制度文件-固定资产采购流程.docx

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1、集团（XX）SAP项目固定资产采购流程目录1 .专业术语说明12 .流程总体概述13 .流程设计原则24 .流程图35 .流程详细描述36 .差异分析与变革管理56.1 现状56.2 变革57 .相应制度58 .涉及的单据和报表59 .其他参考文档51 .专业术语说明 固定资产：是指使用期限超过一年，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋、建筑物，用于生产经营的机器设备、运输设备、工具器具及其他与生产、经营有关的设备、器具和工具等。非生产经营性设备单位价值在20XX元以上，且使用年限在二年以上的也作为固定资产管理。单价虽达不到固定资产标准起点，但耐用期在一年以上的大批、同类财产，也作

2、为固定资产管理。 采购申请：采购商品的申请，采购申请是内部的采购需求文件，确定了采购的物料，数量和交货时间。可以由用户直接创建或通过MRP运行自动产生，采购申请可以被转为采购订单或框架协议进行对外采购。采购申请是内部需求到外部采购订单之间的桥梁。 采购订单：向供应商下单进货的正式单据，具有法律效应。是SAP系统采购模块的重要单据之一。采购订单包含抬头和行项目，抬头信息包括供应商、采购组织、采购组等对整张订单生效的信息，行项目包含采购商品的明细，包括采购商品代码、采购数量、价格、收货的地点和库存地等。一张采购订单可以包含任意多的行项目。2 .流程总体概述本流程描述了固定资产（信息化设备、办公家具

3、、设备更新）的计划审批、采购验收和内部订单的创建及管理等一系列过程。需求部门内勤制定固定资产需求计划，提交相关部门审批后，由采购部采购员执行采购，同时资产管理部门资产管理员在系统中创建内部订单，固定资产到货后资产管理部门资产管理员在系统中作收货确认。发票结算后，再由财务中心进行转资。3 .流程设计原则流程目的此流程用于规范并管控固定资产采购计划的审批、执行以及系统管理。适用范围组织范围：制药集团济南XX制品有限公司业务范围：信息化设备、办公家具及设备更新流程涉及部门岗位需求部门/内勤采购部/采购员采购部/部长资产管理部门/资产管理员主要管控点1 .固定资产申请必须走OA审批流程；2 .固定资产

4、系统采购之前必须由固定资产管理员在系统中创建内部订单号；3 .固定资产到货后要及时的在系统中进行收货确认。4 .发票结算后，由财务进行转资。涉及其它业务流程1NEJ-MM-MDM-002供应商主数据维护流程1NEJ-MM-PUR-007采购发票校验流程注意事项/备注本流程中的固定资产不包括无形资产。流程负责部门采购部、资产管理部门4.流程图需求部门/内勤采购部/采购员&.发序网惮流程编号：1nej-MM-PUR-OOSucwX评工闩。流程描述：固定资产采购流程髓彘日期:20150303PQCWS采购部/部长资产管理部门,资产管理员接收采购计划接受计W时要见有内部珥单号，否则采购部门不予接收计划

5、.息息公室类力信信办公备设理具理设管化管家管归部归、办设动备部典 ,莅理通知管统部进行询报价或招投标I_CS：标书判定是否需签合同rar判定购置审批是否通过MM-MDM-002供应商主数据维护流程I品固定资产采购订单倒货验收井签字r验收单安排供应商送货MM-P1R-007采购发票校验流程审批采购订单rar5.流程详细描述部门/岗位步骤编码流程描述输入输出需求部门/内勤05提出固定资产需求计划需求部门内勤根据部门需求提报固定资产需求计划。N/AN/A需求部门/内勤10固定资产购置审批流程需求部门内勤在OA上提报固定资产购置审批流程，相关领导（部门负责人、分管领导、财务总监、总经理审批）进行审批，

6、审批完成后需资产管理部门在系统中创建内部订单号，并提供给采购部。N/AN/A需求部门/内勤15判定购置审批是否通过需求部门内勤根据OA审批的结果判定固定资产审批是否通过。如果通过，则转步骤20,如果不通过，则返回步骤05.N/AN/A采购部/采购员20接收采购计划采购部采购员接收需求部门提报并已通过审批的采购计划。N/AN/A采购部/采购员25进行询报价或招投标采购部采购员对需要采购的固定资产根据需求进行询报价或招投标。N/A手工：标书采购部/采购员30判定是否需签合同采购部采购员根据比价议价或招标的结果判定是否需要签订采购合同，如签订则转步骤35,若不签合同则转到步骤40。N/AN/A采购部

7、/采购员35合同评审流程相关领导（部门负责人、分管领导、法务总监、财务总监、总经理审批）在OA上对采购合同进行审批N/AN/A采购部/采购员40判定是否有供应商采购部采购员根据OA审批的结果在系统中查询并判定是否有相应供应商，若没有供应商则先执行MMTDM-002供应商主数据维护流程，再转步骤45,若有供应商则直接转到步骤45oN/AN/A采购部/采购员45创建固定资产采购订单采购部采购员在系统中创建固定资产采购订单，创建采购订单时要选择相应的内部订单。N/AN/A采购部/部长50审核采购订单采购部部长在系统中审核采购部采购员创建的采购订单。N/AN/A采购部/采购员55安排供应商送货采购部采

8、购员安排供应商将需要采购的固定资产送到公司。N/AN/A需求部门/内勤60到货验收并签字需求部门内勤对固定资产进行验收并签字，如设备类则需要安装调试，若是办公家具则需使用一段时间方能确定合格情况。N/A手工：验收单资产管理部门/资产管理员65系统收货确认实物到货后资产管理部门资产管理员在系统中确认货物已经收到，并打印采购入库N/ASAP：采购入库单单。等发票结算后，再由内部订单转固定资产开始财务折旧。6 .差异分析与变革管理6.1 现状 固定资产无统一部门编码、台账、盘点管理。 固定资产未走系统采购管理，未与财务集成。 目前固定资产并没有进行系统化采购管理,采购单据不共享，不能了解分析固定资产

9、采购情况。6.2 变革 固定资产由资产管理部门统一创建内部订单、台账管理。 固定资产的采购过程将在系统中体现，不需要进行物料编码。既可以进行系统管理采购，又可以提高采购效率。 固定资产在系统中制作采购订单，利于后续的固定资产采购和财务分析，如是否已经到货、是否做了发票校验等。 固定资产发票结算后，再由内部订单转固定资产，解决了货到发票未到，账物不符的情况。7 .相应制度固定资产管理制度8 .涉及的单据和报表表单名称描述关键字段生成工具*使用频率采购订单采购的依据供应商名称、物料名称、数量、单价、交货口期等SAPForm随时*可能的生成工具包括：SAPForm,电子邮件、手工等报表名称描述关健字段报表工具*使用频率N/AN/AN/AN/AN/A9 *可能的报表工具包括：标准报表、ABAP、Exce110 .其他参考文档