文件与资料管理程序.docx

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1、1.0目的确保与质量管理体系相关的文件不被误用，特制订本程序。2.0范围适用于对公司质量管理体系文件的管理。3.0权责本程序由管理部人事行政制定及管理，相关部门及人员配合执行。4.0定义4.1受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。4. 2非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。5.0内容5. 1文件的分类。A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；二级文件为程序文件；三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录等。5.2 文件与资料编号方法说明。A.质量管理手册编号QM-XXQM：质量管理手册；XX

2、:文件序号；如：QM-OO1表示：第一版质量管理手册B.质量管理程序文件编号QP-XXQP:质量程序文件；XX:流水号。C.作业指导书的编号为W1-部门代码-W1代表作业指导书；其后的三个代表文件流水号。文件流水号从001号开始，002、003,如此类推。部门代码如下：管理部：HR生产部：PD工程品质部：QCD.外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，则以文件的名称为准。E.各种表单的编号原则：文件编号加流水号加版本号。5.3 文件版本说明：A.版本编号方法：前一个表示文件的版本号（编号从AZ）,后一个表示修订次数（编号从05）oB.版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，

3、则变动修订次数，例如:A0A1;文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1BO5.4 文件的编写、审查、批准及分发层次：文件名称制订审查核准分发单位质量手册管理者代表管理者代表总经理各单位负责人程序文件各单位负责人管理者代表总经理各单位负责人三、四级文件各单位负责人单位主管管理者代表各单位5.5 文件的制定A.各部门制定草案，经相关权责人审查（必要时经讨论/会签）、批准，由管理部人事行政打印和发行。B.文件的修订：由原制定单位人员填写文件变更申请表说明原因及变更内容后，由原相关权责人审查、批准后将文件变更申请表交至管理部人事行政，管理部人事行政将原文件作文件修订并作登记。5

4、.6 6文件的发行A.受控文件的发行：a.由管理部人事行政依5.4的规定确定发行范围，填写文件分发/回收记录表后，并加盖“受控文件”章于文件每页后发放文件至领用单位，并要求领用单位签名确认。b.文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可发放新版文件至领用单位。B.非受控文件发行（不须加盖“受控文件”印章于文件每页上）a.依据外部需求由公司相关单位依据5.6.A.a节作业。b.公司相关单位将非受控文件交至外部需求者。5. 7文件的使用与管理。A.对质量管理体系运作起重要作用的各个场所，都应有相应有效版本文件。5.1 控文件应保持干净、严禁涂改。C.本公司未签盖“受控文件”印章之文件或签盖“受控文件

5、”印章再复印的文件，一律无效。D.受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可申请更换或补发。E.本公司对受控文件的借阅须经管理者代表核准后方可向管理部人事行政借阅。F.管理部人事行政在文件一览表标明文件最新版本状况。G.回收之旧版文件由管理部人事行政统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“作废文件”印章）。5.8 外来文件资料的管制：（每页需加盖“受控文件”印章）对于与质量管理体系有关的外来标准，如国际、国家、行业标准由管理部人事行政定期向提供此类标准的单位咨询并购买经管理者代表核准，依据此办法作业。并记录于外来文件暨记表中。5.9 对于客户提供的图纸，经工程品质部确认无误，加盖“客供文件”印章并登记在客供图纸叠记表中。6. O参考文件（略）7.0附件QP0101-A/0QP0102-A/0QP0103-A/0QP0104-A/0QP0105-A/06.1 文件分发/回收记录表6.2 文件变更申请表6.3 文件一览表6.5 外来文件登记表6.6 客供图纸登记表7. 4印章格式受控文件作废文件客供文件