档案资料管理制度.docx

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1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准档案资料管控管理管控规章制度规章1起草与发布本标准由公司工程部提出并归口。本标准主要起草人：本标准审核人：本标准批准人：本标准于年月日首次发布。2目的本标准规定了公司形成的各类档案，包括：工程档案和物资采购档案和商务协议合同协议档案和会计档案和电子档案和人事档案和实物档案等的管控管理管控标准。3适用范围适用于公司总部及相关本次项目部档案资料的管控管理管控。4管控管理管控职责4.1工程部相关相关本次项目组织对相关本次项目部工程档案的形成和整理和移交工作进行检查和盘点。相关相关本次项目对归档的资料进行编目和录入和贮存。相关相关本次项目档案室管控管

2、理管控，做好档案的借阅和利用工作。4.2综合部相关相关本次项目行政公文和函件的收发记录和资料归档管控管理管控。相关相关本次项目公司资质证照的和管控管理管控和归档。相关相关本次项目办公类固定资产资料的管控管理管控和整理和移交存档。相关相关本次项目人事档案的管控管理管控和整理和移交存档。4.3商务部相关相关本次项目商务资料的管控管理管控和整理和移交存档。相关相关本次项目商务函件的收发记录和资料归档管控管理管控。4.4 物资部相关相关本次项目物资采购资料的管控管理管控和整理和移交存档。相关相关本次项目物资采购函件的收发记录和资料归档管控管理管控。相关相关本次项目公司工程设备和工器具档案资料管控管理管

3、控和整理和移交存档。4.5 财务部相关相关本次项目会计档案的管控管理管控和归档。5管控管理管控有关内容5.1 工程档案5.1.1 归档的工程文件宜为原件。5.1.2 工程文件的有关内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范和标准和规程相关要求。5.1.3 3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水等，不得使用易褪色的书写材料,如：红色墨水和纯蓝墨水和圆珠笔和复写纸和铅笔等。4.1.4 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章手续完备。4.1.5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力

4、大和耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.1.6 所有竣工图均应加盖竣工图章。4.1. 6.1竣工图章的基本有关内容应包括：“竣工图”字样和施工单位和编制人和审核人和技术相关相关本次项目人和编制日期和监理单位和现场监理和总监。4.16.2竣工图章示例如下图：80竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理4.1. 20b20V20i204.2. 6.3竣工图章尺寸为：50mm80mmo4.2.6 .4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.2.7 .5利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修

5、改依据；凡施工图结构和工艺和平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm210mm）,图标栏露在外面。4.17工程文件的立卷4.1.7.1立卷可采用如下方法：1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件和施工文件和竣工图和竣工本协议合同支付资金服务文件和影像资料等；2）施工文件可按单位工程和分部工程和专业和阶段等组卷；3）竣工图可按单位工程和专业等组卷；4）竣工本协议合同支付资金服务文件按单位工程和专业等组卷。4.17.2立卷过程中宜遵循下列相关

6、要求：1）案卷不宜过厚，一般不超过30mm.2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4.17.3卷内文件的排列1）文字材料按事项和专业顺序排列。同一事项的请示与批复和同一文件的印本与定稿和主体与记录不能分开，并按批复在前和请示在后，印本在前和定稿在后，主体在前和记录在后的顺序排列。2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.1.7.4案卷的编目编制卷内文件页号应符合下列规定：1）卷内文件均按有书写有关内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角

7、，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内代替卷内目录,不必重新编写页码。4）案卷封面和卷内目录和卷内备考表不编写页号。4.1.7.5卷内目录的编制应符合下列规定：1）卷内目录式样宜符合本规范附表的相关要求。2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。4）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5）文件题名：填写文件标题的全称。6）日期：填写文件形成的日期。7）页次：填写文件在卷内文件首页之前。8）卷内目录排列在卷内文件首面之前。4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定：1）窠

8、卷封面印刷在卷盒的正表面，同时采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附表的相关要求。2）案卷封面的有关内容应包括：档号和案卷题名和编制单位和起止日期和密级和保管期限和共几卷和第几卷。3）档号应由分类号和相关本次项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4）案卷题名应简明和准确地提示卷内文件的有关内容。案卷题名应包括工程名称和专业名称和卷内文件的有关内容。5）编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。7）保管期限分为永久和长期和短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年

9、以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。4.17.7案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐和牢固，便于保管和利用。4.1. 7.8案卷装订1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐和牢固，便于保管和利用。2）装订时必须剔除金属物。3）案卷装具一般采用卷盒形式。4）卷盒的外表尺寸为31OmmX22Omm,厚度为30mm。5）内封面采用牛皮纸板封面。6）卷盒及内封面应采用无酸纸制作。7）案卷脊背的有关内容包括档号

10、和案卷题名。4.18工程竣工文件的归档1 .1.8.1在工程竣工本协议合同支付资金服务前，将形成的有关工程档案报建设单位归档。2 .1.8.2工程档案资料至少编制三套，两套（其中一套为正版原件）移交给业主单位，一套报送公司档案室归档。4 .18.3移交档案时，应编制移交清单，双方本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法（本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法或盖章或签字或盖章）后方可交接。5 .2文书档案6 .2.1归档原则凡本公司各机构部门机构和单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档。如会议文件和工作总结和统计报表和收文和发文等。由各机构部门机构兼职档案员相关相关

11、本次项目整理，并按规定向档案室移交。7 .2.2归档相关要求凡属归档范围的文件材料，文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理，并保证文件材料的齐全和系统和完整。归档的文件材料必须是碳素和蓝黑墨水书写的原件或打印件。凡不符合归档相关要求的，档案相关有关人员有权拒收，并督促其完善后再归档。5.2.3归档规定时间办理完毕的文件材料，相关要求于次年二月底前移交给公司档案室。5.2.4归档手续归档时，移交人要填写“档案资料移交清单”，接收人详细清点，认真核对，准确无误后在移交清单上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法。5.2.5归档范围及保管期限5.2.5.1凡本单位形成的和具有查考利用价

12、值的文书档案材料，均应按规定归档。详见“文书档案归档范围及保管期限表二5.3会计档案5. 3.1归档原则会计档案是指会计凭证和会计账薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我公司经济业务的重要史料的证据，具有十分重要的经济价值的和证据作用。公司所形成的会计档案，应由财务机构部门机构相关相关本次项目整理和保管。5.4 电子档案各单位和机构部门机构应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管控管理管控相关要求的格式将其存储到符合保管期限相关要求的脱机载体（移动硬盘和光盘）上。5.4.1 归档电子文件以机构部门机构或相关本次项目为单位整理。5.4.2 电子档案编号规则文书类电子

13、档案：“年度一盘号（小流水）”正式正式合约生效进行编号；工程类电子档案；工程代码一盘号（小流水）5.5 人事档案5.5.1 收集范围5.5.1.1 在人事管控管理管控工作中形成的履历表和简历表和各类相关有关人员登记表等材料。5.5.1.2 考核和考察和鉴定材料。5.5.1.3 学历和学位及相关材料，专业技术职称评定相关材料，创造发明科研成果相关材料。5.5.1.4 党团组织建设工作中形成的有关材料。5.5.1.5 表彰奖励材料5.5.1.6 处分材料（包括复查材料，免于处分的处理意见）。5.5.1.7 录用和聘用和转业和工资和等材料。5.5.1.8 干部任免和调动材料。5.5.1.9 录用定级

14、和辞职辞退和退休材料。5.5.1.10 健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。5.5.1.11 个人劳动协议合同协议。6档案借阅6.1借阅档案时，必须填写“文件借阅登记表”，注明借阅单位及期限。6. 2外来单位借阅档案时，应持单位介绍信，写明借阅范围及用途，经公司相关领导人批准，方可借阅。6.4 借阅的档案不得私自拆和散和涂改和转借和复制和违者严肃处理，需摘录和复印时，应经档案员同意后方可进行。6.5 重要的证件，一律不准借出档案室。若有特殊情况，则应经公司相关领导人批准后，方可借阅。7档案库房管控管理管控7.1库房内严禁存放易燃易爆品及食物，严禁吸烟，做好防盗和防火和防潮和防光和防虫和

15、防磁和防污染工作。库房内消防器材要定期检查，经常保持完好。7. 2保持库房清洁卫生和通风良好。1.1 3非本室工作相关有关人员严禁进入库房和私人会客，工作相关有关人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等。7.4 工作相关有关人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对，及时入库。7.5 工作相关人企业有关员工作变动时，要由档案主管相关相关本次项目监督和交接双方认真清点核对，及时办理交接手续。档案归档范围及保管期限表序号文件材料归档范围文件产生机构部门机构文件主管机构部门机构归档日期管限保期键要注关重备一和固定资产档案1.1工程机械及工器具1.1.1工程机械及工器具台帐和调配单物资部物资部1年移交一次长期1.1.2工程机械随机文件：设备图册和说明书和设备合格证和装箱单和配件目录和设备安装规程等物资部物资部即归长期1.2办公类固定资产（含车辆）1.2.1办公类固定资产（含车辆）管控管理管控台帐和