总承包项目文件与档案管理办法.docx

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1、总承包项目文件与档案管理办法XXX项目EPC总承包项目部前言错误!未定义书签。1范围12规范性引用文件1323.1彳口,息、23.2履约责任部门23.3市场发展部职责43.4设计业务部职责54总承包项目文件材料立卷归档范围和保管期限55立卷归档的要求65.1 工程文件的归档要求65.2 案卷质量65.3 图纸要求65. 4电子文件存储介质及命名要求66总承包项目档案的U卷及案卷编号76. 1预立卷的原则和方法76.2立卷的原则和方法76.3总承包项目档案的分类及案卷编号66.4总承包项目档案的整编87总承包项目档案归档考核要求117.1案卷质量117.2归档时间118记录12附录A13B262

2、6附录C.Q/SEPD-214.16-2018现行版本：1O修改码：O附录D28总承包项目文件与档案管理办法1范围在工程总承包项目建设活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，应向科技信息部档案室移交，实行集中统一保管。属工程总承包项目建设档案，也可以简称工程档案。本标准主要适用于向我公司科技信息部档案室移交的电力建设工程总承包项目文件材料的立卷归档。2规范性引用文件下列文件所包含的条文，通过在本文件中引用而构成为本文件的条文。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。GB/T50358-2017建设项目工程总承包管理规范GB/

3、T50328-2014建设工程文件归档整理规范GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T10609.3-2009技术制图复制图的折叠方法DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范D1/T5229-2016电力工程竣工图文件编制规定DG/TJ08-2046-2008：（J11321）-2008建设项目（工程）竣工档窠编制技术规范中国电力规划设计协会电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法（电规协标20075号）3职责3.1科技信息部科技信息部是公司总承包项

4、目档案工作的归口管理部门，负责监督、检查各相关业务部门的总承包项目档案管理工作。3.1.1档案接收科技信息部负责对履约责任部门及各相关业务部门的各类资料的收集、整理、预立卷工作进行监督和指导工作，并对其移交的档案进行接收、整编、录入、归档的工作。电子文件的编号与命名应与纸质档案一一对应。总承包项目竣工资料移交业主后三个月内，总承包项目部向履约责任部门移交建设工程档案，由履约责任部门向公司科技信息部档案室移交项目工程档案资料，移交时填写“科技文件材料移交清单”，交接双方应按目录逐项清点并签字。3.1.2质量管控科技信息部负责对履约责任部门及各相关业务部门所移交的总承包项目档案案卷质量、归档及时性

5、进行管控，总承包项目档案的归档时间应在完成业主档案移交后的三个月内完成。3.1.3制度完善科技信息部负责收集、整理、编制、完善与公司自身发展需要相符合的总承包项目档案业务规范性文件，提高总承包项目档案规范性、实用性。3.1.4档案考核科技信息部负责对总承包项目档案归档案卷质量、归档时间进行考核。3.2履约责任部门本节内容适用于开展总承包业务的所有部门。3.2.1分管副总经理职责指导、督查部门档案管理专职的工作，对部门移交科技信息部档案室的档案进行审批。3.2.2档案员职责凡是有履约责任的部门应设置一名档案员对项目部文件材料收集、整理、预立卷进行监督指导。检查、整理项目部向履约责任部门移交的总承

6、包工程档案，向公司科技信息部档案室归档。3.2.3项目经理项目经理负责组织总承包项目全过程的文件材料的汇总、分发、收集、整理、预立卷、移交，并对工程竣工后所移交档案资料的完整性、准确性全面负责。协调市场部、设计生产部门向总承包项目部移交相关档案。总承包项目文件材料包括工程实施过程中拍摄的相片、录音、录像。3.2.4设计经理设计经理对总承包项目的工程地质勘察报告、初步设计审查报告、施工图设计说明及计算书、施工预算、设计变更、材料设备代用通知单、施工图设计文件审查合格书、设计交底记录等进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。由本公司负责设计的总承包项目工程竣工图，按照公司竣工图一般流程经由图档系

7、统完成采集、出版、归档工作。由外部公司负责设计的总承包项目工程竣工图则由设计经理负责统一收集、整理，确保其完整性、准确性无误后向总承包项目部移交，经由总承包项目部整理、预立卷后向科信部档案室归档，并办理档案移交手续。3.2.5采购经理采购经理对总承包项目的招标文件（招标书、规范书、设备材料清单）、投标文件、评标文件、中标通知书、设备材料采购合同、技术协议、及公司相关采购管理办法中规定的设备材料请购单、供方调查提纲、供方评价汇总表、合格供方表、采购合同（订单）登记表、采购设备的催交/运输/现场接货等采购管理文件进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。3.2.6施工经理施工经理对总承包项目的招标

8、文件（招标书、工程量清单）、投标文件、评标文件、中标通知书、服务采购合同、及公司相关采购管理办法中规定的服务请购单、供方调查提纲、供方评价汇总表、合格供方表、采购合同（订单）登记表等采购管理文件进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。施工经理对总承包项目的施工安装文件、竣工验收文件（包括调试文件）、工程管理文件进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。施工经理对总承包项目的竣工图进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。3.2.7质量经理质量经理对总承包项目的质量管理文件进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。3.2.8安全总监安全总监对总承包项目的安全管理文件进行收集、整理，并对其完整性

9、、准确性负责。3.2.9控制经理控制经理对电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法（电规协标20075号）中规定的费用管理、统计报告、简报进行收集、整理，并对其完整性、准确性负责。3.2.10资料管理人员对设计经理、采购经理、施工经理、质量经理、安全总监、控制经理等整理的总承包项目工程资料进行预立卷，向履约责任部门移交所承担项目的总承包工程档案。3. 3市场发展部职责负责对总承包工程合同签订前，市场部与总承包工程相关的工作进行收集、整理，向履约责任部门项目部移交相关资料，并对其完整性、准确性负责。3.4设计生产部门职责负责按技术文件归档管理办法要求，收集、整理总承包工程的设计档案资料，向履约

10、责任部门项目部移交相关资料，并对其完整性、准确性负责。4总承包项目文件材料立卷归档范围和保管期限4. 1工程总承包项目文件材料归档范围和保管期限详见附录A工程总承包项目文件归档范围和保管期限表。保管期限分为永久、长期、短期三种。永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命,短期是指工程档案保存20年以下，同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长。4.2总承包项目向业主移交建设工程档案1 .2.1如果业主对建设工程档案编制有明确规定，总承包项目部按业主规定要求组织分包商完成建设工程档案的预编制工作，向业主移交并办理移交手续，同时向科技信息部移交该档案，并编制

11、相关索引。4 .2.2如果业主对建设工程档案编制没有要求，跟业主协商无异议后，应在相关合同条款中明确采用本公司总承包项目档案归档立卷办法对所有资料进行预编制工作，由总承包项目部组织分包商向业主移交并办理移交手续。4.3建设工程施工过程项目文件材料预立卷4.3.1项目开工前，监理单位明确项目施工文件报审采用的格式，业主明确竣工后要求向业主归档的建设工程档案数量，总承包项目部监督检查分包商按监理给出的表式进行项目施工文件报审，报审数量满足业主、总承包项目部、监理项目部、分包商项目部需要份数的要求。4.3.2总承包项目部监督分包商按业主要求对分包工程的项目文件进行预立卷，预立卷与施工过程同步。4.3

12、.3总承包项目部向公司归档的项目文件预立卷与总承包施工过程同步。预立卷要求每册项目文件册内目录至少使用阿拉伯数字进行编号。5立卷归档的要求5.1工程文件的归档要求归档的工程文件应为原件。如果工程文件需归档的单位不止一家，原件数量不足时，原件归入单位按保管期限长的单位或按合同规定确定；如果保管期限相同，则依建设（生产运行）、设计、施工单位的顺序排列，其他需归档单位归复印件。5.2案卷质量5.2.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。5.2.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。应符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/

13、T11822规定。5.2.3录音、录像文件应保证载体的有效性。5.2.4归档文件应为原件。因故无原件的合法性、依据性等永久保存的文件，应在复印件上加盖项目部印章。5.2.5合同需有一份正本随其他总承包档案一并移交、归档，形成完整的一套总承包档案，以确保档案完整性。5.3图纸要求工程文件中的图纸一般晒蓝图。竣工图必须加盖竣工章。5.4电子文件存储介质及命名要求电子文件可使用光盘、U盘等存储介质向档案部门移交，移交的存储介质需确保可正常读取，电子文件的格式包含：DOC、EX1、TXT、PDF、DWG、JPG等。电子文件的编号与命名应与纸质档案一一对应，便于利用、查找。6总承包项目档案的立卷及案卷编

14、号6.1预立卷的原则和方法预立卷的原则和方法仅限用于业主没有档案制度规范要求的情况下立卷，如业主有档案制度规范要求按业主要求立卷并进行归档。总承包项目的档案预立卷可在参照电力工程建设总承包项目文件材料归档规范和保管期限表的基础上作适当简化,如：CBOoI（项目编号）-8010（分类号）-001（案卷号）,以提高工作效率及后续整编、立卷工作的开展。表中所列是目前归的较多的总承包档案类别对应表，可帮助提高预立卷效率，供参考:序号项目变电站发电（光伏）线路1顾客文件（函件、政府批复等）8400800082002合同、招投标文件等84008031、803282003项目管理资料8407803582074技术管理资料8403、8404、84058040、80508203、8204、82055安全管理资料8407803382076周报月报类8409803782097开工、施工记录报审类8404、84058040、80508204、82058物资材料进出场8404、84058040、80508204、82059质量验收8404、84058040、80508204、820510调试试验84058060820511竣工验收、结算84068070820612设备资料8405、940-