滁州职业技术学院档案管理实施细则.docx

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1、滁州职业技术学院档案管理实施细则第一章总则第一条为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据安徽省高等学校档案管理实施办法，制定本实施细则。第二条本细则所称的学院档案，是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条档案工作是学院重要的基础性工作，学院应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划，纳入相关管理制度。第四条学院档案工作接受安徽省教育厅领导，同时接受省、市档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。第五条学院档案工作由院长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方

2、针政策，批准学院档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第六条学院设立综合档案室。综合档案室隶属于学院办公室，其建制按学院规模确定。学院成立由院长为主任委员、分管院领导和相关院领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学院档案工作委员会，作为全院档案工作的组织、协调和咨议机构。第七条学院档案机构是保存和提供利用学院档案

3、的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准按照档案馆建设标准（建标103-2008）和档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）执行。第八条综合档案室的基本任务是：（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（二）拟订学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（S）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学院档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分

4、发挥档案的文化教育功能；（九）开展档案学术研究和交流活动；（十）对学院所属机构的档案工作进行监督和指导。第九条综合档案室设主任一名。综合档案室主任应当具备以下条件：（一）热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历；（二）有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；（三）年富力强，身体健康。第十条学院为综合档案室配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学院事业编制。编制人数按照原劳动人事部和国家档案局颁发的地方各级档案馆人员编制标准（试行）确定。第十一条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列大专

5、及以上学历。第十二条专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。第十四条学院对档案人员中的涉密人员，按照相关法律法规的有关规定予以审查批准，根据学院的实际，参照相关标准予以补助。第十五条学院各系、部、处、室等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并配备一名兼职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。第三章档案管理第十六条学院应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提

6、高学院档案管理水平。档案工作与学院各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十七条学院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表

7、等。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发（1987）6号）及科学技术研究课题档案管理规范（DA/T2-1992）执行。（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发（1988）4号）及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元

8、以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。（十）外事类：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学院授予境外人士名誉职务、称号等的材料。（十一）财会类：按财政部、国家档案局

9、印发的会计档案管理办法（财会字1998）32号）和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的安徽省会计档案管理办法实施细则（财会字（1999）691号）执行。（十二）人事类：纳入学院管理的教职工人事档案按中共中央组织部干部人事档案材料收集归档规定（中组发（200912号）执行。学院可以根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十八条学院实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。学院各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对

10、文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。综合档案室应派人指导立卷工作。第十九条归档的纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行。第二十条学院档案材料归档时间为：（一）各部门应当在次学年结束前归档；（二）各系部等应当在次学年寒假前归档；（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；（五）财会类档案由计财处整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终

11、了后，可暂由计财处保管一年，期满后由计财处移交综合档案室统一保管。第二十一条综合档案室应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十二条综合档案室应当按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十三条综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十四条学院档案由综合档案室保管。在国家需要时

12、，学院应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十五条学院合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当区别情况，依法、合理处置档案。第二十六条学院与其他单位分工协作完成的项目，综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交综合档案室保存。第二十七条学院中的个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。学院鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的

13、方式综合档案室保存，学院应给予适当奖励。综合档案室对于与学院有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学院或社会有重要价值的或对学院有重大贡献的个人所有的档案，应由学院出资收集归档保存。第二十八条学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由综合档案室集中管理。第二十九条综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆档案工作突发事件应急处置管理办法的规定

14、，立即向院长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。综合档案室工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到要求，做好“八防”（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）；未经批准，非本室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案室；涉密档案未经领导批准不得查阅。第三十条综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第三十一条综合档案室应当按照国家有关规定向全院和社会开放档案。未经学院授

15、权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第三十二条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。查阅者不得查阅本人或其亲属的人事档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第三十三条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经综合档案室主任批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。第三十四条综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室主任批准。加盖学院综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十五条学院档案开放设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。第三十六条学院综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。综合档案室应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。