采购管理制度.docx

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1、采购管理制度第一章总则第一条为规范总公司及下属分公司、子公司采购行为，加强对物资、工程和服务采购的管理与监督，根据公司采购管理的相关要求，参照企业内部控制应用指引的程序及内容要求，制定本制度。第二条本规定适用于【】有限公司（简称“总公司”）及各子公司、分公司。第三条本规定所称采购，是指公司及各子公司、分公司以合同方式有偿取得物资、工程（含信息化项目）和服务的行为，包括购买、租赁、委托等；所称物资，是指各种形态和种类的物品，主要包括原材料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其它产品。所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、

2、设计、施工、监理等。信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。所称服务，是指除物资和工程以外的其他采购对象，包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。第四条采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。第五条采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。第二章采购管理机构与职责第六条总公司成立采购委员会，作为是董事会下设专业决策机构，其委员和观察员由董事会任免，对董事会负责。成员有股东代表、投管部人员、公司总经理、CFO法务部负责人、财务部负责人及资产管理部门负责人组成，主任委员由全体委员

3、过半数选取产生。职责权限：（一）年度采购预算审核；采购制度和流程审核、供应商评估标准和供应商库审核；（二）重大支出项目入围供应商标准的制定和审核，组建相关项目的招评标小组，参与重大招标项目的评标和定标等；（三）关联交易及利益冲突审查、集采平台监督执行、项目审计。第七条资产管理（经办）部门是采购活动的具体负责、组织与执行部门。主要职责编制年度采购计划；编制集中采购目录；准备招标文件、谈判文件；确认中选供应商；组织自行招标采购；组织供应商资质认证；发布中选供应商等。行政管理部作为办公家具、办公场所的管理部门，负责办公家具、办公场所、日常办公费等的采购；信息技术部作为IT设备、信息化工程的管理部门，

4、负责IT设备、信息化工程（软件）、维保等支出采购；宣传部作为广告宣传管理部门，负责公司广告宣传的采购；其他专业服务及零星采购由各部门自行采购。第八条法务部负责采购合同的合法性审核及采购活动中有关法律法规问题的咨询和指导。第九条财务部负责对接采购审批事项，统一报送招标采购审批要件；采购合同中付款条件、发票、验收单审核，以及采购款支付。第十条内审监察部门负责对采购活动实施合规性进行监督，受理质疑投诉。第三章集中采购目录和采购计划编制第十一条采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。集中采购，是指通用物资、工程和服务，由集中采购部门（资产管理部门）依据各部门、各单位采购需求，统一组织的采购。分散采

5、购是指分别由有关部门和单位自行组织的零星采购。第十二条集中采购部门主要职责：拟订集中采购方案；组织编制集中采购招标文件、谈判文件；组织集中采购商务谈判工作；与中选供应商签订集中采购协议；保存集中采购文档、资料和记录。第十三条资产管理部门要按照公司集采品类和采购需求编制集中采购目录，集中采购目录经采购委员会批准后执行。第十四条每年初由资产管理部组织编制本年度采购计划，经批准后下发执行。投资项目在获得项目批复后方可列入采购计划。（一）计划提报。各部门、单位于当年12月1日或下年预算编制前提出下一年度采购需求，采购需求要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目金额、拟采用的采购方式等，提交资产管理部门

6、审核。（二）计划审核。资产管理部对采购需求进行审核汇总，形成年度采购计划草案，报总经理审定。（三）预算审核。资产管理部门将讨论通过的年度采购计划提交财务管理部审定。（四）计划确定。资产管理部根据董事会批复的年度预算，组织各部门、单位调整采购计划草案，经采购委会审定后正式形成年度采购计划。（五）计划变更Q各部门、各单位必须严格按照批复的年度计划和预算实施。确因生产工作需要，需追加采购计划或变更采购内容的，要按照上述程序办理追加采购手续。已批复的采购项目，需要调整预算的要报财务部审议通过（超预算需经董事会审批）后，提交原计划审批机构审定。第四章采购方式及适用条件第十五条采购方式分为两大类六种方式：

7、招标采购，包括公开招标、邀请招标；非招标采购，包括竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和竞买。（一）公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。（二）邀请招标邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商投标的采购方式。（三）竞争性谈判竞争性谈判，是指采购人直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。（四）询价询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。（五）单一来源采购是指采购人直接与唯一的供应商进行采购谈判，商定价格和合同条件的采购方式。也称直接采购。（六）竞买采购人通过参加拍卖向拍卖人发出竞买表示，从

8、而达成交易的采购方式。第十六条本制度第三条规定的采购范围，单项金额50万元（含）以上的采购应以招标方式作为主要采购方式。任何单位和个人不得将应当招标采购的项目化整为零或以其他任何方式规避招标采购Q第十七条招标方式可根据实际情况自行选择，但符合下列标准之一的必须进行公开招标：（一）物资类单项金额在500万元（含）以上；（二）工程类单项金额在IOoo万元（含）以上；（三）服务类单项金额在500万元（含）以上。第十八条下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）采用招标

9、方式所需时间不能满足招标人紧急需要的；（四）不能事先计算出价格总额的。第十九条采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。第二十条符合下列情形之一的采购，可以采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；（四）原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；（五）预先声明需对原有采购进行后续扩充的；（六）单次采购金额不足2万元的零星采购项目；（七）其他特殊商品

10、或服务的采购。第二十一条竞买适用于采用拍卖方式选择标的购买者的采购，其价格是唯一选择购买人的竞争因素，无需考虑购买人实施能力和方案。第五章采购程序第二十二条相关部门依据批复的年度采购计划、项目预算以及制度规定的采购方式，OA上走采购会签流程，总经理审批后实施采购。第二十三条属于集采品类范围内50万元（不含）以下的采购项目，选用集团公司集采平台推荐供应商的，可直接与供应商进行商务谈判后下单。属于集采品类但未选择集采平台推荐供应商的，必须在集采平台上进行相应寻源活动（包括但不限于询价、比价、招投标等）。第二十四条公司具备编制招标文件和组织评标能力的采购项目，可以组织自行招标；其余项目均要委托有资质

11、的招标代理机构招标，需要公开招标的项目要委托有资质的招标代理机构招标。第二十五条自行招标实施程序（一）拟定招标文件自行招标的，招标工作开始前，项目经办部门应与项目需求部门就招标项目进行充分沟通，做好项目准备工作，确认项目标准等内容。由需求部门配合经办部门拟定*项目招标文件，内容包括：1 .招标须知，这是招标文件中反映招标人的招标意图，每个条款都是投标人应该知晓和遵守的规则的说明；2 .标的名称、数量、技术参数、报价方式和评标标准；3 .投标单位资格审查标准和应提供的资信证明文件；4 .交货、竣工或者提供服务的时间；5 .释标的时间；6 .提交投标文件的方式、地点和截止日期；7 .开标、评标的日

12、程；8 .明确是否需要缴纳履约保证金及比例要求；9 .招标项目合同的主要条款、特殊条款及订立方式；10 .公司有权废标的情况；I1其他应当说明的事项。招标文件编制完成后，项目经办部门负责组织招评标小组在5个工作日内就招标文件内容进行审核并出具审核意见。（二）发布招标信息自行招标项目经办部门通过集采平台发布招标信息。（三）接收投标文件1项目经办部门应按招标文件规定的方式、地点和日期接收投标文件Q投标单位应在约定的递交投标文件截止时间前，将投标文件送达至接收地点。在截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收。2 .收到投标单位递交的投标文件后，项目经办部门应当派专人登记保存，不得开启标底部分。在投标

13、截止时间前，允许投标单位对其所递交的投标文件进行补充、修改或者撤回，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。3 .提交投标文件的投标单位少于3个的须补充投标单位，并适当延长开标时间。重新招标后投标单位仍少于3个的，经评标小组讨论通过后可不再招标。（四）开标开标前，评标小组和有关工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标单位的名称、数量以及招标有关的其它信息。开标工作应由项目经办部门组织评标小组在投标文件递交截止日的3个工作日内进行。评标小组应指定专人当中开启投标书，并宣布所投标单位名称、投标报价、技术目标及其他主要内容。开标过程中，评标小组应指定专人记录开标结果，法务人员应监督开标过程，现场

14、参与人员均须在开标记录上签字。为争取更为有利的价格，评标小组可在开标后视情况与符合条件的投标单位进行议价。（五）评标评标小组按照评标标准对投标单位所递交投标文件的方案可行性、质量可靠性、技术先进性、报价合理性、售后服务和信誉等进行综合评价比较，各小组成员对符合条件的投标单位打分，填写招标项目评分表（见附件二）。综合评分高者为评标小组评定的中标单位。设有标底的，应参考标底。评标工作根据项目的复杂程度在1-3个工作日内完成。当投标单位得分相同时，评标小组应对得分相同的拟中标单位投票区分名次，确定中标单位。（六）确定中标单位评标小组应根据评标结果就关键性条款与拟推荐的中标单位进行再次谈判。根据议价及

15、协商结果由项目经办部门形成中标供应商确认单（见附件三），经评标小组会签后报采购委员会审批生效。项目经办部门应于评标报告签批后的2个工作日内向中标单位发出中标通知书（见附件四），同时将中标结果通知其他投标单位。必要时，可要求中标单位按标书规定及时向公司缴纳履约保证金。签订采购合同前，中标单位放弃中标项目的，其履约保证金不予退回第二十六条采用竞争性谈判方式采购的，要遵循以下程序：（一）成立谈判小组。由经办部门部牵头组织需求部门负责人、法务部负责人及财务部负责人组成谈判小组，小组长由需求部门负责人担任，各部门负责人因故不能参加的由其指定人参加。（二）谈判小组制订谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、以及评定成交的标准等事项。（三）谈判小组确定参加谈判的供应商。从符合资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判并向其提供谈判文件。（四）谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。（五）确定成交供应商。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商（谈判小组对成交供应商不能达成一致意见的,由需求部门、法务部、财务部表决确认），并向经办部门提交采购意见，经经办部门负责人批准后，将结果通知所有参加谈判的供应商。第二十七条采用询价方式采购的，要遵循以下程序：（一）成立询价小组。由经办