合同管理制度.docx

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1、XX有限公司合同管理制度第一章总则为了进一步加强公司合同的管理，规范合同审批过程中漏洞和风险，明确各个环节所涉及到的相关部门、相关人员的责任，提高公司各部门的工作协调效率，增强防范法律风险的意识，特制订本制度。第二章适用范围该制度下所称“合同”，包括但不限于公司经营中所涉及到的一般性合同如劳动合同、业务合同、房屋租赁合同、进出口业务合同，也包括特殊合同如投融资合同、股权合作合同等，其他与公司及下属各业务部门相关的合同、协议、备忘录、会议纪要等书面形式的法律文件等，均适用于此制度。一般性合同业务合同，审核流程由该业务具体业务人员发起，需要经过业务部门负责人初审、法务部/财务部负责人审批即可申请用

2、印,如该业务合同系公司标准化模板，未进行任何法律条款改动，则只需业务部门负责人初审、法务专员复建即可申请用印。任何涉及到财务问题的合同则需要财务部门对相关财务条款进行审查。特殊合同如投融资合同、进出口贸易合同、所有涉及境外主体的合同等除业务部门负责人初审、法务部/财务部负责人审批之外，还需要公司总经理或执行董事进行终审,必要时可召开董事会决策。第三章各部门职责1 .签约人或具体业务的经办人（以下简称“合同承办人员”）负责合同（协议）起草、执行督办等相关事宜的具体办理。2 .各部门、子公司负责人负责审核部门提报合同的内容审核并签署意见。3 .公司人力资源部负责签订公司指定的人力资源类合同；负责复

3、核其他合同所涉及的人力资源专业内容。4 .公司法务部负责对各部门提报的各类合同在规范性、合理性、合法性方面的审核；负责按规定对审批后的合同盖章。5 .公司外部法律顾问负责重大合同的审核。6 .行政部负责签订公司指定的合同，包括房屋租赁合同、物业类合同等；负责复核其他合同所涉及的行政事务管理内容。7 .公司总经理或执行董事负责公司销售、采购合同、进出口贸易及其他重大交易类合同的审批。8 .法务部是合同的归档部门，负责公司所有合同的审核报批和原件存档。签约部门可保留合同的复印件。第四章合同范本的管理与员工培训1 .由法务部统一建立合同示范文本制度，每年定期和不定期地对合同范本库中的合同范本进行修订

4、完善，开发合同示范文本审查流程，所有职能部门和承办部门都需参与对示范文本的会签，确保示范文本的内容满足公司各个方面的管理要求。2 .合同承办人员的法律素质是合同管理过程的重要内容。为了保障员工知法用法，公司需要持续地对所有参与合同的员工进行培训。同时，每年对参训人员进行考核，考核合格的员工可以起草、修改合同；考核不合格的员工，取消合同起草、修改的资格。第五章具体审批流程1 .合同的拟定、制定均先由各业务部门及相关部门处理，此前已经制定并交由外部合作律所审查的制式合同仍正常适用。2 .初审：2.1 各部门业务人员与客户达成合意，在签订制式业务合同之前，应对合同相关条款进行初步审核，从业务部门的角

5、度进行修改，保存好修改痕迹，修改完毕以后用电子稿的形式发送给法务部门进行复审；2.2 各部门业务人员与外部服务商达成合意，在收到外部服务商发送过来的合同时，应对合同条款进行全面的审核，从业务部门的角度对公司不利的条款进行相应修改，保存好修改痕迹，修改完毕以后用电子稿的形式发送给法务部进行复审。3 .复审:3.1 法务部在收到公司各业务部门人员发送的与客户签订的制式业务合同复审邮件以后，应在一个工作日内审查完毕，在业务部门从业务角度上进行的修改意见上，法务部可针对其中存在的法律风险点进行修改和告知提示，修改完毕后，发回业务部门；3.2 法务部在收到公司各业务部门人员发送的与外部服务商签订的业务合

6、同复审邮件以后，应在三个工作日内审查完毕，在业务部门从业务角度上进行的修改意见上，法务部必须针对合同进行全面性审查，重点审查合同的合法合规性，确保公司无法律风险；3.3 法务部审查完毕后应及时回复业务部门，由业务部门业务人员申请用印盖章；3.4 若合同中对于财务问题具有不确定性、标的数额较大等情况时，则需要财务部门对合同中有关财务条款进行相应审查，控制财务风险，审查完毕后，及时回复业务部门，并由业务部门业务人员申请用印盖章。4 .终审：4.1 针对一般性合同如劳动合同、业务合同、服务商合同、房屋租赁合同则不需要进行终审；4.2 涉及到财务问题的经财务部门复审即可，不需要终审；4.3 特殊合同如

7、投融资合同、股权合作类合同、合同标的金额超过IOO万元的大额进出口交易合同以及涉及境外主体交易的合同等则需要公司总经理或执行董事进行终审，必要时可召开董事会，经以上人员审核同意并签字，方可加盖印章。5 .发回重审：5.1 业务部门初审以后，将合同文档发送至法务部进行合法性审查，若法务部认为该合同严重违法或者损害到公司利益，法务部有权对合同中相关条款进行修改，列明修改意见；若法务部认为合同存在重大不合理或不合法之处无法进行修改，则有权直接将合同退回至业务部门，要求其重新修订合同；5.2 财务部门针对合同中有关财务问题的条款进行审查时，若发现合同中标的、金额不符合市场定价、或者严重损害公司利益，则

8、可以直接发回业务部门，要求其与客户进行重新定价，或者有权直接按照财务部门相关交价格标准进行修改；5.3 特殊合同须经过总经理、执行董事或董事会审核决策，若以上人员认为该类合同对公司不利或者会损害公司利益，则有权直接将该合同取消，也可以将合同修改意见告知法务部进行修改。6 .各类对外合同，严禁在空白合同上盖章。7 .单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第六章合同的履行1 .合同依法成立，即具有法律约束力。与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。2 .合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的

9、，一般应以费用交清，服务完结为准。3 .与合同相关的部门应建台账，记录情况，搜集资料，加强对有关合同履行的动态监督，对合同履行过程中的各个环节包括签约、服务、结算及时跟踪、管理。各部门负责人及签约人应随时了解、掌握本部门所签订合同的履行情况，发现问题及时处理。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，应追究有关人员的责任。4 .法务部定期搜集或者不定期抽查，提示履行合同义务；财务部门做好财务数据管理；法务部门做好档案的保存及调阅工作。在合同的履行过程中应当应对可能发生的纠纷，注重证据的收集和保存，由法务部主导并证据搜集，履行跟踪部门、财务部门积极配合，执行证据收集工作。第七章合同的变更、解除1在

10、合同履行过程中碰到确有不可克服的困难（如遇不可抗力影响）而需要变更、解除合同时，应由合同承办人员及承办人员所在部门在法律规定或合理期限内，从维护公司合法权益出发，与对方当事人进行协商。2 .更、解除合同中，在达成变更、解除协议后，应及时修改合同或签署补充合同，并报法务部备案。3 .变更、解除合同，一律必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。4 .变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。5 .变更或解除合同必须依照合同的签订流程经签约部门、法务部和公司领导审核通过方可。6 .有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在一天内向上级主管

11、及法务部汇报，对于重大合同须通知公司总经理或执行董事。7 .变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由公司法务部保管。8 .变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本制度规定的范围。9 .因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，应承担的相应的责任，需在变更、解除合同的协议书中明确规定。第八章合同纠纷的处理1 .合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按民法典等有关法规和本制度规定妥善处理。2 .合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，由签约部门上报法务部进行处

12、理。合同承办人员对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内部几个部门的，应在内部协调好，做好配合工作，统一意见，可成立一个由各部门代表组成的纠纷处理小组。3 .法务部认定需要复杂的合同纠纷，可提请集团公司法律顾问协助解决，有关单位必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。4 .对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，经公司总经理或执行董事同意，可外聘专业律师，提交仲裁部门或人民法院依法处理。5 .对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。6 .对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正

13、式生效后，应由签约部门指定专人负责该文书执行的跟踪或履行。7 .对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,合同承办人员应及时向主管负责人汇报。经协商无效者，提报集团公司法务部、法律顾问配合向人民法院申请执行。8 .合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关公司各部门，并将有关资料汇总、归档。9 .合同承办人员离职时应当做好工作交接，如发生合同纠纷时，承办人员已经离职，由该部门负责人指定专人承接工作，跟进处理纠纷事宜。第十章罚则1 .凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，对相关责任人处以5000元/次处分。2 .未及时收取合同执行过程中的相关费用，造成公司损失的，对相关责任人处以10000元/次处分，并承担公司损失。3 .对在合同签订、履行过程中，玩忽职守导致公司遭受损失，公司将追究有关人员的责任，并责令其承担全部或部分损失。4 .故意违反合同内容或因严重过失而给公司造成重大损失的，对相关责任人予以辞退并依法移交公安机关追究法律责任。第十一章附则1本制度自发布之日起实施，解释权归公司法务部。2.本制度自【】年【】月【】日起生效实施。附：合同审批流程图