员工差旅管理办法.docx

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1、G2011*浙江中工机器有限公司企业标准QZG*-2011代替*员工差旅管理办法本制度为第一次发布；一本制度在发布后的第一年内为试行期，试行期内由行政部提出修订，总经理审核批准后公布；一本制度由总经理提出、经职工代表会议讨论后、再经董事会和监事会审议，由董事会批准；本制度由行政部归档管理（含修订本文件、拟订二级文件报总经理审定批准、存档、发布、组织实施、解释等）；一本制度的更新周期：最长周期为六年更新一次；管理层、董事会认为需要时；监事会、股东会认为需要时；本制度的知识产权为本公司所有，未经本公司许可，禁止任何形式的复制、传播和商业目的利用。中工机器企业标准：员工差旅管理办法标准号qZG*-2

2、011档案号G所属模块：人力资源类更新周期最长六年一次更新次数0执行者：行政部监管者总经理授权代表批准者董事会应包含的二级文件待补充本标准的制订依据IS09001:2008质量管理体系要求；IS0TS16949:2009质量管理体系汽车生产件及相关维修零件组织应用TS0900k200的特别要求；引用职业健康安全和环境管理手册、本公司发布与生效日期2011-9-22发布；2011-9-22生效实施。起草：方立新校对：*审核：*批准：*浙江中工机器有限公司发布中工机罂企业标准：员Iw标准号QZG*-2011G01目的1.1为规范公司员工差旅、交际应酬行为以及其他个人费用报销管理，特订立本制度。2适

3、用范围2.1公司全体员工。3术语和定义3.1无4职责分工4.1 行政部：负责组织执行本制度。4.2 其他各部门：根据行政部的要求执行并反馈。5规定和程序（详见流程图附件）5.1 预支备用金5. 11短期预支备用金：如确有需要的，员工可以申请并持有短期预支备用金。员工应提前三个工作日填写“预支备用金申请单”向财务部详细说明借款用途。员工每次申请的预支备用金不超过5,000元的，由直接经理，部门负责人和总经理审批。短期预支备用金将由公司直接打入员工的银行账户。短期预支备用金必须在当次商务旅行结束后的30天内返还或通过费用报销清算，在归还所有短期预支备用金前员工不得再次借款。如果60天内员工未还款，

4、公司有权利从其薪资中扣除相应金额。6. 1.2长期预支备用金：除了司机和外地办事处行政人员，其他人员不允许长期借用预支备用金。长期预支备用金可以一直持有直到员工终止与中工的雇佣关系，或到他们无需继续持有的时候。长期预支备用金的审批方式与短期预支备用金的审批方式一致。在调离中工公司或终止与中工公司的雇佣关系之前，或在财务部提出要求的时候，如果员工未返还长期预支备用金，公司保留从员工薪资中扣除预支备用金的权利。5.2 境内出差5. 2.1如果境内出差离开新噪，员工应于出差前填写出差申请书，说明出差理由、日程、预算等，员工应事先获得直接经理和公司部门负责人的书面审批后方可出差。部门负责人应事先获得直

5、接经理批准。6. 2.2紧急情况下需要出差而直接审批人当时无法审批的，可提交上一级经理审批，亦可请行政经理审批，相应出差申请发送给上述经理审批时，应同时抄送直接审批人。5.3境外出差5.3.1员工应于出差前10个工作日向总经理提交出差申请，说明出差理由、日程、预算等，在获得审批后方可出差。5.3.2因公务旅行需要而发生的护照费、工作许可费、签证申请费、签证办理费、签证续签费等可以报销，但必须提供原始发票。在中国境外发生住宿费用不应超过每天1000RMB/间，其他出差费用在总经理审批的标准内实报实销。境外出差不再给予出差补助。5.4 飞机票5. 4.1旅行标准：经直接经理、部门负责人以及总经理事

6、先批准，员工可选择乘坐飞机。员工原则上应选择乘坐经济舱，超出上述标准应得到总经理的特别审批。6. 4.2机票须通过行政部门预定，如果因特殊原因通过其他渠道订票，必须经过行政部门负责人特别审批。7. 4.3员工应遵循最优机票原则以最大限度地节约差旅费用。最优机票原则指在对起飞时间和机场的选择留有一定灵活度的前提下，须预订计划起飞时间前后两个小时内旅行中心提供的最优票价的机票。原则上机票应提前一周预订以获得更大的折扣。中工机器企业标准：员标准号QZG*-2011G所属模块：人力资最长六年一次5.4.4如果确实属于商务原因，行李超重引发的合理费用可以报销。合理费用是指总额不超过机票价格的50%,或与

7、邮政快递的费用相近。申报人应该对此提供正当的商务理由。该费用报销必须得到总经理的审批。5.5 飞机以外交通方式5.5.1员工应本着安全和节约的原则使用火车（软卧，动车，高铁等同于飞机）、长途汽车、出租车、公交车等交通方式；出差地或者工作所在地的市内交通尽可能使用地铁或公交车等经济的公共交通方式。5.5.2出租车：经理以上级别员工在出差过程中或者在工作所在地因公务发生的出租车费用可以报销，但应该控制在合理的范围内。普通员工原则上应选择公共交通方式，经部门负责人事先同意可以选择出租车。包含其他同行员工的出租车费必须注明同行人员，并提供原始发票。5.5.3使用公司车辆：员工因工作需要公司派车，需求人

8、应填写“用车申请单”，经直接经理核准后，交行政部指定人员统一派车。具体的流程请参考“车辆使用管理办法”。5.5.4如符合下列情形之一者，公司原则上不予派车：5.5.4.1出差人员只有一人的；5.5.4.2出差人员有二人，但只去一个城市的；5.5.4.3出差往返行程超过600公里，且公共交通工具能够很方便到达的。5.5.5无论采取哪种方式，报销交通费用时必须填写每口的详细行程，包括往返起始及目的地（明确到县级市或地区），如果采用非公共交通，需要标注同行人员。由接待单位提供全程交通工具的出差人员不应报销出差地市内交通费。5.6 住宿1. 6.1住宿费用：公务旅行的住宿标准详见下表，如同行者适用不同

9、标准，按最高标准执行同行者如为同性，则应两人同住一间。出差地往返行程在200公里之内的，原则上应当天来回（详见附件一）。5. 6.2洗衣费：不予报销。6. 6.3酒店的小冰箱、零食、软饮料、酒类消费：不予报销。7. 6.4酒店网络和酒店电话：原则上不予报销。8. 6.5住宿费用报销须附上原始发票和住宿消费清单。5.7 出差补助5. 7.1出差人员的补助每天35元，出发当天以及到达当天均按照半天计算。出差人员当天来回的，出差往返行程300公里之内出差补助按20元计算，超过300公里的，出差补助按照40元计算。如果出差如果当天发生了商务招待费用，招待一次扣除20元，扣完为止。公司不再额外报销餐费。

10、5.8手机通讯5.8.1员工手机通讯费每月实报实销。员工填写付款报告，并附上有员工姓名的话费账单原件。在报销额度内，无须经理审批（员工手机通讯费报销额度参考手机通讯费管理办法）o5.8.2员工应尽可能参加电信服务商提供的最优商务套餐以最大限度的降低费用。如手机通讯费超出个人报销额度，须在话费账单之后附上手机通话清单，并在扣除私人话费后由直接经理审批方可报销。5.9员工活动和工作餐费5.9.1 员工活动：公司部门举办旨在促进团队士气和凝聚力的团队建设活动，活动中所发生的诸如设备租用、餐费、娱乐费等支出在预算范围内允许报销，但在举办活动前，应事前得到总经理审批。5.9.2工作餐费：有公司部门负责人

11、参加的跨部门的工作讨论，所产生的合理工作餐费可以报中工机罂企业标准：员Iw标准号QZG*-2011G所属模块：人力资源类最长六年一次销。5. 9.3上述费用应由参与活动的级别最高的员工支付，申请报销时必须提供：日期、活动地点、参加人员、活动目的等信息。1 .10礼物5 .10.1此处礼物指赠送给外部客户的任意有价物品。5. 10.2关于赠送客户礼物，需要符合以下条件：1. 10.2.1性质上不属于现金和现金等价物；2. 10.2.2符合商务惯例，比如回赠对方等价的礼物；5. 10.2.3符合民俗习惯的礼物，比如月饼等风俗礼物；6. 10.2.4特定条件下经过管理层审批同意的物品，如当地大型活动

12、门票等。5.10.3如果礼物采购单批次总金额超过2000元或者是公司统一订制的礼物，须由行政部统一采购，统一发放，并留下收发和审批记录。5.11 现金及现金等价物定义5 .11.1指能够按面值兑换现金的物品，如购物卡/券、储值卡、加油卡、交通卡、电话卡、优惠券等；6 .11.2礼物赠送的事前审批申请需要包括对方的称呼、单位、职务和预算信息。5.12 商务招待5.12.1商务招待包括与客户的就餐、娱乐场所消费、各种文体运动等。5.12.2关于商务招待，需要符合以下条件：5. 12.2.1本公司员工陪同参与；5.12 .2.2符合商务惯例；5.13 .2.3符合法律和道德规范，一旦公开，不会导致双

13、方陷入难堪的境地，禁止在洗浴中心、成人娱乐场所及任何当地法律禁止的场所应酬。5.12.3商务招待行为应获得事前审批，事前审批申请应包括对方主要领导称呼、单位、职务、参加人数和预算等信息。5.12.4关于商务招待的审批方式，具体规定如下:金额条件审批路径审批方式人均单次消费V60元直接经理+部门负责人事前口头+事后审批人均单次消费260元直接经理+部门负责人+总经理事前口头+事后审批5.12.5发生商务招待时，原则上应自带黄酒、啤酒、软饮料外的酒水:5.12.6上述人均单次消费不包括自带酒水。5.13客户差旅5.13.1客户差旅包括为了合同履行而发生的外部人员交通费用及住宿费用等。5. 13.2

14、关于客户差旅费用，需要符合以下条件：5.1.1.1 为了产品或服务推广、示范、培训或解说而发生的费用，或者为了合同或者诉讼履行而发生的必要支出；5.1.1.2 2.2除去在途旅行和周末，每个工作日的工作时间不得少于4个小时；5.1.1.3 客户差旅期间允许安排合理、适当的观光游览及提供相应工作餐饮等招待并由公司承担费用。此类游览或招待通常应安排在周末或其它非工作时间，在进行考察的同一城市进行，并且总观光日程安排不得超过总行程的三分之一；5.1.1.4 公司不鼓励客户进行预订行程以外的活动，也不负担预订行程以外的费用。公司不鼓励客户自行安排考察行程，但如果确有必要，应事先审核确定。客户指定的和旅

15、游有关的行程不得超过总行程的三分之一；中工机器企业标准：员标准号QZG*-2011G所属模块：人力资最长六年一次5.13.2.5禁止特定的外部个人或单位作为公司的客户经常参加由公司组织的考察和会议。经常性地参加由公司负担费用的考察会削弱这种考察的正当性。5 .13.3关于客户差旅必须事前书面申请，得到直接经理、部门负责人和总经理的同意。6 .13.4客户差旅费用事前审批申请需要明确客户姓名、差旅时间、单位、行程安排和预算信息。客户差旅费中公司统一安排的活动需要使用公司支付流程，机票需要通过行政部门统一预定。5.14 报销时间要求5. 14.1员工应于业务活动发生后30天内，向直接经理提交费用报告；长期驻外员工可通过邮寄方式提交费用报告，或者在回来后一周内提交。对于超过30天的费用报销，需要得到财务总监特别审批。超过180天的费用公司不予报销。5.15 报销发票要