某集团借款、费用报销与对外付款审批制度.docx

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1、借款、费用报销与对外付款审批制度版本号：受控编号：主办单位：审批：年月日实施日期：年月日密级：口秘密机密修订记录（修订要点详见末页）修订前编号/版本号修订后编号/版本号修订前总页数（含附件）修订后总页数（含附件）修订日期借款、费用报销与对外付款审批制度第一章总则第一条为了保障公司经营活动高效、有序的开展，规范借款、费用报销、对外付款等各项业务开支的财务审核与审批，根据国务院颁发的现金管理暂行条例及中国人民银行制定的现金管理暂行条例实施细则、支票使用管理暂行规定以及财政部制定的企业内部控制基本规范，并结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指的各项业务开支指公司经营管理活动中，日常发生的

2、费用开支、成本开支等所有以货币资金支付的业务。其中：费用，包括直接形成费用及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出。第三条公司实行全面预算管理办法。各项业务开支，须在预算范围内办理。各项业务开支不得跨项目调剂支付。第四条公司签订的涉及款项收付的合同、协议、文件处理卡或其他内部审批文件，应交一份原件给计划财务中心存档（如果合同原件只有一份，按照有关规定原件不合适存放在计划财务中心的，要提交一份复印件并注明原件存放位置及本复印件与原件相符，加盖档案室印章），计划财务中心严格按合同及相关文件的约定进行审核，并办理款项支付。第五条公司各项业务开支，在全面预算管理、总额控制的前提下，

3、实行授权审批。计划财务部须严格按照审批权限，办理款项支付。第六条本办法适用于公司本部（以下简称“”），下属公司（包括独立核算的全资法人企业、非独立核算的事业部、控股以及控制公司，以下简称“下属公司”）可参照执行。第七条原则上，所有借款、费用报销与对外付款审批都必须通过费控系统线上审批。如无特殊原因，没有通过费控系统的审批，计划财务部有权退回相关单据，要求重新通过费控系统提交。第二章内部借款第八条内部借款，是指员工因业务需要向公司借支现金或支票，包括临时专项借款和备用金借款。第九条内部借款需在费控系统发起“员工借款单”流程，特殊情况或特殊业务需办理线下审批的，应填写借款审批单。在费控系统上传或借

4、款审批单后附相应借款事项的审批单据。第十条原则上员工只能在所属公司办理借款，严禁出现同一员工在多处挂账。员工离职时，财务人员必须核查离职员工的借款情况，确保无未清偿借款后方可在离职交接单上签字；如员工异动涉及公司调动的，必须在调出公司应结清借款。第十一条临时性专项借款（一）临时性专项借款条件：1 .经济业务尚未发生，必须预支款项，否则既定的经济业务不能进行；2 .具有能证明业务有效性及借款金额合理性的文件，如合同、协议、会议通知、车辆维修申请表、采购申请单、专业培训申请表、重大专项任务等，且费用金额不低于3万元；3 .发票等合法有效的原始凭证尚未取得（已取得发票等合法有效凭证的直接进入费用报销

5、程序）；4 .已申请备用金的员工，在未还清备用金前不能申请临时借款；5 .个人差旅原则上不予借款。（二）借款限额依据业务有效性文件无法明确具体金额的情况，临时借款累计余额限额如下:1.S类员工：根据业务需要申请，由董事长（或董事长指定审批人）审批;2. A类员工：最高限额3万元;3. B类及以下员工：最高限额2万元。（三）借款审批流程计划财务部将按照集团财务管理授权审批流程表对借款进行审批。（四）借款归还：原则上临时借款期限不超过1个月，借款人员应在借款期限内，将符合规范的相关资料交到计划财务部，完成报销手续或者还款手续；（五）原则上实行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借；（六）公司出纳

6、要根据借款审批单编制员工借款台账，并与会计定期（每月月底）核对，核对完成后编制员工借款明细清单，对于借款逾期的借款人，计划财务部及时通知其所在部门负责人及借款员工，对于通知后超5个工作日仍未办理报销或归还的，计划财务部下发催款通知单给借款人，在下发催款通知单5个工作日借款人仍未归还借款并且无正当理由的，计财部将予以通报;（七）临时性专项借款原则上必须在每年年终（12月31日）前清偿完毕,因特别原因不能按时清偿借款，须特别说明不能清偿原因，并报业务及财务领导审批同意。第十二条备用金借款（一）公司原则上不实行备用金办法，若确因业务需频繁使用现金，以部门为申请单位，原则上一个部门只允许申请一笔备用金

7、，部门安排一名员工作为备用金申请及管理责任人，根据实际需要经公司批准申请一定金额的备用金；（二）备用金借款实行限额管理，原则上限额如下：1 .综合管理部日常采购类:3万元；2 .其他：2万元；3 .若异地项且处于前期阶段，并在财务团队未到位时，项目负责人可以申请最高额度5万元的备用金，同时综合管理部负责人可以申请最高额度1万元的备用金，用于项目前期管理。财务团队组建完成后,以上两项备用金应在1个月内还请。（）备用金可在一个年度内可循环使用，使用后应及时凭发票等合法有效的凭证报销，报销的金额补充原定额；（四）借款人须在公历年度（12月31日）结束前还清借款。若在新的公历年度有需要时，需重新办理备

8、用金借款申请手续；（五）若员工工作性质或岗位发生变化，不再适合管理备用金的，需在工作性质或岗位发生变化后5个工作日内办理还款手续，未在规定时间内还款的，公司有权从借款人当月工资中扣除，直到扣完为止；（六）若员工离职，需在办理离职手续前还清所有借款。若未还款，公司有权从该员工应发工资中扣回，不足部分应由该员工还清全部借款后方可办理相关离职手续。第十三条借款归还特别事项（一）归还借款时，借款人需要在费控系统上填写“还款申请单；（二）当借款人以现金方式向公司出纳归还借款时，由出纳向还款人开具相应金额的收据；（三）若借款人以相关经审批的单据冲抵借款时，需填明冲借款，差额部分执行“多退少补原则办理支付。

9、由借款人在报销领款人处签字确认，同时出纳依据冲抵借款金额加上现金还款金额之和向借款人开具收据，收据上应注明明细情况；（四）若以上还款或借款以网银或转账形式支付的，以银行单据作收付款凭证，不需开具收据；（五）借款人归还或报销冲抵借款后，出纳应当日调整员工借款台账。第三章费用报销第一节总体要求第十四条费用报销原则上均要求通过费控系统审批。在费用系统发起流程时，属于出差的，应在出差前，在费用系统发起出差申请，在差旅报销时，关联出差申请单。第十五条费用报销承担主体的原则为“谁受益，谁承担”。如涉及到跨公司费用，报销人应在主要工作服务单位报销，严禁领导干部到下属公司报销或跨单位报销；如涉及到跨中心费用，

10、需经由相关中心确认并同意。第十六条报销时间为保证财务核算的准确性、及时性，费用的报销时限原则上在费用发生之日起或出差回到公司之日起10个自然日内完成报销的申请审批,并将符合规定的报销资料交到计划财务部。针对快递费、市内交通费、停车及过路过桥费、误餐费等频繁发生的小金额费用需两个月内据实贴票报销。原则上，跨年度的票据不允许报销。延迟报销,需进行延迟报销处罚,罚款金额从报销款中核减，处罚标准如下:报销时间10个自然日内（含）11至30个自然日内（含）31至45个自然日内（含）45个自然日及以上处分百分比05%10%30%处罚金额计算，罚款金额=延迟报销金额*处罚百分比（最高处罚限额为5000元）。

11、第十七条所有发票均需加盖开票单位的发票专用章，没有盖章的或印章不清的一律视为无效发票。报销人员对提交的报销发票的真实性负责，对于无效发票或虚假发票，不予报销。第十八条开票方为增值税一般纳税人,则员工在办理报销增值税范畴业务时,需提供增值税专用发票。若开具的不是增值税专用发票,应由报销人附上“不能开具增值税专用发票的情况说明”由分管领导签字审批,并获得计财认可,否则员工自行承担发票税金。第十九条费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。一次业务申请，原则上一次性报销完毕。如果财务判定费用报销存在疑似拆单行为，有权要求报销人补充说明材料并由终审领导签字确认。若存在不

12、同部门涉及同一项目，同一时间或同一性质的费用支出则应由主办部门分类归结所有费用，一次性办理报销；若存在与供应商月度结算费用，须填列月结费用明细表。第二十条费用报销应按照真实性原则，由本人进行报销，任何人不得由他人代为报销。费控系统流程原则上需由经办人自己发起，或由领导通过系统授权指定人员。若存在多名员工为同一事项发生相关个人费用的，不同部门的员工或同一部门不同职级的员工，需各自发起费控系统报销流程，如涉及到事前审批的,需各自分别进行事前审批。同一部门相同职级的员工，可合并办理，需在备注上明晰一同报销人员名单，并由当事人签字确认。第二节具体要求第二十一条业务招待费的报销（一）业务招待费是指公司用

13、于维护公共或客户关系发生的费用，包括宴请、馈赠礼品等发生的费用。严禁用业务招待费公款私请，也不得用于宴请本公司员工。系统内各公司、部门之间严禁用公款相互赠送礼物。对外招待标准应保持节约原则J（二）招待标准招待用餐根据接待涉及事项的重要程度和级别，执行如下标准，C级以下员工不得报销业务招待费：公司出席人员餐费标准（单位：元/人）单次限额（单位：元/餐）S级员工根据年度预算控制执行，据实报销中心负责人/城市公司总经理3005000A级员工2003000B级员工1501500公司出席人数一般控制在2-4人，应为接洽工作的部门负责人及具体办事人员。主方人数不多于宾客人数。设有食堂的，优先安排食堂就餐。

14、特殊情况下需突破上述标准的，一事一申请,但必须说明超出标准的合理性、必要性等原因，并按权责流程完成审批。否则，超出接待额度标准的，由接待人自行承担。（三）业务招待费日常管理总部各职能中心、各下属公司应该严格控制在年度预算内产生相关业务费用，建立业务招待费考核机制，将业务招待费与职能中心（部门）负责人业绩考核挂钩，对招待业务发生的合理性和必要性承担相应责任，以保障各业务部门领导对招待费用报销流程进行严格审批，同时做好费用控制及月度预警，不允许超预算执行。1、业务部门应在餐饮接待前在超市或供应商采购当次接待用烟、酒、茶，尽量避免在酒店或者用餐地点购买。接待用烟、酒、茶须遵循“一事一采购”原则在接待

15、标准及招待立项范围内采购，禁止一次采购，多次使用。对于当次未使用完的接待用烟、酒、茶，须由业务部门做好库存管理，留至下次接待使用。严禁总部人力行政中心、下属公司人力行政中心综合管理部统一配置采购接待用烟、酒、茶。2、计财部门对业务招待费建立台账进行实时管控，在实际报销中，对同一机构、同一事项招待频繁等现象，要求经办人作出相关解释。另外，在业务开展过程中，一旦证实存在挪用业务招待费办理私人事务等不廉洁现象，立即按公司流程问责。3、关于领导干部签单，由综合管理部统一报销支付的业务招待费用,应按照真实性原则，由综合管理部分列费用明细分别计入各高管费用。4、月度终了，计财部门对业务招待费用执行情况进行统计，并及时公布费用使用情况，如业务招待费达到本月累计预算或全年预算时，及时知会下属公司领导及各部门负责人，并在当月暂停业务招待费报销。超出年度预算的，需根据权责流程，完成预算调整审批后方可恢复报销。（四）业务招待立项流程所有员工（包括总裁、副总裁及其他员工，下属公司总经理、副总经理及其他员工）均需办理事前立项申请审批，C级及以下不得立项和报销业务招待费。招待费立项要求参与接待人员中职级最高的人员发