本办法。第二条档案指SPV公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案和照片、磁性载体、实物等特种载体档案等，它们都是SPV公司档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。第三条SPV公司档案管理工作是公司经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，任何部门和个人都不得将档案据为己有或拒绝归档。第四条SPV中心（以下简称管理中心）为SPV公司档案的归口管理部

2、门，设立档案室，负责统筹规划SPV公司的档案管理工作,组织SPV公司档案管理制度和标准的制订与修订。第五条管理中心有专人负责档案管理工作，对接SPV公司资料员，做好每月档案移交、归档的工作。制定档案借阅管理制度，做好档案的借阅、登记工作。第六条管理中心应严格执行档案管理制度，认真管理由SPV公司移交的档案文件，并对SPV公司的档案管理工作进行指导、监督、检查及考核。第七条本办法适用于SPV公司的档案管理工作。第二章档案存档细则第八条各SPV公司在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由部门或个人分散保存，必须由资料员（专职/兼职）统一整理立卷。第九条管理中心应对每个SPV公司的档案进行

3、分类，按照项目立项、建设、运营的顺序将档案分为五个部分：（1）基建文件（2）工商注册文件（3）施工过程文件、（4）制度流程、会议纪要类文件（5）财务文件。第十条工程档案，既在生产过程中形成的工程资料。应有SPV公司资料员按国家、地方及行业规定建立档案并参照建筑工程资料管理规程地方标准进行归档。第十一条会计档案，由SPV公司财务人员按照集团会计档案归档要求立卷归档。第十二条根据档案的内容不同，管理中心对存档的文件分为复印件、电子扫描件和原件三种形式。第十三条存档要求1资料员应对每个部分分别立卷存档，档案资料要装入档案盒，档案编号要求按照项目公司简称-年度-业务模块-归档事项-资料起止编号进行分类

4、编目。每一个档案盒内必须附该盒内档案文件的文件目录，该目录需同时形成电子目录，确保随时准确定位查询。2、照片材料应有文字说明事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等要素概括提示照片影像所反映的全部信息，音像材料应标出录音、录像的对象、时间、地点、内容和责任人。3、合同类文件应附合同会签单，公司制度文件应附董事会决议，费用支付应附审ftt单，工程款项支付应附政府产值确认单。4、资料员应在每月25日收集SPV公司当月已正式归档的重要档案，对于一般档案应收集台账，随时可查。移交时应做好移交手续，移交清单应一式两份，交接双方按清单清点清楚，双方签字，各留T分，以备查考。5、归档资料应当做到原件纸张完整，

5、纸面整洁；复印件、电子扫描件资料应清晰可辨识内容；装订的资料应牢固不散落；图纸按A4纸标准折叠；刻录光盘资料的应附有简单说明。各类资料在归档时仍有遗留问题的，应予以说明。对于不符合上述要求的归档文件资料员应退回要求其重整。第三章保密与借阅第十四条资料员应对档案内容保密,进出档案室严格执行登记手续。非档案工作人员不得随意进入档案室。第十五条资料员应保持档案室的清洁卫生，离开档案室应及时关门上锁，每日下班前进行安全检查，切断电源，关好门窗。第十六条档案是重要的公司资产，任何人不得据为己有。需要借阅时应办理借阅手续，并尽快归还，一般借阅时间科导超过一周。第十七条借阅档案须持借阅审批单办理登记手续，并

6、在规定的期限内归还。档案借阅审批单模板详见附件六。借阅人应保持被借档案的完好无损,资料员应及时清点、查验归还的档案。第四章附则第十八条本制度自下发之日起实施。第十九条本制度解释权属SPV中心。附件一:基建文件序号类SU资料名称存档形式原件存档情况备注原件复印件电子版1决策立项文件立项文件及批复2项目建议书3可研报告及批复4节能评估报告及批复5环境评价报告及批复6洪水影响评价报告及批复7水影响评价报告及批复8施工许可证9建设用地项目选址意见书及附图10规划许可证11土地使用证12勘查iS文件工程地质勘查报告13设计方案审核意见14初步设计图及说明15设计计算书16消防设计审核意见17施工图审查通

7、知书18财政审批实施方案及批复19财政承受能力论证报告20物有所值评价21人大决议、财政预算附件二:工商注册文件序号资料名称存档形式原件存档情况说明备注原件复印件电子版1营业执照2股东协议3公司章程4开户许可证5验资报告6信用代码证7公章印章留印8法人章印章留印9财务专用章印章留印附件三：施工过程文件序号资料名称存档形式原件存档情况说明备注原件复印件电子版1招投标勘察招投标文件2设计招投标文件3施工招投标文件4监理招投标文件5中标通知书6合同对上投资建设合同7政府购买服务合同8施工合同9融资贷款合同10对下咨询合同11施工合同12监理合同13设计合同14勘察合同15竣工验收建设工程竣工验收备表

8、16工程竣工验收报告17建设工程档案预验收意见18房屋建筑工程质量保修书19建设工程规划、消防等部门的验收合格文件附件四：制度流程、会议纪要类序号资料名称存档形式原件存档情况说明备注原件复印件电子版1管理中心下发制度2项目公司内部制度财务制度3人力制度4工程管理制度5付款审批制度6股东大会会议纪要7董事会会议纪要8监事会会议纪要9职工代表大会会议纪要10政府会议纪要附件五：财务资料序号存档形式原件存档情况说明备注原件复印件电子版1工程投资估算文件2工程设计概算3施工图预算4施工预算56经营计划7年度预算8资本金注入审St单9工程款支付审St单10费用支付审批单附件六：档案借阅审批单申清日期：申请部门申请人员借阅档案标题借阅用途档案编号页数是否复印借阅日期预计借阅期限申请部门负责人签字档案归还归还确认口原件口编号对应页码齐全无污损口无其它问题借阅人员签字：档案管理员签字：归还日期：备注