关于接待客户的规定华为全面.docx

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1、关于接待客户的规定格林威尔科技北京格林威尔科技发展有限公司2003年10月精品.1.0目的32.0范围33.0职责34.0定义34.1 客户分类34.2 客户接待计划（对外版）（模版见附录六）44.3 客户接待计划（对内版）（模版见附录七）45.0规定内容45.1 接待准备4一 .接待客户前.，确认相关信息4二 .资源预定4三 .接待计划6四 .其他接待准备75.2 接待实施7一 .迎接7二 .参观公司9三 .交流9四 .纪念品10五 .日常安排10六 .送行13附录一：北京餐饮资源推荐141 .北京餐厅资源142 .与格林威尔签署协议的餐厅清单163 .京城中西快餐连锁店一览表16附录二：签

2、署宾馆价格表19附录三：游玩景点推荐21附录四：娱乐购物推荐271娱乐购物推荐表274 .京城知名酒吧29附录五：特别推荐31附录六：客户接待计划表（外部版）32附录七：客户接待计划表（内部版）33附录八：接待、陪同职能分配表34文件类型规程保密等级控制文件编号R11000-GC-03004修订状态Ao批准人王庆超审核人王天青李静平编写人柳萌日期11/11/2023报送：发送区传阅口：总经理、董事长i线全体、二级主管关于接待客户的规定1.0目的11规范接待客户的要求，提升公司整体管理水平。1.2明确接待客户期间各部门的工作重点，统一调配资源，提高办事效率。2.0范围2.1 适用于一线部门的客户

3、。3.0职责3.1 接待客户的负责人制订客户接待计划以及负责整个活动的协调工作。3.2 各部门秘书作为接待工作的内部接口，并负责接待计划的存档。3.3 行政部负责欢迎牌的制作，会议室的安排及车辆调度工作。3.4 如接待工作需要，公司二级以上主管有责任陪同客户。3.5 本规定的知晓范围是线全体。3.6 本规定的责任人是销售部经理，负责对本规定的培训、更新和维护工作。4.0定义4.1客户分类S类电信、通信、联通、网通、移动省电信局副局长、省级运营商副总经理以上、省会城市电信局局长、省厅级以上干部A类电信省局重要处室处级以上干部、重要地区局副局长、国家或各省邮电设计院总工以上、省会城市电信局处长以上

4、通信、联通、网通、移动省级运营商部门主管、地市级公司副总以上专网A：军队一通信科长、参谋长、三总部通信设计院领导B：电力一省电力公司副局长C：铁路一铁路局通信处副处长D：水利一通信处长外国客人电信、通信、联通、网通、移动专网地市级局处室处级以上干部、县局领导A：军队B：电力一各地、市电力局通信处副处长C：铁路一铁路局通信处科长D：水利一通信处长电信、通信、联通、网通、移动各地、市、县局一般人员、代理商、提货人员、培训人员游玩专网一般人员4.2 客户接待计划（对外版）（模版见附录六）给客户安排的详细日程表。4.3 客户接待计划（对内版）（模版见附录七）提供给参与此次接待的部门相关客户的信息资料及

5、具体要求。5.0规定内容5. 1接待准备一 .接待客户前，确认相关信息客户来访前，接待客户的负责人需确认以下信息，做到明确接待目的、形成接待计划：1 .来访客户的背景：来访客户单位、姓名、级别、确切人数、准确名单、性别、年龄、职务、客人习惯、禁忌等；2 .来访目的:客户来访目的是整个客户接待工作的中心,要围绕市场目标或销售项目目标确定接待目标,制定出有针对性的客户接待策划。目的包括：选型、参观、考察、交流、订货、签合同、合作、顺访、厂验、测试、提货、游玩等；3 .接送信息；包括客户到达和离开时间、航班号（车次、船次）、迎接、送行地点及要求；4 .是否安排住宿，酒店级别、房型、天数和费用承担方式

6、；5 .主要参观和交流活动；6 .落实领导会见或交流的方式、时间，具体哪位领导出面会见；7 .主要景点参观安排：8 .是否需要赠送纪念品；9 .接待费用控制。二 .资源预定接待计划所需接待资源要尽快预定，接待资源包括：参观、交流、食、住、行、等几个方面。客人下榻酒店、迎送宴会场地、汇报交流会议室、领导及交流人员等接待资源的不确定性，对整个接待计划影响较大，尤其是周末节假日或其他客人来访高峰期，这些资源更加紧张，一定要尽早提前预定落实；客人特别重要或人数多的客人需特别咨询确认资源情况。落实的资源方能列入最终的接待计划中。1 .接待资源（1）住宿酒店资源关系整个行程安排，甚至客人能否成行，需首先确

7、认。a）酒店级别及标准 S类客户：安排五星酒店或四星商务房，住宿标准600元/人； A类客户：安排四星酒店，住宿标准400元/人； B类客户：安排三星酒店，住宿标准300元/人； C类客户：安排三星或三星以下酒店，住宿标准300元以下/人。b）客房安排 客人通常安排标准双人间； 一个客户团队中的首要领导可以安排豪华房或套房； 特殊的客人可以安排1人独住一个单间或标双； 夫妇可以安排大床房，儿童要根据情况安排加床或与父母合住； 客户接待负责人通常不与客人安排同一房间； 住宿的安排要注意客户心理的平衡。（2）迎接迎接客人需要落实迎接时间、地点和迎宾车辆。（3）餐饮如需安排接风宴和送行宴，确定日期后

8、根据接待级别在相应酒店、酒楼提前预定包房。客人到达、离开时如果时间紧张，一般安排住宿酒店用餐；时间允许通常安排在酒楼。公司高层领导参加的接风宴和送行宴，要提前预订并明确酒店名称、地点、厅房名称，提前通知陪餐领导秘书。餐饮资源预定电话，参照附录一：北京餐饮资源推荐。去电同时问清厅房名称，以方便查证级别、人数是否合用，有时要虚报一点人数，要尽量选用明亮、宽敞、豪华或能观赏风景的房间，以烘托宴会气氛。a）餐饮标准 S类、A类客户：接送餐：250-350元/人平时：100/50元/人 B类客户：接送餐：150-250元/人平时：50-100元/人 C类客户：接送餐：100-150元/人平时：40-70

9、元/人2 .参观资源来访客人通常被邀请参观公司，参观、考察公司的基本内容如下：展厅、公司汇报、技术交流、生产线等活动；还可以进步向客人介绍我司产品的应用实例，全方位展示公司的实力和形象。（1）欢迎牌如负责接待的人员需迎接客户时，使用欢迎牌，需向公司前台提出申请，由前台负责制作打印并张贴。（2）展厅展厅是树立公司产品品牌的阵地，接待负责人需提前通知相关部门人员为客人介绍讲解公司的各类产品，明确参观时间、人数和讲解重点。（3）内部参观资源展板、生产线、中试试验台、体操房、照相、会议室、阅览室。（4）外部参观资源GW产品成功应用的客户。3 .交流资源（见附录八接待、陪同职能分配表）交流是增进客户、公

10、司相互了解，获得客户认可的重要方式。（1）技术交流技术交流是市场部工程师（或客服部工程师）应接待负责人要求进行的产品、产品解决方案的介绍，通常一个专题在会议室进行一个小时左右；接待客户的负责人需提前一天知晓需出席的相关人员和领导。（2）管理交流管理交流是展现我司管理进步的交流形式，通常由总办、人力资源部、市场部及公司其他各部门领导出面进行，交流题目经常有企业核心竞争力、人力资源管理、领导与管理的原则、市场营销、企业文化等。管理交流人员由接待负责人通知销售部助理联系邀请。（3）交流资料一般交流人员根据客人重要程度或客户经理需要，可自行准备交流资料也可以让本部门秘书准备。三 .接待计划1 .填写并

11、提交客户接待计划表接待日程安排，是接待工作实施的前提，主要体现在迎接、住宿、餐饮、参观、座谈以及交流、游览、送行等项目的时间、地点、内容、执行人、陪同人等。一定要充分考虑客户的具体情况，计划安排体现出接待的针对性，实现公司、客户双赢目标。日程经确认后，要与相关陪同人员沟通并得到共识。接待计划需要根据接待策划或资源发生的变化而调整。调整后的计划做成客户接待计划表，提交主管审批，并知晓相关接待陪同人员。A.客户接待计划表（对外版）（模版见附录六）a）客户到访前，本活动的负责人应提前一天制订客户接待计划表（对外版），并在客户到访后发送给客户。b）客户接待计划表（对外版）要求：应体现客户来访期间的全部

12、日程安排，从早餐直到休息，以及陪同人员的详细安排，让客户一目了然。c）客户接待计划表对外版文件类型和格式 采用对外公函类型，其拼音缩写代码为GHo 采用统一的文件模板格式保存电子文件，采用GW标准信纸格式打印。 落款：发函人姓名：由发函人在发函人职务全称下一行手签姓名。d）接待计划由接待负责人主管负责审批，纸文件统一由部门秘书存档。B.客户接待计划（对内版）（模版见附录七）a）采用备忘类文件类型。b）采用统一的文件模板格式编写。c）内容要求：应体现客户来访期间的全部日程安排，以及需公司提供的各种资源，如：需公司交通工具的具体时间安排，需其它部门配合的工作内容，需出席的重要人员及讲话的要点和主题

13、。详细填写客户信息，包括客户之间的关系，因客户风俗宗教等方面引起需特别注意的事项。d）本计划表只发送内部相关人员，由接待负责人主管负责审批，不外发。电子文档、纸文档与客户接待计划（对外版）一起由本部门秘书留存。2 .计划制定原则（1）参观公司原则上，客人到达公司后安排参观公司或进行技术交流；如果客人在周末、节假日抵达北京，也可以先安排游览，周一再参观公司。（2）就餐正餐的就餐时间安排一个半小时为宜，有领导陪餐的情况下时间稍长：上午参观公司一般选择在公司附近就餐，时间约为四十分钟，景点内就餐尽量简单安排，不宜超过一个小时。（3）游玩a）推荐游览项目（见附录三：游玩景点推荐）购物场所（见附录四：娱

14、乐购物推荐）娱乐项目四,其他接待准备1 .照相通常参观结束后可以为客人在前台拍摄一张合影留念，照片充印出来后，寄给客人，客人一般非常喜爱。如果客人人数过多（15人以上），因会影响其他客人照片的印制，一般不安排照相。2 .接站牌、花篮、果篮打印接站牌在出发迎接客人之前，要打印好“接站牌”，接站牌要有“客户姓名”和“客户单位”等信息。预定花篮、果篮i .因国内客户一般没有送花篮的习惯，故仅限于S类客户和国外客户送花篮。ii .赠送果篮时适当考虑客人级别、停留天数和同一房间内所住人数等，B类客人可有选择的赠送果篮，C类客人建议一般情况下不送果篮。5.2接待实施迎接迎接客人的常用地点包括：首都机场、北京火车站、北京西站、宾馆以及北京城区的某具体地点。1 .出发前检查 接机车辆时间、行车路线、来客单位、航班号、乘车人数、联系人（姓名、电话），同时要考虑客户行李较多的情况车辆的安排。特殊情况不能同车前往迎接客人时，要向行政部提交客人的地址、姓名、联系方式等信息，并查询车型、车牌号、司机姓名电话，通知客人。 接机牌接待负责人自行准备接机牌，接机牌的内容要注重保密，尽量不写明来客单位，只写姓名称谓即可。如*先生，*女士。 客户接待计划（对外版）为了表示对客人的尊重和突出