档案管理规定.docx

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1、档案管理规定第一条管理部门各级综合部设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。第二条归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：一、管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等；二、立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件,以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等；三、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等；四、资信文件：验资、审计、评估报告等；五、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等；六、

2、项目开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等;七、技术和设备文件：设备、技术资料等；八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等九、声像信息类：公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。十、其他需要归档的重要文件。第三条收集归档一、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。二、凡属归档范围的文件，经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作口内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。三、以管理中心、筹建

3、处、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责收集、整理，按年度立卷归档。四、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第四条分类编目一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。第四十条档案保管一、档案室必须做好放火、防潮

4、、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向公司行政领导报告。二、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。三、档案发生损毁或丢失时，根据给单位所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。第五条档案借阅一、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；二、借阅非机密性文件（包括复印件），须经综合部负责人批准；借出原件,须报管本单位副总经理以上人员审批；三、因办理相关政府事务所需的资料，须经综合部负责人批准方可借出；四、借阅机密性文件（包括复印件），须经分管行政副总经理批准；绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准；

5、五、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经分管行政副总经理以上领导批准，方可查阅；六、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准；七、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。第六条档案移交若档案需要向政府部门（专业档案馆）或外单位移交，应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批，方可移交。第七条档案销毁档案销毁需经管理中心批准，并需档案管理员和管理中心综合部负责人同时在场监督。第八条其他人事、财务、营销等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。